Σχεδιασμός Οργανωτικών Δομών είναι μια μεθοδολογία βήμα προς βήμα που προσδιορίζει δυσλειτουργικές πτυχές της ροής εργασίας, των διαδικασιών και των συστημάτων, τις ευθυγραμμίζει εκ νέου με τις τρέχουσες επιχειρηματικές πραγματικότητες και στόχους και στη συνέχεια αναπτύσσει σχέδια για την εφαρμογή νέων αλλαγών. Η διαδικασία στοχεύει στη βελτίωση τόσο των τεχνικών όσο και των προσωπικών πτυχών της επιχείρησης.
Για τις περισσότερες εταιρείες, η διαδικασία σχεδιασμού έχει ως αποτέλεσμα μεγαλύτερη βελτίωση στον οργανισμό, στα αποτελέσματα (κερδοφορία, εξυπηρέτηση πελατών, εσωτερικές λειτουργίες) και στους υπαλλήλους που είναι εξουσιοδοτημένοι και αφοσιωμένοι στην επιχείρηση.
Το χαρακτηριστικό της διαδικασίας σχεδιασμού είναι μια ολοκληρωμένη και ολιστική προσέγγιση για την οργανωτική βελτίωση που επηρεάζει όλες τις πτυχές της εταιρικής ζωής, ώστε να μπορείτε να επιτύχετε τα ακόλουθα οφέλη όταν αναπτύσσετε τη σωστή μεθοδολογία:
- Εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών.
- Αύξηση κερδοφορίας.
- Μείωση στη λειτουργίαέξοδα.
- Βελτιωμένη απόδοση και χρόνος κύκλου.
- Μια κουλτούρα αφοσιωμένων και αφοσιωμένων εργαζομένων.
- Μια ξεκάθαρη στρατηγική για τη διαχείριση και την ανάπτυξη της επιχείρησής σας.
Το Σχεδιασμός αναφέρεται στην ενσωμάτωση ανθρώπων με βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες, τεχνολογίες και συστήματα. Ένας καλά σχεδιασμένος οργανισμός διασφαλίζει ότι η μορφή της εταιρείας είναι συνεπής με το σκοπό ή τη στρατηγική της, ανταποκρίνεται στις προκλήσεις που σχετίζονται με την πραγματικότητα της επιχείρησης και αυξάνει σημαντικά την πιθανότητα επιτυχίας των συλλογικών προσπαθειών των ανθρώπων.
Καθώς οι εταιρείες αναπτύσσονται και οι προκλήσεις στο εξωτερικό περιβάλλον γίνονται πιο περίπλοκες, οι επιχειρηματικές διαδικασίες, οι δομές και τα συστήματα που κάποτε λειτουργούσαν γίνονται εμπόδια στην αποτελεσματικότητα, την εξυπηρέτηση πελατών, το ηθικό των εργαζομένων και την οικονομική κερδοφορία.
Οι οργανισμοί που δεν ενημερώνονται περιοδικά υποφέρουν από συμπτώματα όπως:
- Αναποτελεσματική ροή εργασίας χωρίς αναλύσεις και βήματα προστιθέμενης αξίας.
- Υπερβολική προσπάθεια ("δεν έχουμε χρόνο να το κάνουμε σωστά, αλλά έχουμε χρόνο να το κάνουμε ξανά")
- Κατακερματισμένη εργασία με λίγη προσοχή στο ευρύτερο καλό.
- Έλλειψη γνώσης και προσανατολισμού προς τον πελάτη.
- Έλλειψη λογοδοσίας ("Δεν είναι η δουλειά μου").
- Κάλυψε και κατηγορείς αντί να εντοπίζεις και να λύνεις προβλήματα.
- Καθυστερήσεις στη λήψη αποφάσεων.
- Οι άνθρωποι δεν έχουν τις πληροφορίες ή την εξουσία να λύσουν προβλήματα.
- Η διαχείριση, όχι η πρώτη γραμμή, είναι υπεύθυνη για την επίλυση προβλημάτων όταν τα πράγματα πάνε στραβά.
- Χρειάζεται πολύώρα να κάνεις κάτι.
- Τα συστήματα δεν έχουν καθοριστεί σωστά ή ενισχύουν την κακή συμπεριφορά.
- Δυσπιστία μεταξύ εργαζομένων και διοίκησης.
