Όταν αναφέρεται ένα οργανωτικό σύστημα, σημαίνει μια συγκεκριμένη δομή, η οποία αποτελείται από ξεχωριστές μονάδες. Είναι αλληλένδετα με βάση ορισμένες εκτιμήσεις. Δηλαδή, εξαρτάται από τους στόχους που έχουν τεθεί για τα τμήματα και την εταιρεία και από τις λειτουργίες που εκτελούνται. Αυτό προβλέπει την παρουσία στελεχών (κέντρων) που μπορούν να λαμβάνουν αποφάσεις και να είναι υπεύθυνα για τις δραστηριότητες των μονάδων.
Γενικές πληροφορίες
Τα ζητήματα που αφορούν το σχεδιασμό και τη διαμόρφωση συστημάτων οργανωτικής διαχείρισης αφορούν όχι μόνο τις νεοσύστατες επιχειρήσεις, αλλά και για εκείνες τις εμπορικές δομές που ήδη λειτουργούν, αλλά θα πρέπει να λειτουργήσουν υπό άλλες συνθήκες. Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να αλλάξει η σύνθεση και η δομή των καθηκόντων που εκτελούνται και των εργασιών που πρέπει να επιλυθούν. Το πρώτο βήμα σε αυτή την περίπτωση είναι μια ανάλυση της επίσημης κατασκευής. Προσοχήη σύνθεση των δομικών μονάδων, ο αριθμός των εργαζομένων που συμμετέχουν σε αυτές, ο τρόπος με τον οποίο αντιστοιχούν στην πολυπλοκότητα και τη δομή της εργασίας που εκτελείται και παρόμοιες πτυχές.
Κατά την ανάλυση, είναι απαραίτητο να μελετηθούν όλα τα σημαντικά στοιχεία της επιχείρησης με τη σειρά. Αυτά περιλαμβάνουν την υποστήριξη και την αλληλεπίδραση πληροφοριών, την προσφορά πόρων και την τεχνολογία, τη συμμόρφωση των πόρων εργασίας με τις υπάρχουσες απαιτήσεις και την εναλλαξιμότητα. Όταν μελετάτε το σύστημα οργανωτικής διαχείρισης, είναι απαραίτητο να απαντήσετε σε δύο ερωτήσεις:
- Σε ποιο βαθμό αυτό που ήδη υπάρχει μπορεί να βοηθήσει ή να εμποδίσει την εφαρμογή της επιλεγμένης στρατηγικής δράσης;
- Ποια επίπεδα πρέπει να εκχωρηθούν για την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων;
Αναζήτηση απαντήσεων
Υπάρχουν αρκετές προσεγγίσεις για την αντιμετώπιση των στόχων. Δεδομένου ότι είναι μάλλον προβληματικό να τα εξετάσουμε όλα, μόνο δύο θα τραβήξουν την προσοχή:
- Συγκεκριμένη ρύθμιση προσωπικών εργασιών και στόχων για τους καλλιτέχνες.
- Σύντομη οργανωτική ανάλυση.
Και οι δύο προσεγγίσεις στοχεύουν στο να αποκαλύψουν ποια είναι η προσωπική συμβολή του εργαζομένου στην επίτευξη του κύριου καθήκοντος της επιχείρησης. Οι μέθοδοι διαχείρισης των οργανωτικών συστημάτων είναι επίσης σημαντικές. Εν ολίγοις, πρέπει να ενεργήσετε χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες μεθόδους:
- Μέθοδος ενδοσκόπησης. Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στο διοικητικό και διοικητικό προσωπικό. Στόχος είναι η βελτίωση της αποτελεσματικότητας των εργαζομένωνψυχική εργασία. Βασική εστίαση είναι η συμβολή στην επίλυση προβλημάτων, η εφαρμογή της στρατηγικής της εταιρείας και η επίτευξη των τεθέντων στόχων. Μάλιστα, σε αυτή την περίπτωση, παρέχεται κίνηση από το μεγάλο στις λεπτομέρειες. Εφαρμόζεται η ακόλουθη σειρά: τα καθήκοντα της επιχείρησης - η στρατηγική της - οι στόχοι - η λειτουργική οργάνωση. Μόνο τότε θέσεις - εργαζόμενοι - τα καθήκοντα και τα κίνητρά τους.
