Ο εσωτερικός έλεγχος και ο έλεγχος πρέπει να κατέχουν υπερηφάνεια σε κάθε εταιρεία που έχει περιορισμένους πόρους και δεν θέλει να χρεοκοπήσει. Στην απεραντοσύνη της Ρωσίας, αυτή η πτυχή δεν χάνει τη σημασία της τόσο από νομοθετική όσο και από θεσμική και επαγγελματική άποψη. Τι είναι λοιπόν ένας οργανισμός εσωτερικού ελέγχου;
Ασχολίαση με την ορολογία
Ας προσέξουμε τις βασικές έννοιες και πρώτα από όλα θα αναλύσουμε τι είναι εσωτερικός έλεγχος. Αυτή η φράση χρησιμοποιείται για να υποδηλώσει δραστηριότητες που ρυθμίζονται από εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού για τον έλεγχο διαφόρων πτυχών του έργου της δομής και των μονάδων διαχείρισης, οι οποίες εκτελούνται από εκπροσώπους του εξουσιοδοτημένου φορέα εντός του καθιερωμένου πλαισίου.
Ο τελικός καταναλωτής πληροφοριών μπορεί να είναι ένα διοικητικό συμβούλιο, μια γενική συνέλευση μετόχων ή μελών μιας εταιρείας, ένα εκτελεστικό όργανο κ.λπ.
Ο επιδιωκόμενος στόχος είναι να βοηθήσει τη σύνδεση της διαχείρισης να ελέγχει αποτελεσματικά τα διάφορα στοιχεία του συστήματος. Το κύριο καθήκον -παρέχει αξιόπιστες πληροφορίες για διάφορα θέματα που παρουσιάζουν ενδιαφέρον. Οι εσωτερικοί ελεγκτές εκτελούν γενικές λειτουργίες:
- Αξιολογήστε την επάρκεια των συστημάτων ελέγχου. Αυτό σημαίνει τη διενέργεια ελέγχων των συνδέσμων, την παροχή αιτιολογημένων και εύλογων προτάσεων με στόχο την εξάλειψη των ελλείψεων που εντοπίστηκαν, καθώς και την προετοιμασία συστάσεων για την αύξηση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης.
- Αξιολόγηση απόδοσης. Συνεπάγεται την παρουσίαση αξιολογήσεων εμπειρογνωμόνων για διάφορες πτυχές της λειτουργίας των οργανισμών, καθώς και την παροχή αιτιολογημένων προτάσεων ως προς τη βελτίωσή τους.
Ποικιλότητα ειδών
Τι μπορεί να είναι ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου; Highlight:
- Λειτουργικός έλεγχος των συστημάτων διαχείρισης. Διενεργείται με σκοπό την αξιολόγηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας οποιουδήποτε τομέα οικονομικής δραστηριότητας.
- Διαλειτουργικός έλεγχος. Αξιολογεί την ποιότητα της εκτέλεσης διαφόρων εργασιών, καθώς και τη διασύνδεση και την αλληλεπίδραση στη χώρα.
- Οργανωτικός και τεχνολογικός έλεγχος συστημάτων διαχείρισης. Εμφανίζεται στην άσκηση ελέγχου σε διαφορετικούς συνδέσμους. Όλα όσα σχετίζονται με τη διαχείριση έχουν ενδιαφέρον. Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στον τεχνολογικό ή/και οργανωτικό ορθολογισμό.
- Έλεγχος δραστηριοτήτων. Περιλαμβάνει τη διεξαγωγή αντικειμενικής έρευνας και συνολικής ανάλυσης όλων των τομέων εργασίας και των εν εξελίξει έργων, προκειμένου να εντοπιστούν ευκαιρίες για βελτίωση. Εκτός,μπορεί να ξεκινήσει η επαλήθευση των στοιχείων που συνδέουν τον οργανισμό με το εξωτερικό περιβάλλον. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν επαγγελματικές συνδέσεις, εικόνα και παρόμοια. Εδώ, οι ελεγκτές έρχονται αντιμέτωποι με το ερώτημα να βρουν τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες του έργου του οργανισμού και να αξιολογήσουν τη σταθερότητα της θέσης του σε συστήματα υψηλότερης τάξης και τις προοπτικές ανάπτυξης και ανάπτυξης.
