Είναι πολύ εύκολο να μπερδευτείς στον κύκλο των γεγονότων της ζωής. Τα παιδιά διδάσκονται να κατανέμουν σωστά τον χρόνο τους από τους ενήλικες, οι οποίοι συχνά αναβάλλουν τα πάντα για αργότερα. Κατά κανόνα, αυτό το "αργότερα" δεν έρχεται ποτέ. Όλες οι προγραμματισμένες υποθέσεις παραμερίζονται ομαλά από άλλους και στο τέλος μετατρέπονται σε ένα συνεχές κομμάτι ανεπίλυτων εργασιών.
Το πρόβλημα τις περισσότερες φορές δεν έγκειται στον αριθμό των υποθέσεων, αλλά σε ένα παράλογα καταρτισμένο χρονοδιάγραμμα. Οι άνθρωποι δεν δίνουν τη δέουσα προσοχή στον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων τους. Όμως, έχοντας ξοδέψει πολύ προσωπικό χρόνο για να μάθετε τα βασικά της διαχείρισης χρόνου, μπορείτε να εξοικονομήσετε σημαντικά χρόνο στο μέλλον. Τότε στη ζωή θα υπάρχει ένα μέρος όχι μόνο για αιώνια προβλήματα, αλλά και για εσάς και την οικογένειά σας. Μία από τις απλούστερες και πιο αποτελεσματικές τεχνικές σχεδιασμού είναι η αρχή του Αϊζενχάουερ.
Ποια είναι η ουσία της τεχνικής;
Η αρχή του πίνακα Eisenhower είναι η αρμόδια κατανομή των εργασιών ανάλογα με τον βαθμό της σπουδαιότητάς τους. Βοηθά να αναλύσουμε ολόκληρη τη λίστα εργασιών σε σημαντικές και μη σημαντικές, επείγουσες και όχι πολύ σημαντικές. Χρησιμοποιώντας τον πίνακα, μπορείτε να προσδιορίσετε τη χρονική περίοδο που θα χρειαστεί για την επίλυση του προβλήματος,Άλλωστε, κάτι απαιτεί περισσότερη προσοχή και μερικά πράγματα δεν αξίζουν πέντε λεπτά που ξοδεύετε για αυτά.
Για να πετύχετε, πρέπει να ακολουθήσετε έναν συγκεκριμένο αλγόριθμο. Η σειρά των απαραίτητων ενεργειών εξαρτάται από την προτεραιότητα των εργασιών. Κατά κανόνα, διάφοροι παράγοντες παρεμβαίνουν στη συγκέντρωση σε έναν στόχο: προσωπικά προβλήματα, άνθρωποι γύρω σας, συνήθειες κ.λπ. Η μέθοδος Eisenhower μπορεί να σας βοηθήσει να απαλλαγείτε από αδυναμίες και να εστιάσετε μόνο σε χρήσιμες ενέργειες.
Πώς προέκυψε αυτή η αρχή, ποιος τη διαμόρφωσε;
Ο τριάντα τέταρτος Πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών της Αμερικής, Ντουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ, τεκμηρίωσε την περιγραφόμενη αρχή της διαχείρισης του χρόνου. Ο πολιτικός δεν μπορούσε να αφήσει ούτε ένα έργο άλυτο, έτσι προσπάθησε να κάνει το πρόγραμμά του όσο το δυνατόν πιο ορθολογικό και βελτιστοποιημένο. Ως αποτέλεσμα, ο Αϊζενχάουερ μετέτρεψε όλες τις εργασίες σε μια μήτρα.
Σήμερα, οι υπάλληλοι γραφείου, τα διευθυντικά στελέχη και τα ανώτερα στελέχη χρησιμοποιούν τη μέθοδο του προέδρου. Αυτό υποδηλώνει ότι αυτός ο τρόπος ιεράρχησης είναι πραγματικά αποτελεσματικός και σχετικός.
