Ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας της επιχείρησης, η οργανωτική και στελέχωση της είναι θεμελιώδες στοιχείο της οικονομικής και νομικής ρύθμισης της εργασιακής δραστηριότητας των εργαζομένων. Η πολιτική προσωπικού ενός εμπορικού ή δημοσιονομικού οργανισμού καθορίζει το πλαίσιο για την εταιρική συμπεριφορά των εργαζομένων, το σύστημα αμοιβών για τις δραστηριότητές τους, τα κίνητρα ή τις πειθαρχικές κυρώσεις.
Τι είναι η δομική οργάνωση μιας επιχείρησης;
Οποιαδήποτε δομή οργάνωσης και στελέχωσης αντικατοπτρίζει τις αρχές της διαχείρισης του προσωπικού που ισχύουν στην επιχείρηση, το μοντέλο των σχέσεων μεταξύ της διοίκησης και των εργαζομένων, την τακτική κατανομής καθηκόντων και αρμοδιοτήτων μεταξύ τους.
Το ιεραρχικό σύστημα των μεγάλων εταιρειών με πολυεπίπεδη αλυσίδα εντολών αξίζει ιδιαίτερης προσοχής.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των δύο εγγράφων;
Στελέχωση καιη οργανωτική δομή δεν μπορεί να ονομαστεί ίσες έννοιες. Στην πρώτη περίπτωση, μιλάμε για ένα έγγραφο που περιέχει τα ονόματα των θέσεων, τον αριθμό των μονάδων προσωπικού για την αντίστοιχη θέση και το ύψος του συντελεστή για κάθε εργαζόμενο. Όσον αφορά την οργανωτική δομή, είναι επίσης ένα γραπτό έγγραφο, στο οποίο διευκρινίζονται σαφώς οι διαθέσιμες θέσεις στην επιχείρηση και η εντολή υπαγωγής. Η αρμόδια διαχείριση της οργανωτικής δομής και του προσωπικού σάς επιτρέπει να καθορίσετε την ποιοτική και ποσοτική σύνθεση των επιμέρους μονάδων, με βάση το περιεχόμενο και το εύρος των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί στην επιχείρηση, λαμβάνοντας υπόψη την υλικοτεχνική βάση και τον προϋπολογισμό.
Προσδιορισμός του ποσοστού στη δομή στελέχωσης
Κατά τη διάρκεια της περιόδου ύπαρξης της επιχείρησης, τα τμήματα της μπορούν να συνδυαστούν, να αλλάξουν ονόματα, να διαλυθούν κ.λπ. Ταυτόχρονα, πληροφορίες σχετικά με συνεχείς αλλαγές στη δομή της επιχείρησης θα πρέπει να αποθηκεύονται στο τμήμα προσωπικού και τον κατάλογο των δομικών μονάδων. Ο πίνακας προσωπικού είναι ένα συνοπτικό έγγραφο που σας επιτρέπει να επιλύετε οπτικά τις εργασίες και τα προβλήματα της πολιτικής προσωπικού της επιχείρησης.
Το κύριο στοιχείο της οργανωτικής δομής του οργανισμού και των μονάδων ξεχωριστά είναι το ποσοστό που αναφέρεται παραπάνω. Σε κάθε επιχείρηση, η ποσότητα της αντιστοιχεί σε συγκεκριμένη θέση, επάγγελμα, όρους πληρωμής και εργασιακή δραστηριότητα. Ο αριθμός των συντελεστών διαμορφώνεται λαμβάνοντας υπόψη τις δομικές μονάδες προσωπικού.
Αρχές για τη διαμόρφωση οργανωτικών δομών στιςεπιχείρηση
Επομένως, για την υλοποίηση των λειτουργιών από τις οποίες εξαρτάται η επιτυχία και η ανταγωνιστικότητα της εταιρείας, είναι σημαντικό να υπάρχει μια ανεπτυγμένη και αποτελεσματική οργανωτική και επιτελική δομή. Ωστόσο, για τον σχηματισμό του είναι σημαντικό να τηρούνται οι ακόλουθες αρχές:
- διασφάλιση της ομαλής και αδιάλειπτης εργασίας όλων των τμημάτων,
- πιστότητα και ικανότητα ελιγμών για γρήγορη απόκριση σε περίπτωση ανακατατάξεων στην αγορά;
- καταβολή προσπαθειών για την πρόληψη ή την εξουδετέρωση κοινωνικών συγκρούσεων;
- μινιμαλισμός στη διαμόρφωση του αριθμού του διοικητικού και διευθυντικού προσωπικού προκειμένου να μειωθεί το κόστος της οικονομικής του υποστήριξης και να αποτραπεί η αύξηση του επιχειρηματικού κόστους στην επιχείρηση·
- εγγύηση υψηλής απόδοσης και εκπλήρωση του σχεδίου κέρδους;
- έγκαιρη εκπλήρωση υποχρεώσεων προς πελάτες, προμηθευτές, πιστωτές.