- Εάν ένας έλεγχος διενεργείται ταυτόχρονα στα τέσσερα προηγούμενα σημεία, τότε ορίζεται ως ολοκληρωμένος έλεγχος του συστήματος διαχείρισης του οργανισμού.
- Έλεγχος συμμόρφωσης με τους κανονισμούς. Στην περίπτωση αυτή διαπιστώνεται αν τηρούνται οι νόμοι, οι κανονισμοί και οι οδηγίες των οργάνων διοίκησης της οργανωτικής δομής.
- Έλεγχος καταλληλότητας. Συνεπάγεται την άσκηση ελέγχου στις δραστηριότητες των υπαλλήλων ως προς τον ορθολογισμό, τη λογική, τη σκοπιμότητα, τη χρησιμότητα, την εγκυρότητα των αποφάσεών τους.
Θεωρητική πτυχή της κατασκευής του συστήματος
Έχουμε λοιπόν εξετάσει τα θεωρητικά σημεία. Πώς όμως διαμορφώνεται η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου; Αρχικά, η διοίκηση αναπτύσσει την πολιτική και τις εκτελέσιμες διαδικασίες της εταιρείας. Αλλά το προσωπικό δεν μπορεί πάντα να τα κατανοήσει, συχνά απλώς τα αγνοεί και οι διευθυντές μερικές φορές δεν έχουν αρκετό χρόνο για να ελέγξουν και να εντοπίσουν τις ελλείψεις έγκαιρα. Για το σκοπό αυτό δημιουργείται η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου. Καθήκον τους είναι να βοηθούν τους διευθυντές σε θέματα ελέγχου, να παρέχουν προστασία από κατάχρηση εξουσίας και λάθη, να εντοπίζουν τους τομείς κινδύνου και την εργασίαγια την εξάλειψη μελλοντικών ελλείψεων ή ελλείψεων. Επιπλέον, μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό και την εξάλειψη των αδυναμιών στα συστήματα διαχείρισης. Όλα αυτά πρέπει να συζητηθούν με τις ανώτατες αρχές, για τις οποίες συλλέγονται πληροφορίες.
Στάδια δημιουργίας συστήματος
Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να διασφαλίσουμε έναν υψηλής ποιότητας και πλήρη εσωτερικό έλεγχο στην επιχείρηση. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να οργανώσετε μια διαδικασία πολλαπλών σταδίων, η οποία περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:
- Κριτική ανάλυση ακολουθούμενη από σύγκριση των προηγουμένως καθορισμένων οικονομικών στόχων της λειτουργίας του οργανισμού, της στρατηγικής και της τακτικής της δομής, της ακολουθούμενης πορείας δράσης, των ευκαιριών.
- Ανάπτυξη και στη συνέχεια τεκμηρίωση μιας βελτιωμένης επιχειρηματικής ιδέας που αντικατοπτρίζει όλες τις ανάγκες και τις ανάγκες. Θα πρέπει επίσης να προβλέπει ένα σύνολο μέτρων που θα επιτρέψουν την επιτυχή εφαρμογή και ανάπτυξη του στο μέλλον. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να δοθεί προσοχή στα πιο σημαντικά σημεία. Για αυτούς, μπορούν να καταρτιστούν ξεχωριστές διατάξεις που επηρεάζουν το προσωπικό, τη λογιστική, την προμήθεια, το μάρκετινγκ, την καινοτομία, την παραγωγή και την τεχνολογία, τις οικονομικές και επενδυτικές πολιτικές. Θα πρέπει να βασίζονται σε μια βαθιά ανάλυση κάθε στοιχείου και να επιλέγουν τις πιο κατάλληλες επιλογές για τον οργανισμό.