Μέθοδοι που χρησιμοποιούνται
Είναι σημαντικό να ληφθεί υπόψη ότι εμπλέκονται διαφορετικά συστήματα αλληλεπίδρασης. Ενώ η διαδικασία σχεδιασμού οργανωτικών δομών είναι προσαρμόσιμη στο μέγεθος, την πολυπλοκότητα και τις ανάγκες κάθε επιχείρησης, δεν περιορίζεται στις εσωτερικές απαιτήσεις της ανώτερης διοίκησης. Κάθε διαδρομή λύσης επεξεργάζεται ξεχωριστά. Το ίδιο το σύστημα βασίζεται στις ακόλουθες μεθόδους, οι οποίες θα παρατίθενται παρακάτω.
1. Χάρτης της διαδικασίας σχεδιασμού
Ως ανώτερα στελέχη, συναντηθήκατε για να συζητήσετε τα τρέχοντα επιχειρηματικά αποτελέσματα, την κατάσταση της εταιρείας, τις περιβαλλοντικές απαιτήσεις και την ανάγκη να ξεκινήσετε μια τέτοια διαδικασία. Ποιες είναι οι επόμενες ενέργειες; Δημιουργείτε ένα χάρτη για τη διαδικασία οργανωτικού σχεδιασμού. Περιλαμβάνει τον "λόγο της αλλαγής", τα επιθυμητά αποτελέσματα, το εύρος, την κατανομή πόρων, το χρονοδιάγραμμα, τη συμμετοχή, τη στρατηγική επικοινωνίας και άλλες παραμέτρους που θα καθοδηγήσουν το έργο.
Κατά καιρούς, η διοίκηση μπορεί να περάσει είτε από μια διαδικασία στρατηγικού σχεδιασμού είτε από μια διαδικασία ανάπτυξης ομάδας πριν ξεκινήσει μια πρωτοβουλία αλλαγής έργου, ανάλογα με το πόσο ξεκάθαρα κατανοούν τη στρατηγική τους και πόσο καλά συνεργάζονται ως ομάδα.
2. Ανάπτυξη νέας πολιτικής
Η ομάδα διαχείρισης (ή άλλοι που έχουν προσκληθεί να συμμετάσχουν στη διαδικασία) κοιτάζουν μπροστά και σχεδιάζουν οργανωτικάδομές που περιλαμβάνουν συστάσεις για ένα «ιδανικό μέλλον». Σε αυτό το επίπεδο, τα βήματα αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνουν:
- Καθορίστε την κύρια αρχή διοργάνωσής σας.
- Βελτιστοποίηση βασικών επιχειρηματικών διαδικασιών που έχουν ως αποτέλεσμα έσοδα ή αποτελέσματα για πελάτες.
- Τεκμηρίωση και τυποποίηση διαδικασιών.
- Οργάνωση ανθρώπων γύρω από βασικές διαδικασίες. Προσδιορισμός του αριθμού του προσωπικού που απαιτείται για την κύρια εργασία.
- Καθορίστε εργασίες, λειτουργίες και δεξιότητες. Ποιες είναι οι μετρήσεις απόδοσης για κάθε λειτουργία ομάδας; Πώς κρίνονται και λογοδοτούν;
- Προσδιορίστε τις ανάγκες εξοπλισμού, διάταξης και προσωπικού για διάφορες ομάδες και τμήματα σε όλο τον οργανισμό.
- Ορίστε τους πόρους υποστήριξης (οικονομικά, πωλήσεις, προσωπικό), την αποστολή, το προσωπικό και πού πρέπει να βρίσκονται.
- Ορίστε μια δομή διακυβέρνησης που παρέχει στρατηγική, συντονιστική και επιχειρησιακή υποστήριξη.
- Βελτίωση συστημάτων συντονισμού και ανάπτυξης (προσλήψεις, εκπαίδευση, αμοιβές, ανταλλαγή πληροφοριών, καθορισμός στόχων).
Κάποια στιγμή, η διαδικασία σχεδιασμού μετατρέπεται σε προγραμματισμό μετάβασης καθώς ορίζονται κρίσιμες ημερομηνίες υλοποίησης και δημιουργούνται συγκεκριμένα σχέδια δράσης για την υλοποίηση του νέου έργου.
Και ένα βασικό μέρος αυτού του βήματος είναι η επικοινωνία της προόδου σε άλλα μέλη του οργανισμού. Έχει αναπτυχθεί ένα σχέδιο επικοινωνίας που εκπαιδεύει τους ανθρώπους για το τι συμβαίνει. Η εκπαίδευση φέρνει την ευαισθητοποίηση και την ένταξητου καθενός - στην αρχή των υποχρεώσεων.
