Σε διάφορους τομείς δραστηριότητας φυσικών και νομικών προσώπων, χρησιμοποιείται το σύστημα ταξινόμησης εγγράφων που έχει εγκριθεί στην επικράτεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Η σύνταξη, η αποθήκευση, η κυκλοφορία και η χρήση των εγγράφων πραγματοποιείται από μια τέτοια πειθαρχία όπως η εργασία γραφείου. Σε αυτό το άρθρο θα μελετήσουμε όλες τις πτυχές του. Εξετάστε την έννοια και την ταξινόμηση των εγγράφων, τη λειτουργικότητά τους και άλλες πτυχές του ζητήματος.
Εργασίες γραφείου: γενικές διατάξεις
Αρχικά, θα πρέπει να σημειωθεί ότι η υποστήριξη τεκμηρίωσης είναι ένας ειδικός τομέας δραστηριότητας, ο οποίος συνίσταται στον σχεδιασμό, τη διαμόρφωση, την αποθήκευση και την επεξεργασία των χαρτιών. Από τον τρόπο εμφάνισης του εγγράφου και τις πληροφορίες σε αυτό, τον τρόπο οργάνωσης της εργασίας με αυτό, εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την επικαιρότητα και την ορθότητα της λήψης μιας ή άλλης απόφασης διαχείρισης, η οποία έχει κάποιο βαθμό σημασίας. Τα έγγραφα λαμβάνουν υπόψη και αντικατοπτρίζουν τις δραστηριότητες επιχειρήσεων, εταιρειών, εταιρειών. Σε αυτή την σύνδεσηΗ τήρηση αρχείων λειτουργεί ως επιταγή του νόμου. Κατά τη διαδικασία των ελέγχων, πρώτα απ' όλα αυτά τα έγγραφα που καταγράφουν τις δραστηριότητες της εταιρείας υπόκεινται σε αναθεώρηση.
Νομοθετικό Πλαίσιο
Πριν αναλύσετε τους τύπους των εγγράφων και την ταξινόμησή τους, καλό είναι να εξοικειωθείτε με το νομοθετικό πλαίσιο. Έτσι, ο ομοσπονδιακός νόμος, ο οποίος ρυθμίζει τις πληροφορίες και την προστασία τους, θεσπίζει την υποχρέωση τεκμηρίωσης των πληροφοριών και ορίζει ορισμένες βασικές ρυθμίσεις. Η ονομαζόμενη κανονιστική πράξη προορίζεται επίσης να ρυθμίσει τις σχέσεις που προκύπτουν κατά την ανάπτυξη και την επακόλουθη χρήση των τεχνολογιών της πληροφορίας. Σημειώνεται ότι η υποχρεωτική τεκμηρίωση καθορίζεται από άλλους νόμους. Ειδικότερα, ο Αστικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας καθορίζει το νομικό πλαίσιο για τις δραστηριότητες και την αντίστοιχη διαδικασία για τις εργασίες γραφείου. Ο φορολογικός κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας θεσπίζει τυπικά φορολογικά έγγραφα, τα οποία αποτελούν επίσης μία από τις ταξινομήσεις εγγράφων. Μέσω αυτών παρέχεται λογιστική για την εμπορική εργασία ιδιωτών και οργανισμών, καθώς και η επικαιρότητα των εκπτώσεων των πληρωμών φόρων και τελών στον κρατικό προϋπολογισμό.
Εκτός αυτού, ο ισχύων Νόμος ορίζει δείγματα χαρτιών. Έτσι, ο Αστικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας προβλέπει απαιτήσεις για το περιεχόμενο και τη σύνθεση των συστατικών συμβάσεων, συμφωνιών, χάρτες κ.λπ. Οι κανονισμοί καθορίζουν τα έντυπα αυτών των εγγράφων που πρόκειται να αποσταλούν χρησιμοποιώντας τις διάφορες μεθόδους που χρησιμοποιούνται σήμερα.