- Ανάλυση της αποτελεσματικότητας της τρέχουσας δομής με επακόλουθη προσαρμογή. Αναπτύσσεται μια διάταξη που επηρεάζει την οργανωτική δομή, στην οποία είναι απαραίτητο να περιγραφούν όλοι οι οργανωτικοί δεσμοί, αναφέροντας τη διοικητική, λειτουργική και μεθοδολογικήυποταγή, τομείς δραστηριότητας, εκτελούμενες λειτουργίες, ρυθμίσεις σχέσεων. Δημιουργείται επίσης ένα σχήμα ροής εργασιών.
- Ίδρυση μονάδας εσωτερικού ελέγχου.
- Ανάπτυξη τυπικών διαδικασιών. Προβλέπει τη δημιουργία επίσημων οδηγιών για τον έλεγχο συγκεκριμένων οικονομικών και χρηματοπιστωτικών συναλλαγών. Είναι απαραίτητα για την αξιολόγηση του επιπέδου ποιότητας (αξιοπιστίας) των πληροφοριών, την αποτελεσματική διαχείριση των πόρων και τον εξορθολογισμό των σχέσεων μεταξύ των ειδικών.
Γιατί είναι απαραίτητος ο εσωτερικός έλεγχος και ο έλεγχος;
Η σκοπιμότητα μιας τέτοιας απόφασης μπορεί να εκφραστεί στις ακόλουθες διατριβές:
- Επιτρέπει στο εκτελεστικό όργανο να διασφαλίζει αποτελεσματικό έλεγχο επί μεμονωμένων τμημάτων του οργανισμού.
- Οι στοχευμένοι έλεγχοι και αναλύσεις που πραγματοποιούνται από ελεγκτές καθιστούν δυνατό τον εντοπισμό των αποθεμάτων παραγωγής και τη δημιουργία των θεμελίων για την αύξηση της αποτελεσματικότητας, καθώς και τους πιο υποσχόμενους τομείς ανάπτυξης.
- Ειδικοί στους ώμους των οποίων η άσκηση ελέγχου εκτελούν συχνά συμβουλευτικές λειτουργίες σε σχέση με λογιστικές και χρηματοοικονομικές και οικονομικές υπηρεσίες, καθώς και στελέχη του κύριου οργανισμού, των υποκαταστημάτων και των θυγατρικών του.
Σε τέτοιες περιπτώσεις, κατά κανόνα, χρησιμοποιείται ένα γενικό σχήμα για να διασφαλιστεί η μέγιστη κάλυψη και αποτελεσματικότητα. Μοιάζει κάπως έτσι:
- Το συγκεκριμένο φάσμα θεμάτων που πρέπει να αντιμετωπιστούν από το τμήμα εσωτερικού ελέγχου προσδιορίζεται και ορίζεται σαφώς. Για αυτούς δημιουργείται ένα σύστημα στόχων, αντίστοιχοπολιτική της εταιρείας.
- Καθορίζονται οι κύριες λειτουργίες που είναι απαραίτητες για την επίτευξη των στόχων.
- Συνδυασμός του ίδιου τύπου δεικτών σε ομάδες και δημιουργία στη βάση τους δομικών μονάδων που ειδικεύονται στην επεξεργασία, την εφαρμογή και την επίτευξή τους.
- Αναπτύσσεται ένα σχήμα σχέσεων που ορίζει καθήκοντα, δικαιώματα και ευθύνες. Αυτό πρέπει να διερευνηθεί για κάθε δομική μονάδα, τεκμηριώνοντας το αποτέλεσμα στους κανονισμούς και τις περιγραφές θέσεων εργασίας.
- Η σύνδεση όλων των στοιχείων του συστήματος σε ένα ενιαίο σύνολο. Προσδιορισμός της οργανωτικής κατάστασης.
- Ενσωμάτωση του τμήματος εσωτερικού ελέγχου σε άλλα μέρη της δομής διαχείρισης της επιχείρησης.
- Ανάπτυξη εσωτερικών προτύπων εργασίας.
Μετά από αυτό, μπορούμε να μιλήσουμε για τη διενέργεια εσωτερικού ελέγχου.