Τι είναι ο Dwight Eisenhower Matrix;
Το τετράγωνο του Αϊζενχάουερ (ή οι αρχές του χρονικού σχεδιασμού) βασίζεται στην κατασκευή μιας μήτρας. Οι βάσεις του πίνακα είναι ο άξονας σπουδαιότητας (τετμημένη) και ο άξονας του επείγοντος (τεταγμένη). Η αμοιβαία τομή τους δίνει τέσσερα τετράγωνα, καθένα από τα οποία είναι γεμάτο με εργασίες, ανάλογα με την κατανομή τους.
Έτσι, για αρχή, θα πρέπει να αποφασίσετε τι είναι σημαντικό και τι επείγον. Τα σημαντικά πράγματα έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην επίτευξηαποτέλεσμα, και οι επείγουσες εργασίες απαιτούν άμεση εκτέλεση. Γενικά, σχηματίζεται μια εικόνα που δίνει μια πλήρη εικόνα της κατάστασης.
Το Matrix θα σας επιτρέψει να ορίσετε τις σωστές προτεραιότητες - τι μπορεί να περιμένει και τι δεν θα καθυστερήσει.
Τι είναι στο τετράγωνο Α;
Το πρώτο τετράγωνο, που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία, ονομάζεται τετράγωνο A. Οι πιο σημαντικές και επείγουσες εργασίες είναι γραμμένες σε αυτό το κελί. Στην ιδανική περίπτωση, αυτό το τετράγωνο θα πρέπει να είναι άδειο, καθώς ένας ορθολογικά κατανεμημένος χρόνος σάς επιτρέπει να αποφύγετε κατ' αρχήν την παρουσία περιπτώσεων αυτού του είδους.
Κύρια θέματα περιλαμβάνουν:
- προβλήματα υγείας που εμφανίζονται συνήθως στις πιο ακατάλληλες στιγμές;
- τι μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην απόδοση;
- πράγματα που, αν δεν γίνουν, θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε νέα προβλήματα.
Ο αυτοέλεγχος ενός ανθρώπου ευθύνεται για την πληρότητα αυτού του τετραγώνου. Άλλωστε, αν εμφανίζονται νέες περιπτώσεις στο κελί Α κάθε μέρα, η αρχή του Eisenhower δεν θα βοηθήσει. Εδώ θα πρέπει καταρχήν να στραφείτε στη διαχείριση χρόνου, αλλά πρώτα πρέπει να ασχοληθείτε με όλες τις περιπτώσεις που θα γεμίσουν το τετράγωνο Α στο εγγύς μέλλον.
Παρά την υψηλότερη προτεραιότητα αυτού του τετραγώνου, είναι δυνατό να μεταφέρετε τη λύση των προβλημάτων που γεμίζουν το κελί σε κάποιον άλλο. Αλλά αυτό γίνεται μόνο εάν αυτό είναι δυνατό, και τα πράγματα δεν απαιτούν απαραίτητα προσωπική συμμετοχή.
Τι εργασίες σημαίνει το τετράγωνοΣε;
Αυτό το μέρος της μήτρας είναι γεμάτο με καθημερινές δραστηριότητες. Κατά κανόνα, όλα όσα αξίζουν τη μεγαλύτερη προσοχή περιλαμβάνονται εδώ. Αυτά είναι σημαντικά, αλλά όχι επείγοντα θέματα, τα περισσότερα από τα οποία σχετίζονται με την κύρια δραστηριότητα ενός ατόμου. Ο χαμηλός επείγων χαρακτήρας των εργασιών θα σας επιτρέψει να μην πάρετε ξαφνικές αποφάσεις και μια εποικοδομητική και λογική προσέγγιση θα καταστήσει δυνατή την ολοκλήρωση όλων των εργασιών πιο αποτελεσματικά.
Τα άτομα που επιλύουν κυρίως προβλήματα Τεταρτοταγούς Β είναι πιο παραγωγικά. Με καλά εργασιακά αποτελέσματα, τέτοιοι άνθρωποι έχουν αρκετό χρόνο για την προσωπική τους ζωή, δεν βιώνουν συνεχές άγχος. Αυτό το τετράγωνο αποτελείται από εργασίες που είναι μικρής σημασίας και, ίσως, σε κάποιο βαθμό καθημερινές, αλλά από αυτές αποτελείται κυρίως η ανθρώπινη δραστηριότητα.
