Το άρθρο παρέχει επεξηγήσεις για έννοιες όπως η εισερχόμενη και εξερχόμενη τεκμηρίωση, η ροή και η δομή του εγγράφου, η ροή εγγράφων, ο τρόπος και η κυκλικότητά του, η εσωτερική και η εξωτερική τεκμηρίωση. Δίνονται οι τρόποι ανάδειξης των απαραίτητων πληροφοριών και η αποθήκευσή τους σε τρέχουσες υποθέσεις και αρχεία κατά τη διάρκεια εργασιών γραφείου.
Τύποι ροών εγγράφων
Σε αυτή την εποχή της πληροφορίας, είναι αδύνατο να φανταστεί κανείς τη λειτουργία οποιασδήποτε δομής παραγωγής, κατανάλωσης, ρύθμισης ή διανομής χωρίς τεκμηρίωση. Η εργασία με την τεκμηρίωση στο σημερινό έντυπο πληροφοριών και την ηλεκτρονική έκρηξη γίνεται όλο και πιο περίπλοκη. Οι φορείς των πληροφοριών αλλάζουν, οι άνθρωποι που τις επεξεργάζονται αλλάζουν, αλλάζει το νομικό πεδίο για τη χρήση πληροφοριών. Η έννοια και η δομή της ροής εγγράφων υπόκεινται επίσης σε αλλαγές.
Έγγραφο ως μονάδα ροής εγγράφων
Ένα έγγραφο είναι πληροφορίες που καταγράφονται με τη μορφή οποιουδήποτε υλικού αντικειμένου. Ένα έγγραφο μπορεί να είναι μια φωτογραφία, βίντεο, ηχογράφηση, για να μην αναφέρουμεχαρτί μέσα και αρχεία. Αλλά ένα έγγραφο γίνεται έγγραφο μόνο εάν έχει ορισμένες απαραίτητες απαιτήσεις. Αυτές οι απαιτήσεις ονομάζονται λεπτομέρειες και είναι υποχρεωτικά χαρακτηριστικά που καθορίζονται από νόμο ή κανονισμούς για ορισμένους τύπους εγγράφων. Για την εγγραφή οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων, για παράδειγμα, υπάρχει GOST R 7.0.97-2016. Μία από τις πιο σημαντικές λεπτομέρειες είναι η ημερομηνία του εγγράφου (μερικές φορές ακόμη και η ώρα).
Τι είναι η ροή εγγράφων
Η ροή εγγράφων είναι η κίνηση των εγγράφων μεταξύ των σημείων δημιουργίας πληροφοριών, των σημείων επεξεργασίας πληροφοριών, των σημείων αποθήκευσης πληροφοριών και των άμεσων χρηστών πληροφοριών. Οι ροές εγγράφων είναι πολύ διαφορετικές ως προς τον τύπο των εγγράφων και το περιεχόμενό τους, τον τρόπο και την κυκλικότητα τους, τις μεθόδους κίνησης κ.λπ.
Οι ροές εγγράφων σε έναν οργανισμό (σημαίνει και τις επιχειρήσεις) χωρίζονται ανά κατεύθυνση σε εισερχόμενες και εξερχόμενες. Κάθε τύπος ροής πρέπει να διαχωριστεί μεταξύ τους για να αποφευχθούν σφάλματα και σύγχυση κατά την εργασία με έγγραφα.
Η ροή εισερχόμενων εγγράφων αποτελείται από έγγραφα που έρχονται στον οργανισμό ταχυδρομικώς, μέσω e-mail, που έχουν ληφθεί επίτηδες (με κούριερ). Τα έγγραφα στην είσοδο πρέπει να ταξινομηθούν, να μην είναι απαραίτητα - να αφαιρεθούν στα σκουπίδια. Τα απαραίτητα ή ενδεχομένως απαραίτητα έγγραφα θα πρέπει να καταγράφονται σε περιοδικά (έντυπα ή ηλεκτρονικά) με ένδειξη της ημερομηνίας παραλαβής, του ονόματος του εγγράφου και των στοιχείων του (ημερομηνία του εγγράφου, όνομα του αποστολέα κ.λπ.), η οργανωτική μονάδα στην οποία το έγγραφο στάλθηκε.