Ταξινόμηση εγγράφων RF
Αξίζει να σημειωθεί ότι το διοικητικό σύστημα εργασίας γραφείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνει μια ταξινόμηση πολυεπίπεδης φύσης. Συνιστάται να το εξετάσετε με περισσότερες λεπτομέρειες. Η κύρια ταξινόμηση των εγγράφων προϋποθέτει την παρουσία των ακόλουθων στοιχείων:
- Οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα. Συνιστάται να συμπεριλάβετε εδώ αποφάσεις, πρωτόκολλα, οδηγίες, χάρτες, εντολές, διατάξεις.
- Έγγραφα αναφοράς και πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην ταξινόμηση εγγράφων γενικής φύσης. Μιλάμε για πιστοποιητικά, υπομνήματα, πράξεις, τηλεγραφήματα, επιστολές κ.ο.κ.
- Σύμφωνα με το προσωπικό. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτή η ταξινόμηση των εγγράφων περιλαμβάνει δηλώσεις, βιβλία εργασίας, χαρακτηριστικά, συμβάσεις, παραγγελίες κ.λπ.
Είναι σύνηθες να ξεχωρίζουμε τέτοιες μορφές εγγράφων όπως μεμονωμένα, πρότυπα και τυπικά. Τα δείγματα που παρουσιάζονται αποτελούν την ταξινόμηση των εγγράφων ανά σκοπό.
Άλλοι τύποι εγγράφων
Αξίζει να γνωρίζετε ότι τα έγγραφα μπορεί να είναι απλά ή πολύπλοκα σε περιεχόμενο. Η ταξινόμηση των λογιστικών εγγράφων στον τόπο αποδοχής συνεπάγεται την παρουσία εξωτερικών και εσωτερικών εγγράφων. Κρίνοντας από την προέλευση, διακρίνουν προσωπικά και επίσημα έγγραφα. Σύμφωνα με τη διάρκεια ζωής, συνηθίζεται να ταξινομούνται οι τίτλοι σε μόνιμους, καθώς και περισσότερο ή λιγότερο από 10 χρόνια. Σύμφωνα με το σήμα της δημοσιότητας, έχει υιοθετηθεί ειδική ταξινόμηση των κανονιστικών εγγράφων, η οποία συνεπάγεται την παρουσία απόρρητων και μη εγγράφων. Να προστεθεί ότι η πρώτη ομάδα περιλαμβάνει εμπιστευτικές και πλήρωςμυστικά έγγραφα. Σύμφωνα με τη μέθοδο εγγραφής, συνηθίζεται να γίνεται διάκριση μεταξύ ήχου, χειρόγραφου, ηλεκτρονικού, γραφικού, φωτογραφικού και φιλμ, κ.λπ. Η τελευταία ομαδοποίηση ονομάζεται επίσης ταξινόμηση εγγράφων κατά χαρακτηριστικά.
Επείγοντα και μη επείγοντα έγγραφα
Οι τίτλοι μπορούν να ταξινομηθούν σε επείγουσες και μη επείγουσες. Σύμφωνα με τα στάδια, είναι συνηθισμένο να διακρίνονται προσχέδια, αποσπάσματα, πρωτότυπα (με άλλα λόγια, πρωτότυπα), καθώς και αντίγραφα. Τα έγγραφα κρατικού χαρακτήρα περιλαμβάνονται σε ξεχωριστή κατηγορία. Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, οι εξουσιοδοτημένες δομές εκδίδουν οδηγίες, εντολές, οδηγίες, εντολές, ψηφίσματα, διατάγματα και αποφάσεις.
Κύρια τεκμηρίωση
Συνιστάται να εξετάσετε ξεχωριστά μια μάλλον ογκώδη κατηγορία βασικών εγγράφων. Αυτό περιλαμβάνει έγγραφα με βασικές πληροφορίες που λαμβάνονται κατά τη διαδικασία έρευνας, ανάπτυξης, παρατήρησης και άλλων κοινωνικών δραστηριοτήτων. Σημειώνεται ότι η πρωτογενής τεκμηρίωση στο λογιστήριο διαμορφώνεται κατά την εκτέλεση πράξεων οικονομικής σημασίας. Λειτουργεί ως απόδειξη ή απόδειξη ορισμένων γεγονότων που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί. Η ομάδα των πηγών εγγράφων περιλαμβάνει, για παράδειγμα, πιστοποιητικά, πράξεις, τιμολόγια, εντάλματα και ούτω καθεξής. Για τα περισσότερα από αυτά εγκρίνονται ειδικά ενοποιημένα έντυπα. Για παράδειγμα, μέχρι σήμερα, έχουν δημιουργηθεί ειδικές μορφές εγγράφων για τη λογιστική για εμπορικές πράξεις, πάγια στοιχεία ενεργητικού, διακανονισμούς σε μετρητά και εργασία.