- Μέθοδος ανάλυσης από κάτω προς τα πάνω. Ξεκινά ήδη από τον μεμονωμένο εργαζόμενο και τα διατυπωμένα καθήκοντα και τους στόχους του. Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να συνδέσετε την εργασία των μεμονωμένων εργαζομένων με τις δραστηριότητες της επιχείρησης και τη στρατηγική ευημερίας που εφαρμόζεται. Αν και πολύ συχνά υπάρχουν παράπονα ότι οι θεωρητικές διατάξεις είναι καλά μελετημένες, αλλά η εφαρμογή στην πράξη αφήνει πολλά περιθώρια.
Περισσότερα για την ενδοσκόπηση
Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να προετοιμάσετε αποτελεσματικές συστάσεις που στοχεύουν στη βελτίωση ολόκληρης της οργανωτικής δομής και απόδοσης της εταιρείας με τη μείωση της διπλής εργασίας, τη μείωση του κόστους διαχείρισης, τη ρύθμιση του φόρτου εργασίας των διευθυντών, τον διαχωρισμό των λειτουργιών των εκτελεστών. Ποιο είναι το τελικό αποτέλεσμα της δουλειάς που έγινε; Το σύστημα οργανωτικής διαχείρισης, που χτίστηκε με χρήση ενδοσκόπησης, παρέχει προσανατολισμό σε τέτοιες αρχές και ιδέες:
- Η Διοίκηση λαμβάνει μισθούς για πραγματική διαχείριση. Έτσι τις περισσότερες φορές καθοδηγεί, μετράει, προετοιμάζει και καθοδηγεί. Σε αυτόβοηθά στον προγραμματισμό, τη βοήθεια σε οργανωτικές εργασίες, την κατάρτιση οικονομικών σχεδίων, την ανάλυση της τρέχουσας κατάστασης και άλλα παρόμοια.
- Ο ηγέτης πρέπει να έχει αρκετούς ανθρώπους υπό τις διαταγές του για να κρατήσει όλη του την προσοχή. Αλλά ταυτόχρονα, θα πρέπει να υπάρχει αρκετός χρόνος για όλους.
- Θα πρέπει να προσπαθήσετε να διατηρήσετε τον αριθμό των συνδέσμων στον οργανισμό στο ελάχιστο.
- Οι ερμηνευτές θα πρέπει να συμμετέχουν σε περιορισμένο αριθμό καλά σχεδιασμένων εργασιών, η ολοκλήρωση των οποίων θα προωθήσει άμεσα την επίτευξη των στόχων του οργανισμού.
- Η σαφής κατανόηση του τι θέλει η διοίκηση μπορεί να παραμορφωθεί από την αναποτελεσματική επικοινωνία. Ένας αρκετά συνηθισμένος λόγος είναι ο πολύ μεγάλος αριθμός συνδέσμων. Ως αποτέλεσμα, η ικανότητα να κάνετε αλλαγές, να επιλύετε ανεξάρτητα το πρόβλημα, να βρίσκετε άλλους τρόπους μειώνεται.
Η ενδοσκόπηση είναι δυνατή σε κάθε οργανισμό. Αυτή η μέθοδος έχει έξι στάδια: προετοιμασία, συλλογή δεδομένων, επεξεργασία πληροφοριών, ανάλυση, αναφορά, περαιτέρω έλεγχος. Ως αποτέλεσμα, εκδίδονται γραπτές συστάσεις που αντιμετωπίζουν ζητήματα βελτίωσης της οργανωτικής δομής.
Μέθοδος ανάλυσης από κάτω προς τα πάνω
Χάρη στον καθορισμό προσωπικών στόχων και στόχων, καθορίζεται ακριβώς η συμβολή του εργαζομένου στη διαδικασία επίτευξης των καθορισμένων τιμών και παραμέτρων. Προσοχή:
- Εξέταση των κατάλληλων συνθηκών για την ενσωμάτωση της εργασιακής διαδικασίας κάθε εργαζομένου με καθήκοντα, στόχους καιστρατηγικές που διασφαλίζουν την επάρκεια της οργανωτικής δομής.