Οι εργασίες από τον τομέα Β έχουν ισχυρό αντίκτυπο τόσο στο ηθικό όσο και στην υλική κατάσταση. Αυτά είναι τα αθλήματα, η διατροφή, ο ύπνος, η μελέτη και οι δραστηριότητες εργασίας - αυτά τα πράγματα που δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς, αλλά συνήθως δίνουν τη λιγότερη προσοχή, αφήνοντας πολλά να περάσουν από μόνα τους.
Ποιες είναι οι περιπτώσεις στο τετράγωνο C;
Το τετράγωνο C περιλαμβάνει εκείνα τα πράγματα που δεν σας φέρνουν πιο κοντά στον αγαπημένο σας στόχο, αλλά, αντίθετα, επιβραδύνουν τα γεγονότα, αναβάλουν την υλοποίηση πραγματικά σημαντικών εργασιών. Τις περισσότερες φορές απαιτούν μια επείγουσα επένδυση χρόνου, αλλά αποσπούν την προσοχή και παρασύρουν. Εδώ είναι σημαντικό να θυμάστε πάντα τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων και των στόχων σας και να μην μεταβαίνετε στο δευτερεύον.
Σε αυτόν τον τομέα, μπορείτε να συμπεριλάβετε με ασφάλεια τις δουλειές του σπιτιού και τις υποσχέσεις που δόθηκαν σε κάποιον. Σε γενικές γραμμές, αυτό δεν είναι τόσο πολύσημαντικό ως επείγον.
Τι είναι στο τετράγωνο D;
Για άτομα που δεν ξέρουν πώς να προγραμματίζουν σωστά τον χρόνο τους, τα πράγματα από αυτό το τετράγωνο χρειάζονται τον περισσότερο χρόνο. Αυτά τα καθήκοντα μπορούν μάλλον να ονομαστούν όχι προβλήματα, αλλά ευχάριστες ανησυχίες, οι οποίες, επιπλέον, δεν αποφέρουν απολύτως κανένα ορθολογικό όφελος. Η επιρροή του τετραγώνου D πρέπει, αν δεν εξαλειφθεί, τουλάχιστον να μειωθεί.
Μην αντικαθιστάτε την ξεκούραση με άσκοπη παρακολούθηση των κοινωνικών δικτύων, παρακολούθηση τηλεοπτικών εκπομπών ή σειρών, κενή κουβέντα στο τηλέφωνο. Ο ελεύθερος χρόνος μπορεί επίσης να αφιερωθεί προς όφελος του εαυτού σας και των άλλων: της οικογένειας, των αγαπημένων προσώπων και των φίλων.
Πού χρησιμοποιείται η αρχή του Dwight Eisenhower;
Η περιγραφόμενη μέθοδος κατανομής εργασιών χρησιμοποιείται όχι μόνο για τον εξορθολογισμό του χρόνου. Η ταχεία ανάλυση σύμφωνα με την αρχή του Eisenhower χρησιμοποιείται, για παράδειγμα, για τον προσδιορισμό των απαραίτητων λειτουργιών των εγκαταστάσεων λιανικής. Η βελτίωση του προϊόντος σε όλα τα στάδια του κύκλου ζωής ονομάζεται ανάλυση λειτουργικού κόστους (FSA). Αυτή η αρχή συνδυάζει οικονομικές και τεχνικές μεθόδους για τον προσδιορισμό της αναλογίας των ιδιοτήτων του προϊόντος με το κόστος του. Το τελευταίο πρέπει να είναι λογικό και να αποδίδει.