Λεπτομέρειες εγγράφου
Εάν δεν υπάρχει ενοποιημένη φόρμα για ένα συγκεκριμένο χαρτί, σχηματίζεται εσωτερική φόρμα στην εταιρεία. Ωστόσο, σε κάθε περίπτωση, ορισμένες λεπτομέρειες πρέπει να υπάρχουν εκεί:
- Όνομα εγγράφου.
- Ημερομηνία σύνταξης.
- Όνομα οργανισμού.
- Η ουσία της λειτουργίας οικονομικής σημασίας.
- Συσκευές μέτρησης.
- Λίστα υπαλλήλων που ενεργούν ως υπεύθυνοι.
- Προσωπικές υπογραφές εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων.
Εσωτερική εργασία γραφείου
Σύμφωνα με τις οδηγίες της διοίκησης της δομής και με πρωτοβουλία των προϊσταμένων των ανεξάρτητων τμημάτων, η ανάπτυξη διαφόρων διατάξεων είναι σχετική. Αυτή η ομαδοποίηση εγγράφων περιλαμβάνει τυπικές και μεμονωμένες πράξεις. Να σημειωθεί ότι το περιεχόμενο του τελευταίου αφορά πρωτίστως διοικητικές μονάδες, τμήματα, εργαστήρια που εντάσσονται στην οργανωτική δομή της εταιρείας. Η τυπική τεκμηρίωση, κατά κανόνα, αφορά τα εργαστήρια της κύριας παραγωγής.
Πρέπει να γνωρίζετε ότι το σχέδιο κανονισμού διαμορφώνεται από τον ανάδοχο και στη συνέχεια συμφωνείται με το νομικό τμήμα της εταιρείας. Εάν προκύψουν αντιρρήσεις ή σχόλια, αναφέρονται σε ξεχωριστό χαρτί ή σε δεύτερο αντίγραφο του τρέχοντος. Η βασική πράξη διοικητικής φύσης στην επιχείρηση είναι η εντολή του διευθυντή. Με τη βοήθεια αυτού του εγγράφου, μπορούν να καταρτιστούν η διαδικασία για τη δραστηριότητα της δομής, αποφάσεις και οδηγίες, διάφορα είδη εκδηλώσεων, τα αποτελέσματα των εργασιών ή τα αποτελέσματα των ελέγχων.
Αναφορά, επεξηγηματική και υπηρεσιακή σημείωση
Μνημόνιο είναι ένα έγγραφο που δηλώνει ένα συγκεκριμένο γεγονός ή θέμα, συμπέρασμα ή πρόταση. Αξίζει να γνωρίζετε ότι μπορεί να σταλεί στη διοίκηση του οργανισμού ή σε ανώτερη δομή. Ένα σημείωμα πρέπει να νοείται ως ένας τύπος επιστολής, μια από τις μορφές του εσωτερικού τύπου αλληλογραφίας σε μια εταιρεία. Κατά κανόνα, αποστέλλεται από δομικά τμήματα σε απολύτως οποιονδήποτε αποδέκτη της εταιρείας. Η εξαίρεση εδώ είναι η άμεση καθοδήγηση. Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι ένα σημείωμα μπορεί να αποσταλεί και από συγκεκριμένο στέλεχος της εταιρείας. Το έγγραφο με το όνομα μπορεί να οριστεί ως ενημερωτικό, προληπτικό ή ως αναφορά.