3. Υλοποίηση έργου
Τώρα το καθήκον είναι να ζωντανέψει το έργο. Οι μέθοδοι σχεδιασμού οργανωτικών δομών πρέπει πάντα να περιλαμβάνουν στοιχεία υλοποίησης. Χωρίς αυτά, οι εργασίες δεν θα εκτελεστούν. Οι άνθρωποι οργανώνονται σε φυσικές ομάδες εργασίας που μαθαίνουν το νέο σχέδιο, τις ομαδικές δεξιότητες και το σχηματισμό ομάδων πρωτοβουλίας. Διερευνώνται νέοι ρόλοι εργασίας και δημιουργούνται νέες σχέσεις εντός και εκτός της μονάδας.
Ο εξοπλισμός και τα τεχνικά μέσα αναδιατάσσονται. Τα συστήματα αποδοχών, τα συστήματα βελτίωσης της απόδοσης, η ανταλλαγή πληροφοριών, τα συστήματα λήψης αποφάσεων και διαχείρισης έχουν αλλάξει και προσαρμοστεί. Κάποια από αυτά μπορούν να γίνουν γρήγορα. Ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να απαιτούν περισσότερες λεπτομέρειες και να εφαρμοστούν για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
Οδηγίες
Οι μέθοδοι σχεδιασμού οργάνωσης εκτελούν διάφορες επιχειρηματικές λειτουργίες. Έχουν σχεδιαστεί για να ικανοποιούν συγκεκριμένα κίνητρα. Πρέπει επίσης να καταβληθούν προσπάθειες για την ευθυγράμμιση της οργανωτικής δομής με τις μεταβαλλόμενες ανάγκες. Ένα καλό σύστημα όχι μόνο διευκολύνει την επικοινωνία, αλλά φέρνει και αποτελεσματικότητα σε διαφορετικά τμήματα. Επομένως, κατά την ανάπτυξη, είναι σημαντικό να δίνετε προσοχή στις αρχές.
1. Ενθάρρυνση της αποτελεσματικότητας
Ο σχεδιασμός της οργανωτικής δομής μιας επιχείρησης περιλαμβάνει ορισμένα θετικά στοιχεία για τους εργαζόμενους. Σε απάντηση, μπορείτε να λάβετε μια θετική απάντηση από τους υπαλλήλους. Ο κύριος σκοπός της οργανωτικής δομής είναι να φέρει αποτελεσματικότητα στις διάφορες λειτουργίες. Η συστηματική εργασία δεν θα αφήσει τίποτα στην τύχη και κάθε ενέργεια θα συντονιστεί ώστε να εκτελεστεί στο μέγιστο.
Τα μέλη ενός οργανισμού προσπαθούν να μεγιστοποιήσουν την παραγωγή αγαθών και υπηρεσιών από δεδομένους πόρους. Γίνονται προσπάθειες για συστηματική, ορθολογική και συντονισμένη προσπάθεια ελέγχου των διάφορων απορριμμάτων και απωλειών. Έχουν αναπτυχθεί διάφορα μοντέλα οργάνωσης για τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας των λειτουργιών. Είναι αποφασισμένοι να πετύχουν τους στόχους τους.
2. Επικοινωνία
Ο σχεδιασμός της οργανωτικής δομής μιας επιχείρησης περιλαμβάνει τη στιγμή της δημιουργίας επαφών σε όλα τα τμήματα. Η επικοινωνία είναι το νούμερο ένα πρόβλημα σε κάθε οργανισμό. Μια καλή δομή παρέχει ένα κατάλληλο κανάλι επικοινωνίας μεταξύ των ατόμων που εργάζονται σε έναν οργανισμό. Οι καθιερωμένες σχέσεις αναφοράς και η ιεραρχία αυτών που αναφέρουν, υποδεικνύονται επίσης σε καλή δομή. Υπάρχει ανάγκη για μια οριζόντια, κάθετη και πλευρική διαδικασία επικοινωνίας, και αυτό γίνεται με μια καλά σχεδιασμένη δομή.
3. Βέλτιστη χρήση πόρων
Η σωστή κατανομή των πόρων βοηθά επίσης στη βέλτιστη χρήση τους. Ο σχεδιασμός της οργανωτικής δομής του οργανισμού δίνει μια πιο σημαντική θέση στις δραστηριότητες για την επίτευξη κοινών στόχων. Τα συμβάντα τοποθετούνται ανάλογα με τη σημασία τους στο σύστημα και γίνονται κατάλληλες συστάσεις για την κατανομή πόρων. Η βέλτιστη κατανομή περιουσιακών στοιχείων είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη της επιχείρησης.