Τι είναι η αρχή του Eisenhower στο FSA, που μελετήθηκε από πολλούς ειδικούς από χώρες με οικονομίες αγοράς: Γαλλία, Γερμανία, Μεγάλη Βρετανία, ΗΠΑ. Ως αποτέλεσμα, διαπιστώθηκε ότι για να προσδιοριστεί το εύρος των σχετικών λειτουργιών του αντικειμένου,Είναι σημαντικό να τηρούνται οι αναλογίες μεταξύ της αναγκαιότητας και του κόστους τους. Η αρχή του Eisenhower στο FSA είναι η ανάλυση του προϊόντος και η κατανομή των ιδιοτήτων του σε τρεις κατηγορίες:
- Κατηγορία A. Κύριες ή θεμελιώδεις λειτουργίες: ο άμεσος σκοπός των αγαθών, η παροχή των οποίων απαιτεί περισσότερα κεφάλαια.
- Κατηγορία Β. Δευτερεύοντα χαρακτηριστικά προϊόντος που σχετίζονται με το κύριο. Η παρουσία τέτοιων προσθηκών είναι ευπρόσδεκτη, αλλά η απουσία δεν επηρεάζει υπερβολικά τις πωλήσεις.
- Κατηγορία Γ. Επιπλέον χαρακτηριστικά, η απουσία των οποίων δεν θα επηρεάσει σε καμία περίπτωση την ποιότητα του προϊόντος. Αποφεύγοντας να ξοδεύετε πρόσθετα που είναι εντελώς περιττά, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολλά.
Ασκώντας την Αρχή του Αϊζενχάουερ
Δεν είναι απολύτως απαραίτητο να διανείμετε εργασίες ακριβώς με τη μορφή μήτρας - σε ένα τετράγωνο, αλλά στην αρχή μπορείτε να κάνετε ακριβώς αυτό για να εξασφαλίσετε ορατότητα. Είναι βολικό να μετατρέψετε την τυπική προβολή της μήτρας σε πολλές λίστες ή ένα γενικό σχέδιο, όπου οι περιπτώσεις από διαφορετικά τετράγωνα επισημαίνονται με χρώμα. Έτσι, για παράδειγμα, τόσο επείγουσες όσο και σημαντικές εργασίες (τετράγωνο Α) μπορούν να γραφτούν με κόκκινο μελάνι, σημαντικές αλλά όχι επείγουσες με πράσινο (τομέας Β), ασήμαντες αλλά επείγουσες εργασίες (τετράγωνο C) με μπλε και μαύρο - ασήμαντες και μη επείγων. Ταυτόχρονα, ο βαθμός σημασίας μιας συγκεκριμένης περίπτωσης θα πρέπει να αξιολογείται όχι στο μυαλό, αλλά στα χαρτιά. Έτσι διαμορφώνονται οι εργασίες και η εκτέλεσή τους γίνεται πιο πραγματική.
Γιατί πρέπει να χρησιμοποιηθεί αυτή η μέθοδος;
ΑρχήΟ Dwight Eisenhower μπορεί να σας βοηθήσει να αλλάξετε τη ζωή σας όσον αφορά τον εξορθολογισμό του προσωπικού σας χρόνου. Η χρήση αυτής της μεθόδου σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο σε περιττές εργασίες και να εστιάσετε στα πιο πολλά υποσχόμενα πράγματα, καθώς και να αφιερώνετε αρκετό χρόνο στη σωστή ξεκούραση, αποφεύγοντας τους λεγόμενους σπάταλους χρόνου: τηλεόραση, άσκοπη περιπλάνηση στις εκτάσεις του Ιστού και τα παρόμοια.
Ένα άτομο που εφαρμόζει τις αρχές της διαχείρισης χρόνου στις καθημερινές του δραστηριότητες είναι όχι μόνο πιο επιτυχημένο από τους άλλους, σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, αλλά και πιο υγιές, καθώς δεν βιώνει συνεχές άγχος που σχετίζεται με συμφόρηση και συνεχείς προθεσμίες. Ο καθορισμός προτεραιοτήτων (αρχή Eisenhower ή οποιαδήποτε άλλη) θα βοηθήσει στη βελτιστοποίηση των δραστηριοτήτων της ζωής σας σε όλους τους τομείς.
