Η διασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας οποιασδήποτε επιχείρησης συνδέεται με τη σωστή οργάνωση της ροής εγγράφων. Δεν έχει μικρή σημασία ο έλεγχος των προθεσμιών για την εκτέλεση των εγγράφων. Γεγονός είναι ότι τόσο οι απλοί υπάλληλοι όσο και οι προϊστάμενοι τμημάτων φέρουν ευθύνη για την έγκαιρη και σωστή επίλυση των θεμάτων που περιέχονται στα έγγραφα. Στη συνέχεια, εξετάστε ποιες είναι οι προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων.
Γενικές πληροφορίες
Οι προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων καθορίζονται με κανονισμούς, ψηφίσματα ή οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα.
Η διαθεσιμότητα ενός συστήματος πληροφοριών και αναφοράς στην επιχείρηση παρέχει γρήγορη αναζήτηση για καταχωρημένα έγγραφα με οποιοδήποτε σημάδι. Ειδικότερα, κατά την εγγραφή, τα βασικά στοιχεία των εγγράφων εισάγονται στη βάση δεδομένων: εισερχόμενοι/εξερχόμενοι αριθμοί, πληροφορίες για τον αποστολέα και τον παραλήπτη, ημερομηνία λήξης κ.λπ.
Ταξινόμηση
Υπάρχουν ατομικοί και τυπικοί όροιεκτέλεση εγγράφων. Τα τελευταία καθορίζονται από το νόμο. Αυτές περιλαμβάνουν, ειδικότερα, τις προθεσμίες για την εκπλήρωση των οδηγιών από την κυβέρνηση, τους επικεφαλής των εκτελεστικών ομοσπονδιακών δομών, τις κοινοβουλευτικές έρευνες, τις αστικές προσφυγές, τις αποφάσεις/αποφάσεις διοικητικών οργάνων εμπορικών οργανισμών κ.λπ.
Οι επιμέρους προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων καθορίζονται, κατά κανόνα, απευθείας στα κείμενά τους ή σε ψήφισμα. Τέτοιες ενδείξεις υπάρχουν, ιδίως, σε κανονιστικά και διοικητικά έγγραφα, στατιστικές και άλλες εκθέσεις.
Οι προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων μπορούν να καθοριστούν από τον επικεφαλής προφορικά.
Κανονισμοί
Στις διατάξεις των κανονισμών αυτών, οι προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων ποικίλλουν ανάλογα με τον τύπο τους.
Για παράδειγμα, οι οδηγίες με την ένδειξη "επείγουσα" πρέπει να εκτελεστούν εντός τριών ημερών από την ημερομηνία υπογραφής. Σημειώστε ότι η αντίστροφη μέτρηση δεν ξεκινά από την ημερομηνία παραλαβής του χαρτιού, αλλά από την ημερομηνία υπογραφής.
Εάν υπάρχει ένδειξη "αμέσως", τότε δεν διατίθενται περισσότερες από 10 ημέρες για την εκτέλεση του εγγράφου.
Εάν δεν προσδιορίζεται, η περίοδος εκτέλεσης της παραγγελίας δεν είναι μεγαλύτερη από ένα μήνα.
Αλλαγές ημερομηνίας
Στην πράξη, συχνά προκύπτουν καταστάσεις όταν, για αντικειμενικούς λόγους, είναι αδύνατη η έγκαιρη εκτέλεση ενός εγγράφου. Από αυτή την άποψη, η επιχείρηση πρέπει να εγκρίνει τη διαδικασία αλλαγής της περιόδου για την εφαρμογή ορισμένων πράξεων. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι η εφαρμογήοι κανόνες είναι απαραίτητοι, αν είναι δυνατόν, μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις.