Δομή του προσωπικού ως αντανάκλαση της στρατηγικής της επιχείρησης
Επιπλέον, η διαχείριση της οργανωτικής και στελέχωσης της δομής συνεπάγεται τη συνεκτίμηση των συμφερόντων της ομάδας εργασίας, με βάση τις αρχές της ισότιμης εταιρικής σχέσης. Η επιλογή ενός ικανού μοντέλου διαχείρισης για μια επιχείρηση οποιουδήποτε τομέα δραστηριότητας και μορφής ιδιοκτησίας είναι ένα από τα θεμελιώδη κριτήρια που καθορίζουν το μέλλον της εταιρείας.
Η κατεύθυνση και η στρατηγική της εταιρείας είναι οι αφετηρίες για τον σχεδιασμό της οργανωτικής δομής. Σωστά διαμορφωμένη συσκευή συντονισμούεταιρεία ή μη κερδοσκοπικό ίδρυμα πρέπει να πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις:
- αλληλεπίδραση με συνεργάτες και πελάτες με ευνοϊκούς όρους;
- κατανείμετε ορθολογικά στο προσωπικό την ποσότητα της εργασίας που σχετίζεται με την επίλυση των τρεχόντων προβλημάτων παραγωγής.
Ποικιλίες μοντέλων οργάνωσης και διαχείρισης προσωπικού
Το μοντέλο διαχείρισης της οργανωτικής δομής μιας επιχείρησης είναι ένα σύνολο τμημάτων που εκτελούν μια σειρά από λειτουργίες για την προετοιμασία, την ανάπτυξη, την υιοθέτηση και την εφαρμογή εταιρικών αποφάσεων. Για λόγους ευκολίας, το σύστημα απεικονίζεται γραφικά με τη μορφή διαγράμματος ή διαγράμματος που δείχνει τη σύνθεση, τις σχέσεις των επιμέρους μονάδων προσωπικού και τα επίπεδα υπαγωγής τους.
Διάφορα μοντέλα στελέχωσης έχουν ζήτηση και θα τεθούν σε εφαρμογή. Ο σχηματισμός τους αντιστοιχεί στις ακόλουθες αρχές:
- πολυλειτουργική συσκευή διαχείρισης της επιχείρησης (εννοείται ότι κάθε μονάδα ή μονάδα προσωπικού εκτελεί μία λειτουργία που της έχει ανατεθεί);
- προβολή διαδικασίας της οργανωτικής δομής (προϋποθέτει την υλοποίηση μιας συγκεκριμένης διαδικασίας από μια ξεχωριστή μονάδα);
- μήτρα μορφή διαχείρισης (αντιπροσωπεύει έναν πολύπλοκο μηχανισμό για την υλοποίηση έργων από μια ομάδα εργαζομένων από διάφορα πολυλειτουργικά τμήματα).
Η εφαρμογή ενός άλλου μοντέλου, που βασίζεται στην αρχή "ένα τμήμα - ένας αντισυμβαλλόμενος" (ο τελευταίος μπορεί να είναι εργολάβοι, προμηθευτές, ομάδες πελατών κ.λπ.), χρησιμοποιείται σεπεριπτώσεις περιορισμένης αγοράς.
Το μυστικό της επιτυχίας και η συνάφεια της οργανωτικής δομής
Τα πολυλειτουργικά μοντέλα και τα μοντέλα διαχείρισης διαδικασιών, οι τροποποιήσεις τους, που χρησιμοποιούνται από τις αρχές του περασμένου αιώνα, έχουν γίνει ευρέως διαδεδομένα. Τέτοια μοντέλα της διοικητικής δομής μιας επιχείρησης ονομάζονται συχνά γραφειοκρατικά. Η αποτελεσματικότητα των ιεραρχικών συστημάτων εξηγείται από τους ακόλουθους παράγοντες:
- υποταγή, στην οποία το έργο όλων των κατώτερων μονάδων ελέγχεται και ρυθμίζεται από ανώτερες δομές·
- που αντιστοιχεί στις ικανότητες των υπαλλήλων της θέσης που κατέχουν, δηλ. συγκεκριμένος ιεραρχικός ρόλος;
- κατανομή των εργασιακών καθηκόντων σε πρόσθετες ειδικότητες;
- επισημοποίηση δραστηριοτήτων ή εισαγωγή προτύπων, χάρη στα οποία είναι εγγυημένη η ξεκάθαρη προσέγγιση των εργαζομένων στην εκτέλεση των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί·
- μαζική και απρόσωπη εκτέλεση σχετικών λειτουργιών από τους υπαλλήλους;
- αυστηρή επιλογή εργαζομένων σύμφωνα με αυστηρούς όρους προσόντων.