Η ροή εξερχόμενων εγγράφων αποτελείται από έγγραφα που δημιουργήθηκαν καιεκδίδεται ή υποβάλλεται σε επεξεργασία από τον οργανισμό. Όλα τα εξερχόμενα έγγραφα πρέπει να έχουν αύξοντα αριθμό, να ελέγχονται για την παρουσία των απαραίτητων στοιχείων και την ορθότητά τους, πρέπει να καταγράφονται στα ημερολόγια που υποδεικνύουν την ημερομηνία (κατά κανόνα αυτή είναι η ημερομηνία υπογραφής του εγγράφου), εξερχόμενος αριθμός και ο κωδικός του τμήματος που ετοίμασε το έγγραφο.
Εάν είναι αδύνατη η άμεση επεξεργασία της ροής εγγράφων (η απότομη αύξησή της), είναι απαραίτητο να αυξηθεί ο αριθμός των εργαζομένων που επεξεργάζονται έγγραφα προκειμένου να αποφευχθούν λάθη και καθυστερήσεις, που συχνά είναι πολύ δαπανηρές για τον οργανισμό.
Οι τύποι ροών εγγράφων μπορεί να είναι πολύ διαφορετικοί, όλα εξαρτώνται από τον τύπο δραστηριότητας του οργανισμού και τις μεθόδους εργασίας του.
Για μεγάλους οργανισμούς και επιχειρήσεις, μια σωστά δομημένη ροή εγγράφων είναι εξίσου σημαντική με τη ροή υλικών ή προϊόντων. Για μεγάλες ροές εγγράφων, αναπτύσσονται και εφαρμόζονται ακόμη και τεχνολογικές διαδικασίες τεκμηρίωσης.
Η έννοια των εξωτερικών και εσωτερικών ροών εγγράφων
Εκτός από τις εισερχόμενες και εξερχόμενες πληροφορίες σε έναν οργανισμό, εσωτερικές, π.χ. πληροφορίες που δημιουργούνται και χρησιμοποιούνται μόνο εντός του ίδιου του οργανισμού. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να έχουν κάποιο βαθμό μυστικότητας και να μην είναι δημόσια διαθέσιμες ακόμη και στο ίδιο τμήμα. Συνήθως δεν γίνεται αποδεκτή η ανταλλαγή επιστολών μεταξύ τμημάτων του ίδιου οργανισμού. Για την επικοινωνία εγγράφων χρησιμοποιούνται τα λεγόμενα υπηρεσιακά σημειώματα (εκθέσεις, επεξηγηματικές σημειώσεις, πιστοποιητικά) που υπογράφονται από τους προϊσταμένους των τμημάτων. Εκτός από υπομνήματα σεοι οργανισμοί εκτελούν εντολές, οδηγίες, πιστοποιητικά, τεχνική τεκμηρίωση και άλλη τεκμηρίωση.
Η εσωτερική ροή εγγράφων για αυτούς τους λόγους πρέπει να ρυθμίζεται με σαφήνεια, έτσι ώστε οι μυστικές πληροφορίες να μην πέσουν σε δημόσιους χώρους, ακόμη και με τη μορφή αποσπασμάτων ή τμημάτων. Επομένως, οι εσωτερικές πληροφορίες δεν προορίζονται να υπερβούν τον οργανισμό και μερικές φορές πέρα από τα όρια μιας μονάδας. Σε αυτή την περίπτωση, τέτοιες πληροφορίες μεταφέρονται από τμήμα σε τμήμα μόνο με την άδεια του επικεφαλής του τμήματος και καταγράφονται απαραίτητα κατά τη μετάδοση (ακόμη και στο αρχείο του οργανισμού) σε ειδικά ημερολόγια που υποδεικνύουν τον παραλήπτη και επιβεβαιώνουν την εξουσία του να λαμβάνει (άδεια εργασίας με έγγραφα).