Η απόφαση αλλαγής της προθεσμίας για την εκτέλεση ενός εγγράφου μπορεί να ληφθεί μόνο από τον υπάλληλο που το έθεσε αρχικά. Οι τρέχοντες επιχειρηματικοί κανόνες δεν ορίζουν ελάχιστα και μέγιστα όρια μεταφοράς. Ως εκ τούτου, η διοίκηση της επιχείρησης πρέπει να τις καθιερώσει ανεξάρτητα με βάση τις απαιτήσεις λογικότητας και εγκυρότητας.
Σύμφωνα με τους γενικούς κανόνες που υιοθετούνται στην πράξη, επιτρέπεται αύξηση της περιόδου το πολύ κατά 3 ημέρες. Σε αυτή την περίπτωση, η πρωτοβουλία θα πρέπει να προέρχεται από τον υπάλληλο στον οποίο ανατέθηκε η εργασία. Θα πρέπει να αιτιολογήσει και να συμφωνήσει για την αλλαγή της προθεσμίας για την εκτέλεση του εγγράφου με τη διοίκηση.
Εντολή μεταφοράς
Οποιεσδήποτε ενέργειες που σχετίζονται με την αλλαγή της προθεσμίας για την εκτέλεση ενός εγγράφου πρέπει να καταγράφονται στις σχετικές πράξεις.
Η μεταφορά της περιόδου πρέπει να είναι αιτιολογημένη. Για να γίνει αυτό, ο ενδιαφερόμενος μπορεί να κάνει μία από τις παρακάτω προτάσεις:
- Σχετικά με την αναβολή της προθεσμίας με αιτιολόγηση των λόγων για τους οποίους το έγγραφο δεν μπορεί να εκτελεστεί εντός της καθορισμένης προθεσμίας.
- Σχετικά με τη συμμετοχή συνεκτελεστών, εάν το άτομο δεν έχει αρκετή εξουσία να εκτελέσει την εντολή.
- Σχετικά με τον διορισμό άλλων καλλιτεχνών.
Πρέπει να πούμε ότι ο ερμηνευτής πρέπει να ενεργήσει γρήγορα. Μην επικοινωνήσετε με τη διοίκηση 2-3 ημέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας.
Λειτουργίες ελέγχου
Παρακολούθηση συμμόρφωσης με τις προθεσμίεςοι εργασίες περιλαμβάνουν:
- Διόρθωση κατά την εγγραφή όλων των εγγράφων και παραγγελιών της διοίκησης της εταιρείας.
- Έλεγχος έγκαιρης παράδοσης εργασιών στους εκτελεστές.
- Υπενθύμιση σε υπαλλήλους και προϊσταμένους τμημάτων για τις επερχόμενες προθεσμίες ή τη λήξη τους.
- Εισαγωγή στις φόρμες εγγραφής πληροφοριών σχετικά με τη μεταφορά εντολών από έναν εκτελεστή σε άλλο, αλλαγή της περιόδου που προβλέπεται για την εκτέλεση των εργασιών.
- Ειδοποίηση των υπευθύνων για τη διαδικασία εκτέλεσης των εγγράφων.
- Εισαγωγή πληροφοριών σχετικά με ολοκληρωμένες παραγγελίες σε φόρμες εγγραφής, κατάργηση εργασιών από τον έλεγχο.
- Σχηματισμός αναλυτικών αναφορών και αναφορών για τον έλεγχο χρονισμού.
Nuances
Όλες οι πράξεις που απαιτούν εκτέλεση και απόκριση θα πρέπει να τεθούν υπό έλεγχο. Στα διοικητικά έγγραφα, οι αποφάσεις αποτελούν αντικείμενο παρακολούθησης. Ταυτόχρονα, κάθε στοιχείο που περιέχεται σε αυτά (δηλαδή κάθε εργασία, ανάθεση) τίθεται υπό έλεγχο.
Ο γραμματέας του επικεφαλής πρέπει να ελέγχει την εκτέλεση των λεκτικών εντολών του επικεφαλής.