4. εργασιακή ικανοποίηση
ΚαλόΟ σχεδιασμός της οργανωτικής δομής ενός οργανισμού διασφαλίζει ότι τα καθήκοντα και οι ευθύνες των διαφόρων ατόμων που εργάζονται στην επιχείρηση έχουν σαφώς ανατεθεί. Οι θέσεις εργασίας κατανέμονται ανάλογα με τις γνώσεις, την εμπειρία και την εξειδίκευσή τους. Οι άνθρωποι έχουν την ευκαιρία να εξηγήσουν τη δουλειά τους. Όταν οι άνθρωποι μπορούν να εργαστούν εντός ορίων, θα υπάρχει ικανοποίηση από την εργασία.
5. Δημιουργική σκέψη
Οι αρχές του σχεδιασμού των οργανωτικών δομών μπορεί να περιλαμβάνουν το αντικείμενο ελεύθερα να σχεδιάζει και να εκτελεί το έργο του. Επιτρέπει στο άτομο να σκεφτεί και να αναπτύξει νέους και καλύτερους τρόπους για την ολοκλήρωση των καθηκόντων του. Η οργανωτική δομή προσπαθεί να τοποθετήσει τους ανθρώπους στα μέρη που είναι πιο κατάλληλα. Πολλοί άνθρωποι έχουν συμβάλει στην ανάπτυξη της διευθυντικής σκέψης μέσω της δημιουργικότητάς τους σε ένα συγκεκριμένο τμήμα της εταιρείας.
6. Ευκολία διαχείρισης
Οι αρχές του σχεδιασμού των οργανωτικών δομών βασίζονται επίσης στη βελτιστοποίηση αυτής της διαδικασίας. Υπάρχουν πολλοί άνθρωποι που εργάζονται στην επιχείρηση. Η λειτουργία τους θα πρέπει να καθοριστεί και να ανατεθούν ευθύνες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του οργανισμού. Μια καλή δομή θα βοηθήσει στη δημιουργία σχέσεων μεταξύ ατόμων που εργάζονται σε διαφορετικές θέσεις. Το οργανωτικό σύστημα είναι ο μηχανισμός με τον οποίο η διοίκηση κατευθύνει, συντονίζει και ελέγχει τις δραστηριότητες διαφόρων ατόμων.
Μια καλά μελετημένη δομή θα βοηθήσει τόσο τη διαχείριση όσο και τη λειτουργία της επιχείρησης. Είναι εγγυημένο ότι καμία δραστηριότητα δεν θα μείνει χωρίς επιτήρηση και ότι η εργασία διανέμεταιανάλογα με τις δυνατότητες των προσώπων που το πραγματοποιούν. Τα καλά μελετημένα βήματα οργανωτικού σχεδιασμού είναι μια μεγάλη βοήθεια για την καλή διαχείριση. Σκεφτείτε τους.
Στάδια σχεδίασης
Το σύστημα που δημιουργείται πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις της επιχείρησης. Αυτό θα πρέπει να διασφαλίζει ότι το εργατικό δυναμικό χρησιμοποιείται με τον βέλτιστο τρόπο και ότι οι διάφορες λειτουργίες θα πρέπει να εκτελούνται σωστά. Είναι απαραίτητες οι αρμονικές σχέσεις μεταξύ ανθρώπων σε διαφορετικές θέσεις. Ο δομικός σχεδιασμός είναι ένα σημαντικό έργο που πρέπει να εξεταστεί προσεκτικά. Παρακάτω θα παρατίθενται τα κύρια σημεία στα οποία αναπτύσσεται ένας πλήρης σχεδιασμός.
Βήμα 1: Καθορισμός δραστηριοτήτων
Πρέπει να καθοριστούν οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας. Απαιτείται επίσης ο καθορισμός των λειτουργιών που πρέπει να εκτελεστούν για την επίτευξη διάφορων στόχων και οι ενέργειες που σχετίζονται με αυτές τις λειτουργίες. Χωρίς αυτό το στάδιο σχεδιασμού της οργανωτικής δομής, οι διευθυντές δεν θα μπορέσουν να πάρουν το επιθυμητό αποτέλεσμα.
Οι κύριες δραστηριότητες χωρίζονται σε έναν αριθμό υποτύπων κάθε κλάδου. Κατά τον ορισμό των ειδών, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι κανένα από αυτά δεν έχει ξεφύγει από την επικάλυψη δραστηριοτήτων και οι διάφορες λειτουργίες εκτελούνται με συντονισμένο τρόπο.