Παράμετροι ροής εγγράφου
Η ροή εγγράφων είναι ένα σύνθετο σύστημα που χαρακτηρίζεται από τις ακόλουθες παραμέτρους:
- περιεχόμενο (ή ποιες λειτουργίες εκτελεί);
- δομή;
- λειτουργία και κυκλικότητα;
- direction;
- τόμος;
- άλλο.
Περιεχόμενο ή λειτουργικότητα
Αυτή η παράμετρος ροής εγγράφων είναι μια λίστα με τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται από τον οργανισμό και τη σύνθεση των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά τα έγγραφα. Αυτή η τιμή είναι σταθερή για έναν μικρό αριθμό οργανισμών των οποίων οι δραστηριότητες είναι πολύ συγκεκριμένες και σταθερές με την πάροδο του χρόνου (συνήθως πρόκειται για δικαστήρια, αρχεία, μητρώα και άλλους μη παραγωγικούς οργανισμούς). Για τους περισσότερους οργανισμούς, ειδικά για αυτούς της παραγωγής, η ροή εγγράφων είναι μια μη σταθερή τιμή που αλλάζειανάλογα με διάφορες αλλαγές: είδος δραστηριότητας, συνεργάτες, τεχνολογίες, υλικά, νομοθεσία και άλλες απαιτήσεις αλλαγής της παραγωγής και προσωρινές αλλαγές.
Δομή ροής εγγράφων
Η έννοια και η δομή της ροής εργασίας μπορεί να περιγραφεί από τα χαρακτηριστικά με τα οποία δίνεται η ταξινόμηση των εγγράφων και η ευρετηρίασή τους, ολόκληρο το σύστημα προσανατολισμού διαμορφώνεται στη συσκευή αναφοράς των εγγράφων του οργανισμού. Συνήθως, μια τέτοια δομή αντιστοιχεί στον τύπο και τον σκοπό της ροής του εγγράφου.
Λειτουργία και κύκλοι
Αυτές οι παράμετροι καθορίζουν τις αλλαγές στο φορτίο των πληροφοριών που εισέρχονται με την πάροδο του χρόνου. Αυτό, για παράδειγμα, είναι μια απότομη αύξηση του όγκου εργασίας με τους προσωπικούς φακέλους των υποψηφίων ενός εκπαιδευτικού ιδρύματος κατά τη διάρκεια της εκστρατείας εισαγωγής ή με τα έγγραφα των μαθητών κατά τη διάρκεια των συνεδριών και της αποφοίτησης.
Τέτοιες αλλαγές σχετίζονται με τους εσωτερικούς ρυθμούς του οργανισμού και είναι συνήθως αρκετά προβλέψιμες και προγραμματισμένες.
Αλλαγές στην κατεύθυνση ροής εγγράφων
Αυτές οι αλλαγές σχετίζονται με το περιεχόμενο της εργασίας της μονάδας επεξεργασίας πληροφοριών. Πρόκειται για διαφορές στους τρόπους καταχώρισης των εγγράφων, στους τρόπους παρακολούθησης των προθεσμιών για την εκτέλεση των εγγράφων, στους τρόπους εξοικείωσης με αυτά και, ειδικότερα, στην έγκριση και στον συντονισμό διαφόρων εγγράφων. Οι αλλαγές στην κατεύθυνση των ροών εγγράφων θα επηρεαστούν επίσης από εσωτερικές αλλαγές στη δομή και την κατεύθυνση των οργανισμών.