Σχετικά με τις αρχές και τις απαιτήσεις
Τι πρέπει να γίνει για να αποκτήσετε ένα αποτελεσματικό σύστημα; Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με τα ακόλουθα σημεία:
- Η αρχή της ευθύνης. Αναφέρει ότι όταν υπάρχει εσωτερικός έλεγχος, το άτομο (ομάδα ατόμων) που διενεργεί τον έλεγχο θα πρέπει να φέρει πειθαρχική, διοικητική και οικονομική ευθύνη για κακή εκτέλεση των καθηκόντων του.
- Η αρχή της ισορροπίας. Άρρηκτα συνδεδεμένο με το προηγούμενο. Δηλώνει ότι δεν μπορούν να ανατεθούν στον ελεγκτή καθήκοντα ελέγχου χωρίς να παρέχονται τα μέσα για την εκτέλεσή τους. Επίσης, δεν πρέπει να εκδοθεί τίποτα επιπλέον που δεν θα χρησιμοποιηθεί στην εργασιακή δραστηριότητα.
- Η αρχή της έγκαιρης αναφοράς των αποκλίσεων. Λέει ότι οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία αποκαλυφθεί κατά την περίοδο που διενεργείται εσωτερικός έλεγχος θα πρέπει να μεταφερθεί στον σύνδεσμο διαχείρισης το συντομότερο δυνατό. Εάν αυτή η απαίτηση δεν ικανοποιηθεί και οι ανεπιθύμητες αποκλίσεις επιδεινωθούν, τότε χάνεται η ίδια η έννοια του ελέγχου.
- Αρχή της αντιστοιχίας μεταξύ διαχειριζόμενων και κυβερνητικών συστημάτων. Αναφέρει ότι το σύστημα ελέγχου πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να επιτρέπει την αποτελεσματική και επαρκή επαλήθευση δεδομένων.
- Η αρχή της πολυπλοκότητας. Λέει ότι ο πλήρης εσωτερικός έλεγχος και ο έλεγχος πρέπει να καλύπτουν αντικείμενα διαφορετικών τύπων.
- Η αρχή του διαχωρισμού των καθηκόντων. Προβλέπει τον καταμερισμό των λειτουργιών μεταξύ ειδικών με τέτοιο τρόπο ώστε να ελαχιστοποιείται η κατάχρηση εξουσίας και να μην επιτρέπουν στα άτομα να κρύβουν προβληματικά γεγονότα.
- Η αρχή της έγκρισης και της άδειας. Προβλέπει ότι θα πρέπει να διασφαλίζεται ο επίσημος συντονισμός όλων των τρεχουσών χρηματοπιστωτικών και οικονομικών πράξεων από τους αρμόδιους υπαλλήλους στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους.
Βασικές απαιτήσεις για επιτυχία
Έχουμε ήδη καλύψει αρκετά καλά τον εσωτερικό έλεγχο. Οι ιδιότητες που απαιτούνται για την αύξηση του επιπέδου αποτελεσματικότητας είναι:
- Αξίωση παραβίασης. Προβλέπει την ανάγκη δημιουργίας συγκεκριμένων συνθηκών που θέτουν σε μειονεκτική θέση τον οργανισμό ή τους υπαλλήλους του (την ομάδα τους) και διεγείρουν την εξάλειψη των αποκλίσεων.
- Αποφυγή υπερβολικής συγκέντρωσης των βασικών ελέγχων σε ένα άτομο που θα μπορούσε να οδηγήσει σε εσφαλμένες αναφορές ή/και κατάχρηση.
- Απαιτείται το ενδιαφέρον της διοίκησης. Πρέπει να εξασφαλιστεί δίκαιη και αμοιβαία συνεργασία των υπαλλήλων ελέγχου και διαχείρισης.
- Απαίτηση καταλληλότητας (αποδοχής) της μεθοδολογίας εσωτερικού ελέγχου. Προβλέπει ότι οι στόχοι και οι στόχοι πρέπει να είναι ορθολογικοί και πρόσφοροι, καθώς και η κατανομή των λειτουργιών που εκτελούνται.