Βήμα 2: Ομαδοποίηση δραστηριοτήτων
Στενά σχετικές και παρόμοιες δραστηριότητες ομαδοποιούνται για τμήματα και βιομηχανίες. Ο συντονισμός μεταξύ των δραστηριοτήτων μπορεί να επιτευχθεί μόνο μέσω της κατάλληλης συσσώρευσης. Ομαδοποιημένες προβολέςοι δραστηριότητες μπορούν να ανατεθούν σε διαφορετικές θέσεις. Η παροχή κατευθύνσεων σε άτομα δημιουργεί εξουσία και ευθύνη. Αυτός ο παράγοντας στο σχεδιασμό των οργανωτικών δομών σας επιτρέπει να αυξήσετε τη σημασία ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου. Η εξουσία εκχωρείται στα κατώτερα επίπεδα διαφόρων τμημάτων και καθιερώνονται αρμοδιότητες.
Στάδιο 3: Ανάθεση Αρχής
Η ανάθεση είναι μια διοικητική διαδικασία όπου οι άνθρωποι κάνουν κάτι διαφορετικό καθιστώντας τους υπεύθυνους. Όταν δημιουργούνται διαφορετικές θέσεις εργασίας σε έναν οργανισμό, σε αυτά τα άτομα ανατίθεται μια θέση εργασίας. Για να ολοκληρώσετε τη δουλειά, χρειάζεστε εξουσία. Οι εξουσίες ανατίθενται σε διαφορετικά πρόσωπα σύμφωνα με την κατανομή των ευθυνών. Το τελικό στάδιο του σχεδιασμού της οργανωτικής δομής διαχείρισης θα πρέπει να αντικατοπτρίζει ξεκάθαρα αυτό. Κατά τη διαδικασία ανάθεσης εργασιών, δημιουργείται εξουσία στον οργανισμό, ένα σύστημα που καθορίζει ποιος θα αλληλεπιδράσει επίσημα με ποιον.
Χαρακτηριστικά ενός καλού συστήματος
Ο σχεδιασμός μιας οργανωτικής δομής υποδηλώνει ότι η δημιουργημένη συσκευή πρέπει να ανταποκρίνεται στις διάφορες ανάγκες και απαιτήσεις της εταιρείας. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι κάθε εταιρεία έχει τη δική της μοναδική μορφή διαχείρισης. Αν εξετάσουμε συνολικά τα χαρακτηριστικά, συνοψίζοντας, θα μοιάζουν με τα ακόλουθα.
1. Καθαρή γραμμή εξουσίας
Οι βασικές αρχές του σχεδιασμού δομών οργανωτικής διακυβέρνησης ξεκινούν με τη δημιουργία μιας βασικής ιεραρχίας. Πρέπει να υπάρχει μια σαφής γραμμή εξουσίας από πάνω προς τα κάτω. Η μεταβίβαση εξουσίας θα πρέπει να πραγματοποιείται σταδιακά και σύμφωνα με τη φύση της εργασίας που έχει ανατεθεί. Ολα μέσαΟι οργανισμοί πρέπει να έχουν πλήρη κατανόηση της εργασίας και της εξουσίας που ανατίθεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Ελλείψει αυτής της σαφήνειας, θα υπάρξει σύγχυση, διαφωνίες και συγκρούσεις.
2. Επαρκής ανάθεση εξουσίας
Τα καθήκοντα του σχεδιασμού των οργανωτικών δομών περιλαμβάνουν επιπλέον μια κατάλληλη κατανομή ευθυνών. Η ανάθεση εξουσίας πρέπει να συνάδει με την καθιερωμένη ευθύνη.
Εάν δεν υπάρχει αρκετή ισχύς για τη λήψη της εργασίας που έχει ανατεθεί, η εργασία δεν θα ολοκληρωθεί. Μερικές φορές οι διευθυντές αναθέτουν καθήκοντα σε υφισταμένους χωρίς να τους δίνουν την κατάλληλη εξουσία, γεγονός που υποδηλώνει έλλειψη λήψης αποφάσεων εκ μέρους τους. Οι ανεπαρκείς αναθέσεις θα δημιουργήσουν προβλήματα στους υφισταμένους, επειδή μπορεί να μην είναι σε θέση να ανταποκριθούν στην καθιερωμένη απαίτηση.
3. Λιγότερα επίπεδα διαχείρισης
Τα στοιχεία σχεδιασμού μιας οργανωτικής δομής θα πρέπει να αποφεύγουν πολύπλοκα μοτίβα. Στο μέτρο του δυνατού, είναι απαραίτητο να μειωθούν, αλλά εντός λογικών ορίων, τα επίπεδα διαχείρισης. Όσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός αυτών των επιπέδων, τόσο μεγαλύτερη είναι η καθυστέρηση στην πρόσβαση. Η μεταφορά των αποφάσεων από πάνω προς τα κάτω θα διαρκέσει περισσότερο.