- Δημιουργώντας τις προϋποθέσεις ώστε όλοι να ενδιαφέρονται να επιτύχουν το καλύτερο αποτέλεσμα.
- Η μέθοδος ανάλυσης από κάτω προς τα πάνω σας επιτρέπει επίσης να αξιολογήσετε μεμονωμένες εργασίες.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι η υπό εξέταση προσέγγιση μπορεί να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο για ανάλυση, αλλά και για την επίλυση ορισμένων από τα βασικά προβλήματα που σχετίζονται με τη διαχείριση του οργανισμού. Αυτά περιλαμβάνουν:
- Ορισμός της διαδικασίας επίτευξης του στόχου μέσω του διαλόγου σχετικά με τον καθορισμό του και τον τρόπο επίτευξής του.
- Εστίαση των εργαζομένων στις προσδοκίες απόδοσης.
- Σχηματισμός του προγράμματος εκτέλεσης εργασιών λόγω της συγκεκριμενοποίησης των προθεσμιών για την επίλυση ορισμένων εργασιών.
- Διευκόλυνση της διαχείρισης του συστήματος μισθοδοσίας, δυνατότητα δημιουργίας εύλογης βάσης για την έκδοση αμοιβών για την άριστη εκτέλεση των καθηκόντων και τα επιτεύγματα στην εργασία.
- Αξιολόγηση εάν ένας υπάλληλος πρέπει να προαχθεί και να έχει καλά κέρδη.
Επομένως, αυτή η μέθοδος συμπληρώνεται πολύ καλά από το οργανωτικό και νομικό σύστημα διαχείρισης, το οποίο τυποποιεί τις προσεγγίσεις για τον μέγιστο αριθμό καταστάσεων.
Σχετικά με τις Λειτουργίες
Τα κύρια και πιο σημαντικά είναι: οργάνωση, προγραμματισμός, ρύθμιση, συντονισμός, κίνητρα, έλεγχος και ρύθμιση. Αυτό βρίσκει έκφραση σε δομή, κανόνες, κουλτούρα, διαδικασίες. Η διαχείριση του οργανωτικού συστήματος παρέχειη χρήση ενός συνόλου μεθόδων και τεχνικών, ο ορθολογικός συνδυασμός τους, η καθιερωμένη σχέση για τη διαχείριση των στοιχείων σε χρόνο και χώρο. Είναι απαραίτητο να προσπαθήσουμε να δημιουργήσουμε τις πιο ευνοϊκές συνθήκες. Σε αυτήν την περίπτωση, οι λειτουργίες της διαχείρισης των οργανωτικών συστημάτων θα πρέπει να προσδιορίζονται με σαφήνεια, να συμφωνούνται και οι ευθύνες των διαφορετικών προσώπων θα πρέπει να οριοθετούνται.
Και αυτά δεν είναι μόνο λόγια. Θα πρέπει να θυμόμαστε ότι οι λειτουργίες είναι ειδικοί τύποι εξειδικευμένων δραστηριοτήτων διαχείρισης που έχουν προκύψει κατά τη διαδικασία του καταμερισμού της εργασίας. Κάθε ένα από αυτά υλοποιείται σε ένα σύμπλεγμα εργασιών διαχείρισης. Πρέπει επίσης να θυμάστε ότι οι συναρτήσεις είναι επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες. Μπορούν να εκτελεστούν από ένα άτομο, μονάδα ή ομάδα από αυτά. Ο αριθμός των λειτουργιών και η σύνθεση εξαρτάται από διάφορους παράγοντες: την κλίμακα, το επίπεδο και τη δομή της ανάπτυξης της παραγωγής, το μέγεθος του οργανισμού, τους δεσμούς της εταιρείας με άλλες παρόμοιες εγκαταστάσεις, την ανεξαρτησία και το επίπεδο τεχνικού εξοπλισμού.