Ένα επεξηγηματικό σημείωμα θα πρέπει να θεωρείται ως έγγραφο που χρησιμεύει ως επεξήγηση του περιεχομένου ορισμένων διατάξεων της κύριας πράξης (πρόγραμμα, έκθεση, σχέδιο). Επιπλέον, μπορεί να εξηγήσει τους λόγους μη εκπλήρωσης των οδηγιών της ηγεσίας ή παραβίασης της πειθαρχίας.
Οδηγίες
Οι οδηγίες ταξινομούνται αυτήν τη στιγμή σε δύο ομάδες. Τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στην πρώτη κατηγορία ρυθμίζουν τη διαδικασία εκτέλεσης μιας συγκεκριμένης διαδικασίας σε μια επιχείρηση, στην οποία συμμετέχουν υπάλληλοι, τμήματα κ.λπ. Πρέπει να σημειωθεί ότι οι περιγραφές θέσεων εργασίας (η δεύτερη ομάδα) είναι που καθορίζουν τα δικαιώματα, τα καθήκοντα, τις ευθύνες και τη λειτουργικότητα συγκεκριμένων εργαζομένων. Αυτά τα έγγραφα μπορούν να χρησιμεύσουν ως επεξήγηση της διαδικασίας σύμφωνα με την οποία θα πρέπει να εκτελούνται οι οδηγίες διαταγών και νόμων (διατάγματα, εντολές κ.λπ.). Θα πρέπει να προστεθεί ότι οι περιγραφές θέσεων εργασίαςμπορεί να είναι σταθερής ή μόνιμης διάρκειας. Ωστόσο, οι τίτλοι αορίστου χρόνου επανεξετάζονται και επανεξετάζονται κάθε 3-5 χρόνια ούτως ή άλλως.
Συμπέρασμα
Λοιπόν, εξετάσαμε την έννοια, τις κύριες ταξινομήσεις των τίτλων και άλλες πτυχές του θέματος. Συμπερασματικά, πρέπει να σημειωθεί ότι σήμερα η εργασία γραφείου στην επικράτεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας είναι μια αρκετά ανεπτυγμένη κατηγορία. Στο παρόν στάδιο της ανθρώπινης ζωής, αυτή η δραστηριότητα περιλαμβάνει τη διασφάλιση της ικανής και έγκαιρης διαμόρφωσης των απαραίτητων εγγράφων, καθώς και την οργάνωση εργασιών με πράξεις (δηλαδή λήψη, μετάδοση, επεξεργασία, προετοιμασία, έλεγχος, αποθήκευση, εγγραφή, συστηματοποίηση, προετοιμασία αρχειοθέτηση και καταστροφή). Η ρύθμιση της τεχνολογίας γραφείου εφαρμόζεται σύμφωνα με μια σειρά από τομείς. Συνιστάται να συμπεριληφθεί η τυποποίηση, η νομοθετική ρύθμιση, καθώς και η διαμόρφωση νομικών και κανονιστικών και μεθοδολογικών πράξεων εθνικής σημασίας.
Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, η οργάνωση και η επακόλουθη τήρηση αρχείων απαιτούν την υποχρεωτική παρουσία ειδικών δεξιοτήτων και επαγγελματικών γνώσεων. Έτσι, για την υλοποίηση αυτής της εργασίας σε εταιρείες δημιουργούνται κατάλληλα τμήματα ή υπηρεσίες. Αξίζει να σημειωθεί ότι στις μικρές επιχειρήσεις, οι γραμματείς ασχολούνται με εργασίες γραφείου και οι υπάλληλοι εξουσιοδοτημένοι από τον επικεφαλής είναι υπεύθυνοι για την κατάσταση των εγγράφων της επιχείρησης. Σε κάθε περίπτωση, κάθε ομαδοποίηση εγγράφων πρέπει να έχει τη θέση της. Συνήθως αποθηκεύονται σε ειδικά πυρίμαχα ντουλάπια. ΚαιΤέλος, οι εργαζόμενοι ενδέχεται να υπόκεινται σε πειθαρχικές κυρώσεις για ακατάλληλη τήρηση αρχείων. Αυτό πρέπει να το θυμάστε κατά την εφαρμογή της γνώσης στην πράξη.