Ομοίως, οι πληροφορίες από χαμηλότερα επίπεδα θα χρειαστούν πολύ χρόνο για να φτάσουν στην κορυφή. Ο αριθμός των επιπέδων διαχείρισης εξαρτάται από τη φύση και την κλίμακα των λειτουργιών. Δεν μπορεί να καθοριστεί συγκεκριμένος αριθμός δομών για κάθε πρόβλημα, αλλά θα πρέπει να καταβληθούν προσπάθειες για να περιοριστούν στο ελάχιστο. Αυτή η βελτιστοποίηση θα μειώσει το κόστοςώρα.
4. Εύρος ελέγχου
Η διαδικασία σχεδιασμού δομών οργανωτικής διακυβέρνησης θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει λειτουργίες εποπτείας. Ο βαθμός επίβλεψης αναφέρεται στον αριθμό των ατόμων που μπορεί να επιβλέπει άμεσα ένας διευθυντής. Ένα άτομο πρέπει να παρακολουθεί μόνο τον αριθμό των υφισταμένων με τους οποίους μπορεί να επικοινωνήσει απευθείας.
Ο αριθμός των ατόμων που θα επιβλέπονται δεν μπορεί να οριστεί καθολικά επειδή θα εξαρτηθεί από τη φύση της εργασίας. Πρέπει να καταβληθούν προσπάθειες για να παραμείνει υπό επιτήρηση μια καλά διαχειριζόμενη ομάδα, διαφορετικά θα υπάρξει αναποτελεσματικότητα και κακή απόδοση.
5. Απλότητα και ευελιξία
Οι προσεγγίσεις στο σχεδιασμό οργανωτικών δομών δεν πρέπει να γίνονται περίπλοκες. Δεν πρέπει να προσθέτετε περιττά επίπεδα ελέγχου. Μια καλή δομή θα πρέπει να αποφεύγει την ασάφεια και τη σύγχυση. Το σύστημα πρέπει επίσης να είναι ευέλικτο ώστε να προσαρμόζεται στις μεταβαλλόμενες ανάγκες.
Ενδέχεται να προκύψει επέκταση ή διαφοροποίηση, κάτι που θα απαιτούσε ανακατάταξη καθηκόντων και αρμοδιοτήτων. Η οργανωτική δομή πρέπει να μπορεί να ενσωματώνει νέες αλλαγές χωρίς να προσαρμόζει τα βασικά στοιχεία. Αυτό θα σας επιτρέψει να μην αλλάξετε όλες τις προηγούμενες διατάξεις.
Βασικά στοιχεία
Η ανάλυση οργανωτικού σχεδιασμού πρέπει να δείχνει τη στρατηγική ανάπτυξης ταλέντων της εταιρείας. Το εάν αυτή η ανάπτυξη επιτυγχάνει τον επιχειρηματικό στόχο εξαρτάται εν μέρει από την ισχύ του συνολικού εσωτερικού συστήματος. Ο οργανωσιακός σχεδιασμός δημιουργεί εργασιακές σχέσεις μεταξύ των ανθρώπων, θέτει όρια ευθύνης καικαθορίζει ποιος είναι υπόλογος σε ποιον.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι δομής μιας εταιρείας. Οι σωστές αρχές για το σχεδιασμό οργανωτικών δομών διαχείρισης πηγάζουν από τις ανάγκες και τις φιλοδοξίες της επιχείρησης. Με βάση αυτό, προωθούν τους κατάλληλους ανθρώπους.
1. Στρατηγική
Η καλύτερη προσέγγιση στο σχεδιασμό του οργανισμού λαμβάνει υπόψη τα στρατηγικά σχέδια της εταιρείας. Τέτοιες δραστηριότητες, εν τω μεταξύ, απορρέουν από το όραμα της εταιρείας. Αποστολή - ο λόγος ύπαρξης μιας επιχείρησης - ο σκοπός της.
Το όραμα είναι το υψηλότερο επίτευγμα της εταιρείας, η υλοποίηση των καθηκόντων που έχουν τεθεί. Όλες οι στρατηγικές επιχειρούν να πραγματοποιήσουν το όραμα και η οργανωτική δομή πρέπει να υποστηρίζει αυτές τις προσπάθειες. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που έχει αποφασίσει να επεκταθεί σε ξένες αγορές μπορεί να ενοποιηθεί σε γεωγραφικά τμήματα. Οι αλλαγές στη στρατηγική απαιτούν έναν ενημερωμένο δομικό σχεδιασμό
2. Περιβαλλοντικοί παράγοντες
Το επιχειρηματικό περιβάλλον στο οποίο εργάζονται οι εργαζόμενοι δεν μπορεί να αγνοηθεί από τους σχεδιαστές οργανισμών. Ένα απρόβλεπτο, ταχέως μεταβαλλόμενο σύστημα απαιτεί ευελιξία, προσαρμοστικότητα και συνεργασία μεταξύ των υπηρεσιών.