- Η ζήτηση για συνεχή βελτίωση και ανάπτυξη. Με την πάροδο του χρόνου, ακόμη και οι πιο προηγμένες μέθοδοι γίνονται απαρχαιωμένες. Επομένως, το σύστημα πρέπει να είναι ευέλικτο και προσαρμοσμένο σε νέες εργασίες, ακόμη και με προσαρμογές.
- Απαίτηση προτεραιότητας. Ο έλεγχος σε δευτερεύουσες λειτουργίες δεν πρέπει να αποσπά την προσοχή από τις πραγματικά σημαντικές εργασίες.
- Εξαίρεση περιττών βημάτων ελέγχου. Είναι απαραίτητο να οργανώνετε δραστηριότητες ορθολογικά, χωρίς να ξοδεύετε πρόσθετα κεφάλαια και εργασία.
- Απαίτηση ενιαίας ευθύνης. Η απαίτηση για δράση και παρατήρηση πρέπει να προέρχεται από ένα μόνο κέντρο (ατομικό ή συγκεκριμένη ομάδα).
- Η απαίτηση της ρύθμισης. Η αποτελεσματικότητα του συστήματος εσωτερικής εποπτείας εξαρτάται άμεσα από το τι και πόσα προβλήματα προέβλεπαν η κανονιστική τεκμηρίωση.
- Απαίτηση για πιθανή λειτουργική υποκατάσταση. Εάν μια οντότητα εσωτερικού ελέγχου έχει αποσυρθεί προσωρινά από τη διαδικασία ελέγχου, αυτό δεν θα πρέπει να επηρεάσει αρνητικά τις διαδικασίες ή να διακόψει τις δραστηριότητες.
Σχετικά με την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα
Όταν συγκρίνετε τον εξωτερικό και τον εσωτερικό έλεγχο, σχηματίζονται δύο σημαντικά στρατόπεδα, το καθένα με το δικό του όραμα για το τι είναι πιο κατάλληλο. Υποστηρίζουν τις θέσεις τους με αρκετά βαριά επιχειρήματα. Έτσι, ένας καλός εσωτερικός έλεγχος μπορεί να βασίζεται στη γνώση των εσωτερικών μηχανισμών στον οργανισμό και να εντοπίσει πολλά δυνητικά επικίνδυνα ή πολλά υποσχόμενα σημεία, ενώ η συμμετοχή εξωτερικών ειδικών επιτρέπει την ελαχιστοποίηση της προσωπικής συμπάθειας και τη διασφάλιση της αμεροληψίας του ελέγχου. Σε γενικές γραμμές, κάθε οργανισμός, ανάλογα με τις περιστάσεις, λαμβάνει μια ανεξάρτητη απόφαση σχετικά με το ποιανού τις υπηρεσίες θα χρησιμοποιήσει, αλλά εναπόκειται στους διευθυντές να βελτιώσουν το αποτέλεσμα της δουλειάς τους.
Πώς να βελτιώσετε την απόδοση του εσωτερικού ελέγχου;
Όλοι θέλουμε περισσότερα με λιγότερους πόρους. Είναι δυνατόν να εξεταστεί η διαδικασία του εσωτερικού ελέγχου και να αυξηθεί η αποτελεσματικότητά του; Αρκετά. Τι πρέπει να γίνει για αυτό; Η απλούστερη επιλογή είναι η ανάπτυξη ηθικών κανόνων και επαγγελματικών προτύπων. Εάν είναι επαρκείς, τότε μια από την τήρησή τους θα επιτρέψει την επίτευξη υψηλής ποιότητας εργασίας.