Οργάνωση προσωπικού μιας επιχείρησης: παράδειγμα
Πρέπει να ληφθεί υπόψη ένα από τα παραδείγματα της οργανωτικής δομής μιας επιχείρησης. Το κλασικό παράδειγμα είναι μια κατασκευαστική εταιρεία που ασχολείται με την παραγωγή προϊόντων. Στην καρδιά μιας τέτοιας εταιρείας βρίσκεται μια πολυλειτουργική συσκευή συντονισμού. Εάν, σύμφωνα με τον πίνακα προσωπικού, απασχολούνται επίσημα περίπου 100 εργαζόμενοι σε αυτόν, θα ήταν σκόπιμη λύση η δημιουργίαπολλά μεγάλα τμήματα. Για παράδειγμα:
- Τμήμα Παραγωγής;
- Υπουργείο Οικονομικών;
- τμήμα πωλήσεων.
Αντίστοιχα, καθεμία από αυτές περιλαμβάνει άλλες, μικρότερες δομικές μονάδες, στις οποίες έχει ανατεθεί η υλοποίηση συγκεκριμένων εργασιών. Κατά κανόνα, το λογιστήριο και το τμήμα logistics συγκροτούνται εκτός οργανωτικού και στελεχιακού σώματος. Εάν είναι απαραίτητο να επεκταθεί η ποικιλία ή να ενημερώσετε τον κατάλογο για λόγους ευκολίας, η επιχείρηση μπορεί προσωρινά να μεταβεί σε ένα μοντέλο διαχείρισης matrix δημιουργώντας ένα νέο τμήμα εντός της εταιρείας για την περίοδο επίλυσης των εργασιών.
Είναι απαραίτητο να καταρτιστεί πίνακας προσωπικού;
Παρά το γεγονός ότι η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν ορίζει αυστηρή ανάγκη έγκρισης της οργανωτικής δομής και στελέχωσης της εταιρείας, η απαίτηση για τραπέζι προσωπικού στην επιχείρηση είναι στα άρθρα 15 και 57 της Εργασίας Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Έμμεση αναφορά στον νομοθέτη περιέχεται στην απαίτηση πρόσληψης υπαλλήλων σε θέσεις αντίστοιχες με τον πίνακα προσωπικού, με την προδιαγραφή εργασιακών λειτουργιών στη σύμβαση.
Επομένως, κάθε ίδρυμα, εμπορική ή κατασκευαστική εταιρεία θα πρέπει να καταχωρίσει ένα έγγραφο σχετικά με τον αριθμό των εργαζομένων και τα ποσοστά, προκειμένου να αποφευχθούν διαφωνίες σχετικά με τις θέσεις που κατέχουν οι υφισταμένοι, το εύρος των καθηκόντων τους. Δεν υπάρχει επίσης ενιαία τυποποιημένη μορφή της οργανωτικής και στελέχωσης, η σύνθεση των υπαλλήλων ενός ξεχωριστούτμήματα. Ταυτόχρονα, οι πληροφορίες σχετικά με τη συσκευή συντονισμού της επιχείρησης επιτρέπεται να αντικατοπτρίζονται στο έντυπο T-3 που εγκρίθηκε από την Κρατική Στατιστική Επιτροπή της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Σχετικά με τη συμπλήρωση της φόρμας στελέχωσης
Είναι καθολικό και κατάλληλο για στελέχωση, τη δομή οποιουδήποτε οργανισμού. Για να συμπληρώσετε το έγγραφο, συμπληρώνονται τα ακόλουθα πεδία:
- αριθμός εγγραφής και ημερομηνία έκδοσης;
- περίοδος κατά την οποία το έγγραφο θα θεωρείται έγκυρο;
- πλήρες όνομα και κωδικός της δομικής μονάδας;
- επαγγέλματα και θέσεις υπαλλήλων;
- συνολικός αριθμός αναρτήσεων και ποσοστών;
- μισθός, παρουσία ή απουσία επιδόματος.
Η στήλη "Εγκρίθηκε", διαθέσιμη στη λίστα προσωπικού, περιέχει δεδομένα σχετικά με τη σειρά που επιτρέπει στο έγγραφο να τεθεί σε ισχύ. Εδώ ή εκ των προτέρων αποδίδονται οι κωδικοί του δομικού τμήματος και κάθε μονάδας του. Υποδεικνύονται με ιεραρχική σειρά - από τη διαχείριση έως τις δευτερεύουσες μονάδες. Κατά τον προσδιορισμό μιας θέσης, συνιστάται να τηρείτε τις διατάξεις του OKZ - του Πανρωσικού ταξινομητή επαγγελμάτων. Η τακτική οργάνωση της επιχείρησης εγκρίνεται για μια συγκεκριμένη περίοδο, εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να παραταθεί ή να αλλάξει. Αν και η υποχρέωση σύνταξης αυτού του εγγράφου δεν καθορίζεται από την κανονιστική νομική πράξη, στην πραγματικότητα εγκρίνεται στο 90% των περιπτώσεων. Επιπλέον, σε μεμονωμένες περιπτώσεις, ο πίνακας προσωπικού μπορεί να ζητηθεί από τις ρυθμιστικές αρχές κατά τη διάρκεια επιθεωρήσεων και ελέγχων.