Όγκος ροής εγγράφων
Ο όγκος της ροής εγγράφων είναι το ποσόέγγραφα (πρωτότυπα και αντίγραφα), τα οποία μπορούν να εκφραστούν τόσο με τον αριθμό των ίδιων των εγγράφων όσο και από τον αριθμό των φύλλων, των χαρακτήρων, του αριθμού των εκτελεστών και των προσώπων με τα οποία έχει συμφωνηθεί το έγγραφο. Για παράδειγμα, ο αριθμός των οργανισμών-εταίρων με τους οποίους πρέπει να συμφωνήσετε για μια σύμβαση ή με τους οποίους πρέπει να την υπογράψετε.
Η ροή εργασιών του οργανισμού περιλαμβάνει τον συνολικό αριθμό των εγγράφων σε όλες τις ροές.
Βελτίωση της εργασίας με τις ροές εγγράφων στον οργανισμό
Για να βελτιωθεί αυτή η εργασία, είναι απαραίτητο να μελετήσετε ολόκληρη τη διαδικασία της γραφειοκρατίας, να δημιουργήσετε σαφείς συστάσεις που καθιστούν τη διαδικασία τεχνολογικά ικανή: να αφαιρέσετε τις επικαλύψεις κατά την εργασία με έγγραφα, να αποκλείσετε την έγκριση εγγράφων από τμήματα που δεν σχετίζονται με αυτήν. Όσο μεγαλύτερη είναι η ροή εγγράφων, τόσο πιο φορτωμένος είναι ο διοικητικός μηχανισμός του οργανισμού, ή τουλάχιστον το μεγαλύτερο μέρος του.
Ένα από τα κύρια σημεία βελτίωσης της εργασίας του προσωπικού με έγγραφα είναι το επίπεδο της επαγγελματικής του κατάρτισης σε όλα τα στάδια της ροής των εγγράφων, ο βέλτιστος φόρτος εργασίας του προσωπικού, η σαφής ρύθμιση της εργασίας με ένα έγγραφο σε κάθε τμήμα.
Οι ρυθμίσεις και η τυποποίηση με μεγάλες ροές εγγράφων καθιστούν δυνατή τη χρήση μηχανοποίησης και αυτοματισμού γραφείου, μειώνοντας τον αριθμό των εργαζομένων που εργάζονται με έγγραφα στον βέλτιστο αριθμό.
Δυστυχώς, οι πληροφορίες σχετικά με τον όγκο των ροών εγγράφων συνήθως υποτιμώνται λόγω ατελών λογιστικών μεθόδων.
Βασικόαπαιτήσεις νεωτερικότητας για τη ροή εγγράφων
- Τακτική. Οποιαδήποτε συμφόρηση ή αποτυχία στη ροή πληροφοριών στην ανθρώπινη δραστηριότητα οδηγεί σε διακοπή ολόκληρου του συστήματος στο σύνολό του. Πρέπει να εξεταστεί και να προγραμματιστεί εκ των προτέρων μια αύξηση του όγκου των εγγράφων.
- Δυνατότητα ελέγχου. Η ροή των πληροφοριών μπορεί και πρέπει να διαχειρίζεται. Το σύστημα γραφείου πρέπει να είναι όχι μόνο σταθερό, αλλά και ευέλικτο στη λειτουργία. το προσωπικό θα πρέπει να είναι καθολικά εκπαιδευμένο σε όλες τις λειτουργίες γραφείου.
- Συνεχής βελτίωση της αποτελεσματικότητας της ροής εργασίας μέσω του εξορθολογισμού, της μηχανοποίησης και της αυτοματοποίησης της εργασίας.
- Τακτική σύνταξη και ενημέρωση δρομολογίων-τεχνολογικών χαρτών κίνησης εγγράφων με ενδείξεις προθεσμιών, εκτελεστών κ.λπ.
- Τυποποίηση εγγράφων, μέθοδοι επεξεργασίας τους, σωστή αρχειοθέτηση, καθορισμός θέσεων αποθήκευσης για κάθε έγγραφο επιταχύνουν την αναζήτηση εγγράφων και την εργασία μαζί τους.