Εκτελέστηκαν συγκεκριμένα καθήκοντα
Οι λειτουργίες της διοίκησης πρέπει να παρέχουν κατεύθυνση και υπηρεσία στις δραστηριότητες του οργανισμού. Κάθε ένα από αυτά θα πρέπει να έχει συγκεκριμένο σκοπό, επαναληψιμότητα, ομοιομορφία περιεχομένου. Επίσης, οι λειτουργίες πρέπει να είναι αντικειμενικές. Αυτό καθορίζεται από την ανάγκη για την ίδια τη διαδικασία διαχείρισης σε συνθήκες όπου διασφαλίζεται η κοινή εργασία των ανθρώπων. Επιπλέον, οι λειτουργίες αποτελούν τη βάση για τον προσδιορισμό του μεγέθους και της δομής του διοικητικού μηχανισμού. Θα πρέπει να ενώνει όλα τα σχετικά απομονωμένα, αν και γενικά άρρηκτα συνδεδεμέναδομές. Με πολλούς τρόπους, επηρεάζονται από τους στόχους του συστήματος οργανωτικής διαχείρισης.
Λίστα συναρτήσεων
Για να κατανοήσουμε καλύτερα αυτό το θέμα, ας δούμε τι πρέπει να αντιμετωπίσουμε στην πράξη:
- Λειτουργία οργάνωσης. Ασχολείται με την πρακτική εφαρμογή σχεδίων και προγραμμάτων. Υλοποιείται μέσω της δημιουργίας ενός οργανισμού, της διαμόρφωσης της δομής του, της κατανομής της εργασίας μεταξύ τμημάτων και εργαζομένων, καθώς και μέσω του συντονισμού των δραστηριοτήτων τους.
- Παρακινητική λειτουργία. Εξειδικεύεται στον προσδιορισμό των αναγκών των ανθρώπων, καθώς και στην επιλογή του πιο αποτελεσματικού και κατάλληλου τρόπου σε αυτή την περίπτωση για να τις καλύψει. Όλα αυτά γίνονται για να διασφαλιστεί το μέγιστο ενδιαφέρον των εργαζομένων στη διαδικασία επίτευξης των στόχων που αντιμετωπίζει ο οργανισμός.
- Έλεγχος. Είναι απαραίτητο για τον έγκαιρο εντοπισμό σφαλμάτων, επικείμενων κινδύνων, αποκλίσεων από τα απαιτούμενα πρότυπα και δημιουργεί τη βάση για συνεχή βελτίωση.
Πρόσθετες λειτουργίες
Ο οργανισμός θα πρέπει να έχει επαρκή:
- Συναρτήσεις βαθμολόγησης. Θα πρέπει να θεωρούνται ως μια διαδικασία ανάπτυξης επιστημονικά βασισμένων υπολογισμένων τιμών. Με τη βοήθειά τους αξιολογούνται ποσοτικές και ποιοτικές παράμετροι.
- Λειτουργία προγραμματισμού. Είναι απαραίτητο για αυστηρή ρύθμιση της συμπεριφοράς των αντικειμένων κατά τη διαδικασία υλοποίησης των στόχων και των καθηκόντων που έχουν τεθεί για τους εργαζόμενους.
- Λειτουργία συντονισμού. Διασφαλίζει ότι ο οργανισμός είναι συνεπής καικαλά συντονισμένη εργασία για την υλοποίηση των προγραμματισμένων εργασιών.
- Λειτουργία ρύθμισης. Τέμνεται άμεσα με τον έλεγχο και τον συντονισμό. Εάν, υπό την επίδραση του εξωτερικού/εσωτερικού περιβάλλοντος, προκύψουν αποκλίσεις από τις απαιτούμενες παραμέτρους, τότε είναι απαραίτητο να προσαρμόσετε την κατάσταση ώστε να βρίσκεται εντός των επιτρεπόμενων ορίων.
Σχετικά με τις εργασίες
Το οργανωτικό σύστημα δημιουργείται για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου. Για παράδειγμα, η απόκτηση του μέγιστου δυνατού εισοδήματος. Ή 100 εκατομμύρια ρούβλια. Όπως και να έχει, αλλά στο δρόμο προς τον στόχο, πρέπει να λύσετε μια σειρά από εργασίες που θα σας επιτρέψουν να το πετύχετε. Πρέπει να σημειωθεί ότι διαφέρουν ως προς την κλίμακα, τις συνέπειες, τη σημασία, τον αντίκτυπο στο μέλλον και την πολυπλοκότητα της εφαρμογής τους.