Σε μια τέτοια κατάσταση, ο σχεδιασμός της οργανωτικής δομής της διοίκησης μιας επιχείρησης μηχανικού τύπου θα περιορίσει την επιδεξιότητα και την ικανότητα ανταπόκρισης του προσωπικού. Αντίθετα, οι προγραμματιστές μπορούν να δημιουργήσουν ένα οργανικό, οριζόντιο σύστημα που ισοπεδώνει τα επίπεδα διακυβέρνησης και αποκεντρώνει τη λήψη αποφάσεων. Ταυτόχρονα, ένα σταθερό περιβάλλον επιτρέπει τη χρήση ελέγχων, καλά καθορισμένων εργασιών και κεντρικής εξουσίας σε μια μηχανιστική δομή.με τα κατακόρυφα επίπεδα αυξανόμενης ισχύος του.
3. Μέγεθος εταιρείας
Οι μικρές επιχειρήσεις με λίγα άτομα έχουν συχνά διαφορετικούς ρόλους, είναι άτυπες και δεν γράφουν πολλούς κανόνες. Εφόσον η εταιρεία αναδύεται οργανικά, θα ήταν λάθος να προσπαθήσουμε να της επιβάλουμε μια επίσημη, μηχανιστική δομή. Ο σχεδιασμός της οργανωτικής δομής και συστήματος σε αυτή την περίπτωση δεν πρέπει να περιλαμβάνει επιτακτικά και συντηρητικά στοιχεία διεξαγωγής εσωτερικών δραστηριοτήτων.
Αυτή θα ήταν μια άχρηστη ενέργεια. Επιπλέον, η περιττή γραφειοκρατία μπορεί να επηρεάσει τις λειτουργίες. Οι μεγάλοι οργανισμοί χρειάζονται περισσότερο έλεγχο και επίβλεψη. Μια μηχανιστική δομή δημιουργεί σαφή υπευθυνότητα και λογοδοσία και επομένως είναι κατάλληλη για εταιρείες με μεγάλο αριθμό εργαζομένων.
4. Ηλικία εταιρείας
Στην αρχή της ζωής μιας εταιρείας, το μικρό της μέγεθος παρέχει οργανικές δομικές ιδιότητες που προάγουν την ευελιξία και την ευελιξία. Καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται και επεκτείνεται, ξεκινά:
- μηχανοποιήστε προσθέτοντας κανόνες, πολιτικές και διαδικασίες;
- θέστε σαφώς καθορισμένους στόχους;
- εφαρμόστε εκτεταμένα συστήματα εσωτερικού ελέγχου και αλυσίδες εντολών.
Με λίγα λόγια, η ωριμότητα γεννά γραφειοκρατία. Όσο μεγαλύτερη είναι η εταιρεία, τόσο πιο πιθανό είναι το εσωτερικό σύστημα να γίνει δυσκίνητο, δημιουργώντας ένα εμπόδιο στην καινοτομία, την προσαρμοστικότητα και τις γρήγορες απαντήσεις. Η διαδικασία οργανωτικού σχεδιασμού πρέπει να λαμβάνει υπόψη τον βαθμό στον οποίο η παλιά εταιρεία χρειάζεται να αναδιαρθρωθεί για να μειώσειμηχανοποιημένο σύστημα. Διαφορετικά, μπορεί να προκύψουν σοβαρά προβλήματα διαχείρισης και προσωπικού.
Διαρθρωτικά έργα
Τα δομικά σχέδια έχουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους, επομένως οι σχεδιαστές πρέπει να εξετάζουν προσεκτικά κάθε βήμα. Δύο κοινά θέματα εδώ είναι οι λειτουργικές και οι διαιρέσεις. Η λειτουργική δομή δημιουργεί τμήματα σύμφωνα με δραστηριότητες όπως η παραγωγή, το μάρκετινγκ και τα οικονομικά.