Αυτοματοποιημένο σύστημα παρακολούθησης
Πρόσφατα, πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν προγράμματα υπολογιστών και βάσεις δεδομένων στην εργασία τους. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διευκολύνουν σημαντικά τις δραστηριότητες των οργανισμών, εξοικονομούν χρόνο για τους εργαζόμενους.
Κατά την καταχώριση εγγράφων, ο έλεγχος πραγματοποιείται αυτόματα κατά τη συμπλήρωση της στήλης "Ημερομηνία λήξης". Την ίδια στιγμή στον εαυτό μουτο έγγραφο μπορεί να φέρει σφραγίδα στην αποδοχή του για έλεγχο. Η παρουσία του είναι πιο απαραίτητη για τον ερμηνευτή.
Για να διασφαλιστεί ο τρέχων έλεγχος, οι υπεύθυνοι υπάλληλοι καθημερινά, συνήθως στην αρχή της ημέρας, ελέγχουν τη λίστα των εγγράφων, ο χρόνος εκτέλεσης των οποίων λήγει τη συγκεκριμένη ημέρα. Σε επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν εσωτερικό σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι προειδοποιήσεις σχετικά με τις περιόδους λήξης αποστέλλονται στον υπολογιστή του εκτελεστή με αυτοματοποιημένο τρόπο. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το λογισμικό ώστε να εκτυπώνει αυτόματα τα κατάλληλα χαρτιά.
Ολοκλήρωση μακροπρόθεσμων εργασιών
Ο έλεγχος της εκτέλεσης εγγράφων που περιέχουν πολύπλοκες οδηγίες πραγματοποιείται σταδιακά. Περιλαμβάνει τρέχουσα, προληπτική και παρακολούθηση.
Το τρέχον στοιχείο ελέγχου έχει ήδη συζητηθεί παραπάνω. Διενεργείται προληπτική παρακολούθηση εγγράφων, η προθεσμία για την οποία λήγει σε 2-3 ημέρες. Αντίστοιχα, ο υπάλληλος έχει ακόμα χρόνο για να ολοκληρώσει την εργασία.
Η εντολή αφαιρείται από τον έλεγχο μετά την εκτέλεσή της. Μπορεί να εκφραστεί με τη σύνταξη και αποστολή απάντησης, λήψη τεκμηριωμένης επιβεβαίωσης κ.λπ. Το αποτέλεσμα της εκτέλεσης καταγράφεται στην κάρτα εγγραφής. Υποδεικνύει επίσης την ημερομηνία εκτέλεσης, τον αριθμό της υπόθεσης στην οποία κατατέθηκε το χαρτί.
Τελικός έλεγχος
Παρέχεται, κατά κανόνα, σε μεγάλες επιχειρήσεις. Η τελική παρακολούθηση πραγματοποιείται από υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για την παρακολούθηση της εκτέλεσης των οδηγιών ή γραμματείς.
Συνήθως, η εταιρεία ορίζει τη συχνότητα παρακολούθησης. Η παρακολούθηση μπορεί να πραγματοποιηθεί κάθε μήνα, τρίμηνο ή εβδομάδα. Στην πραγματικότητα, ο τελικός έλεγχος είναι μια αξιολόγηση της πειθαρχίας απόδοσης στην επιχείρηση και στα δομικά της τμήματα.
FZ № 229
Μία από τις μορφές προστασίας των συμφερόντων των υποκειμένων είναι οι δικαστικές διαδικασίες. Στην πράξη, οι πιο συνηθισμένες αξιώσεις θεωρούνται οι δηλώσεις που απαιτούν την επιδίκαση αποζημίωσης για ορισμένες παραβιάσεις δικαιωμάτων. Τέτοιες διαδικασίες τελειώνουν με εκτελεστικές διαδικασίες.