Επιπλέον, τα ανώτερα στελέχη θα πρέπει να ελέγχουν περιοδικά το σύστημα εσωτερικού ελέγχου. Τι πρέπει να κάνουν οι επιθεωρητές; Ποιο είναι το ιδανικό τους πορτρέτο; Το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών λειτουργεί στις Ηνωμένες Πολιτείες από το 1941. Στη Ρωσική Ομοσπονδία, αυτή η δομή μόλις αρχίζει να αναδύεται, επομένως χρησιμοποιούμε την εμπειρία ξένων συναδέλφων. Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτώνεξέδωσε μια σειρά εγγράφων συστάσεων, στα οποία το κύριο στοίχημα είναι:
- Ανεξαρτησία. Υπονοείται η αμερόληπτη εκτέλεση των καθηκόντων τους και η έκφραση αντικειμενικών κρίσεων. Ταυτόχρονα, δεν χρειάζεται να βασίζεστε στις κρίσεις των συναδέλφων.
- Αντικειμενικότητα. Αυτό το σημείο προκύπτει άμεσα από το προηγούμενο. Η αντικειμενικότητα απαιτεί η εργασία να γίνεται με επιδεξιότητα και ακεραιότητα. Κατά τη σύνταξη μιας έκθεσης, ο ειδικός πρέπει να διαχωρίζει σαφώς το γεγονός από την εικασία.
- Πιστότητα. Αυτό σημαίνει ότι οι εσωτερικοί ελεγκτές δεν θα πρέπει εν γνώσει τους να εμπλέκονται σε ακατάλληλες ή παράνομες δραστηριότητες που θα μπορούσαν να προκαλέσουν απαξίωση των αποτελεσμάτων.
- Υπευθυνότητα. Υποτίθεται ότι ο ειδικός πρέπει να εκτελέσει την εργασία αποκλειστικά στο πλαίσιο των δυνατοτήτων και των επαγγελματικών του ικανοτήτων. Πρέπει επίσης να λογοδοτήσει για τις πράξεις του.
- Απόρρητο. Πρέπει να δίνεται προσοχή στη χρήση των πληροφοριών στις οποίες έχετε πρόσβαση κατά τη διάρκεια της υπηρεσίας.
Τελικό παράδειγμα
Αυτό είναι το τέλος του άρθρου. Έχουμε ήδη εξετάσει τι είναι οι εσωτερικοί έλεγχοι. Ένα παράδειγμα θα εδραιώσει τη γνώση που αποκτήθηκε. Ας πούμε ότι έχουμε μια εμπορική δομή. Ξαφνικά αρχίζει να καταγράφεται πτώση εσόδων, αν και ο φόρτος εργασίας και ο τζίρος δεν έχουν αλλάξει. Για να μάθετε τον λόγο, ξεκινά ένας εσωτερικός οικονομικός έλεγχος. Αρχικά, υπάρχει μια γνωριμία με την τεκμηρίωση που περιγράφει την κίνηση των κεφαλαίων,επιχειρήσεις και τα παρόμοια. Μελετώνται η ορθότητα του σχεδίου και η απουσία σημαδιών πλαστογραφίας. Εάν στην περίπτωση αυτή δεν βρέθηκε τίποτα ύποπτο, τότε ο εσωτερικός οικονομικός έλεγχος προχωρά στο στάδιο της συμφωνίας της πραγματικής κατάστασης και της κατάστασης που εμφανίζεται στην τεκμηρίωση. Για παράδειγμα, ελέγχει στην αποθήκη εάν τα υποδεικνυόμενα υλικά, κενά, κομμάτια εξοπλισμού υπάρχουν πραγματικά. Προσοχή δίνεται και στα αναλώσιμα. Έτσι, εάν ένα αυτοκίνητο διανύει 100 χιλιόμετρα την ημέρα και ταυτόχρονα καταφέρει να ξοδέψει 50 λίτρα βενζίνης, αυτό θα πρέπει να είναι ύποπτο. Είναι απαραίτητο να μελετηθούν προσεκτικά όλες οι πιθανές πτυχές της εμφάνισης ελλείψεων, σπατάλης και κλοπής. Μετά την ολοκλήρωση ενός εσωτερικού ελέγχου, η τεκμηρίωση θα πρέπει να υποβάλλεται αμέσως στα ανώτερα στελέχη για να αποτραπεί η επιδείνωση των εντοπισμένων ζητημάτων και να διευκολυνθεί η υιοθέτηση επαρκών έγκαιρων διορθωτικών μέτρων.