Τα καθήκοντα της διαχείρισης οργανωτικών συστημάτων στο υψηλότερο επίπεδο είναι τα πιο σημαντικά και ουσιαστικά όσον αφορά την επίτευξη αποτελεσμάτων. Σε τελική ανάλυση, αν ένας εργαζόμενος στη βάση κάνει κάτι λάθος, τότε αυτό μπορεί ακόμα να αντέξει σχετικά. Ειδικά αν αναγνωρίσετε γρήγορα και σταματήσετε. Ενώ τα λάθη της ίδιας της ανώτατης διοίκησης έχουν πολύ πιο καταστροφικές συνέπειες. Επιπλέον, είναι αρκετά δύσκολο να τους σταματήσετε, γι 'αυτό είναι απαραίτητο να ζητήσετε την υποστήριξη των μετόχων / ιδρυτών.
Αλλά η διαδικασία αναγνώρισης είναι επίσης σχετική. Πράγματι, στις δικές μας συνθήκες είναι έτσι ρυθμισμένο που η ανώτατη διοίκηση δεν ελέγχεται σε μόνιμη βάση. Και μπορείτε να διαπιστώσετε ότι η πορεία των γεγονότων δεν εξελίσσεται όπως θα έπρεπε, είτε ασκώντας έλεγχο, παρακολουθώντας τα γεγονότα, είτε παρατηρώντας μια ανωμαλία στην αναφορά, η οποίαοι διαχειριστές παρέχουν στους ιδιοκτήτες. Για την αποτελεσματική εκπλήρωση των καθηκόντων που έχουν τεθεί, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι υπάρχει μια επαρκής οργανωτική δομή του συστήματος διαχείρισης, για την οποία δεν θα υπάρχει κανένα μη υπόλογο άτομο.
Σχετικά με την ανάπτυξη
Τα οργανωτικά συστήματα δεν μένουν ακίνητα σαν πέτρες. Υπάρχει πάντα κάποια κίνηση (όχι απαραίτητα προς το καλύτερο). Αλλά αν κοιτάξετε από το ύψος των χιλιετιών, τότε η διαχείριση των οργανωτικών και οικονομικών συστημάτων εξακολουθεί να βελτιώνεται και να αναπτύσσεται. Μερικές φορές αυτό επηρεάζεται από την ανάπτυξη νέων μεθόδων και προσεγγίσεων. Η επιστημονική και τεχνολογική πρόοδος μπορεί επίσης να έχει αντίκτυπο. Για παράδειγμα, τι είναι η διαχείριση χωρίς τη χρήση τεχνολογίας πληροφοριών; Ακόμα κι αν ένα άτομο εργάζεται ως μεμονωμένος επιχειρηματίας, ένας υπολογιστής / smartphone βοηθά στην τήρηση αρχείων, στην αποστολή δεδομένων στη φορολογική υπηρεσία, στις στατιστικές αρχές και σε ορισμένες άλλες δομές.
Αλλά είναι δυνατόν να πούμε ότι τώρα ήταν δυνατό να φτάσουμε στο στέμμα στην ανάπτυξη; Δυστυχώς όχι. Ακόμη και παρά τις τεχνολογίες και τις μεθόδους που ήδη υπάρχουν, είναι πολύ νωρίς για να χαρούμε. Εξάλλου, πόσες διαφορετικές εκπληκτικές ανακαλύψεις περιμένουν ακόμα την ανθρωπότητα στο μέλλον. Πάρτε, για παράδειγμα, την τεχνητή νοημοσύνη. Όταν ένα δείγμα αυτής της λύσης αναπτύσσεται με καλούς δείκτες απόδοσης, αυτό που μπορεί να κάνει ένας εργαζόμενος που δεν χρειάζεται να κοιμάται, να ξεκουράζεται και να λαμβάνει μισθό απλώς θα τον εκπλήσσει και θα τον αναγκάζει να προσαρμοστεί στις νέες συνθήκες.