Μετά την έναρξη ισχύος της απόφασης για την υπόθεση, εκδίδονται στον αιτούντα εκτελεστικά έγγραφα. Η προθεσμία για την εκπλήρωση των απαιτήσεων για αυτά καθορίζεται από τους υπαλλήλους του FSSP (επιμελητές).
Στο Μέρος 1 30 του άρθρου FZ αριθ. 229, ορίζεται ότι η βάση για την κίνηση της διαδικασίας είναι το εκτελεστικό έγγραφο και η δήλωση του ενάγοντος. Τα χαρτιά αυτά προσκομίζονται στον τόπο εφαρμογής των αναγκαστικών μέτρων που προβλέπονται από το νόμο, που καθορίζονται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθ. 33 της εν λόγω κανονιστικής πράξης.
Η προθεσμία για την υποβολή ενός εγγράφου για εκτέλεση είναι 3 ημέρες από την ημερομηνία υποβολής στο τμήμα FSSP. IL (εκτελεστικό διάταγμα) που περιέχει αίτημα για την επιστροφή ενός παιδιού που μεταφέρθηκε ή κρατείται παράνομα στη Ρωσική Ομοσπονδία, για την άσκηση των δικαιωμάτων πρόσβασης σε σχέση με αυτό σύμφωνα με διεθνή συνθήκη, καθώς και αίτημα για αναζήτησή του, διαβιβάζεται στον δικαστικό επιμελητή το αργότερο την επόμενη ημέρα μετά την είσοδο στο FSSP.
Έναρξη διαδικασίας ή άρνησηπου εκδίδεται με διάταγμα. Εκδίδεται εντός 3 ημερών από την ημερομηνία παραλαβής των υλικών από τον δικαστικό επιμελητή.
Εάν το IL πρέπει να εκτελεστεί αμέσως, αφού γίνει αποδεκτό στη μονάδα FSSP, μεταφέρεται σε έναν υπάλληλο του οποίου η εξουσία εκτείνεται στον τόπο εκτέλεσης. Αν απουσιάζει, τότε τα υλικά παραλαμβάνει άλλος δικαστικός επιμελητής. Σε αυτήν την περίπτωση, η απόφαση να ανοίξετε την παραγωγή ή να την αρνηθείτε πρέπει να ληφθεί το αργότερο μία ημέρα μετά την είσοδο στην Υπηρεσία.
Εάν το εκτελεστικό ένταλμα εισήλθε στο FSSP για πρώτη φορά, ο δικαστικός επιμελητής καθορίζει την περίοδο για την εκούσια εκτέλεση του εκτελεστικού εγγράφου. Η σχετική περίοδος αναφέρεται στο ψήφισμα για την έναρξη της διαδικασίας. Ταυτόχρονα, ο δικαστικός επιμελητής υποχρεούται να προειδοποιήσει τον οφειλέτη για τη δυνατότητα εφαρμογής αναγκαστικών μέτρων μετά την παρέλευση της προθεσμίας που προβλέπεται για την εκούσια εκτέλεση. Ο οφειλέτης ειδοποιείται επίσης ότι θα επιβαρυνθεί με τα έξοδα εκτέλεσης των ενεργειών που προβλέπονται στα άρθρα 112 και 116 του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. 229, καθώς και ένα τέλος επιτηδεύματος.
Ο όρος για την εκούσια εκτέλεση του εκτελεστικού εγγράφου, σύμφωνα με το Μέρος 12 του Άρθ. 30 ισούται με πέντε ημέρες. Ο υπολογισμός ξεκινά από την ημερομηνία παραλαβής από τον οφειλέτη του ψηφίσματος. Σε περίπτωση αποφυγής εκπλήρωσης των απαιτήσεων, ο υπόχρεος ειδοποιείται για την έναρξη της διαδικασίας αναγκαστικής εκτέλεσης. Η νομοθεσία προβλέπει, για παράδειγμα, μέτρα όπως η κατάσχεση περιουσίας με την επακόλουθη πώλησή της.