Οι ομαδοποιημένες δραστηριότητες αυξάνουν την αποτελεσματικότητα, αλλά μπορούν να δημιουργήσουν εμπόδια μεταξύ των τμημάτων. Η δομή του τμήματος ομαδοποιεί τους ανθρώπους ανάλογα με το προϊόν, τον πελάτη ή τη γεωγραφική θέση, δημιουργώντας ουσιαστικά μικρές εταιρείες με τις δικές τους δυνατότητες μάρκετινγκ, οικονομικές και κατασκευαστικές. Αυτό διατηρεί τα τμήματα εστιασμένα και ανταποκρινόμενα, αλλά αντιγράφει την επιχειρηματική δραστηριότητα μεταξύ των τμημάτων και εντός της εταιρείας συνολικά.
Σχήμα τύπων ελέγχου
Το οργανόγραμμα είναι μια οπτική αναπαράσταση ενός επίσημου τύπου σχεδίου. Το σχέδιο δείχνει τη δομή της οργάνωσης, τις σχέσεις και τα σχετικά επίπεδα θέσεων σε κάθε κλάδο. Βοηθά στην οργάνωση του χώρου εργασίας περιγράφοντας την κατεύθυνση ελέγχου για τους υφισταμένους.
Ακόμη και μια μικρή επιχείρηση ενός ατόμου μπορεί να χρησιμοποιήσει κάποιο είδος οργανογράμματος για να δει ποιες λειτουργίες πρέπει να γίνουν. Αυτός ο σχεδιασμός και το όραμα δομούν την εργασία και βοηθούν στην υλοποίηση όλων των εργασιών και στην επίλυση αναδυόμενων προβλημάτων επικοινωνίας.προβλήματα.
Οι οργανογράμματα προσφέρουν τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
- Επικοινωνήστε αποτελεσματικά οργανωτικές, υπηρεσίες και εταιρικές πληροφορίες.
- Επιτρέψτε στους διευθυντές να λαμβάνουν αποφάσεις για τους πόρους, να παρέχουν τη βάση για τη διαχείριση αλλαγών και να επικοινωνούν επιχειρησιακές πληροφορίες σε ολόκληρο τον οργανισμό.
- Ό,τι εξαρτάται από την επιχείρηση θα πρέπει να γίνεται με διαφανή και προβλέψιμο τρόπο.
- Παρέχει μια γρήγορη αντικατάσταση για επίσημες επιχειρηματικές ιεραρχίες.
- Λέει σε όλους στον οργανισμό ποιος είναι υπεύθυνος για τι και ποιος αναφέρει σε ποιον.
Υπάρχουν, φυσικά, μερικοί περιορισμοί στις προβολές σχεδιασμού οργανισμού:
- Είναι στατικές και άκαμπτες, συχνά ξεπερασμένες καθώς οι εταιρείες αλλάζουν και περνούν από φάσεις ανάπτυξης.
- Δεν βοηθούν στην κατανόηση του τι πραγματικά συμβαίνει σε έναν άτυπο οργανισμό. Η πραγματικότητα είναι ότι οι οργανισμοί είναι συχνά αρκετά χαοτικοί.
- Δεν μπορούν να αντεπεξέλθουν στην αλλαγή των εταιρικών ορίων λόγω της εξωτερικής ανάθεσης, της τεχνολογίας πληροφοριών, των στρατηγικών συμμαχιών και της οικονομίας του δικτύου.
Στα αρχικά στάδια, μια επιχείρηση μπορεί να αποφασίσει να μην δημιουργήσει μια επίσημη οργανωτική δομή. Ωστόσο, η επιχείρηση πρέπει να υπάρχει ακόμη και χωρίς ένα σαφώς καθορισμένο σχέδιο για να είναι επιτυχής η πορεία ανάπτυξης. Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις βρίσκουν τα οργανογράμματα χρήσιμα καθώς βοηθούν τον ιδιοκτήτη ή τον διευθυντή να παρακολουθεί την ανάπτυξη και την αλλαγή σε κάθε κλάδο και κατεύθυνση.
Συμπέρασμα
Αυτή η σχεδιαστική προσέγγιση οδηγεί σε σημαντικές βελτιώσεις στην ποιότητα, την εξυπηρέτηση πελατών,χρόνος κύκλου, μειωμένος τζίρος και απουσίες, αύξηση παραγωγικότητας από 25 σε τουλάχιστον 50%. Τα καλά νέα είναι ότι το σχέδιο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σχεδόν οποιοδήποτε είδος και μέγεθος επιχείρησης. Ο χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωση του σχεδιασμού ποικίλλει ανάλογα με τη φύση, το μέγεθος και τους πόρους της επιχείρησης. Μεγάλα και πολύπλοκα έργα μπορούν να ολοκληρωθούν εντός ημερών. Οι μικρές επιχειρήσεις απαιτούν πολύ λιγότερο χρόνο και πόρους.
