Στις διαπροσωπικές σχέσεις, δεν είναι μόνο σημαντική η συνομιλία, αλλά και η αλληλογραφία, επειδή οι πληροφορίες που παρουσιάζονται σε μορφή κειμένου είναι πιο εύκολα αντιληπτές, μπορούν να αποθηκευτούν και να προσπελαστούν πολλές φορές. Στον σύγχρονο κόσμο, πιστεύεται ότι η συγγραφή επιστολών είναι μια απαρχαιωμένη και άσχετη ασχολία. Μάλιστα, στην καθημερινή ζωή, οι άνθρωποι στρέφονται πολύ συχνά στο είδος της επιστολής. Γι' αυτό είναι πολύ σημαντικό να κατανοείτε τα στυλ γραφής και να έχετε τις δεξιότητες να τα γράφετε.
Τι είναι "στυλ"
Τι σημαίνει ύφος στη γλωσσολογία; Το ύφος του λόγου, του κειμένου, της γραφής είναι ένα σύνολο ορισμένων γλωσσικών μέσων με τα οποία ένα άτομο εκφράζει τις σκέψεις του προφορικά ή γραπτά. Υπάρχουν πέντε βασικά λειτουργικά στυλ ομιλίας στα Ρωσικά:
- καθομιλουμένη;
- καλλιτεχνικό;
- δημοσιογραφική;
- επιστημονικό;
- επίσημη επιχείρηση.
Μερικοί γλωσσολόγοι διακρίνουν δύο επιπλέον στυλ: το εξομολογητικό και το επιστολικό. Το τελευταίο αξίζει να περιγραφεί με περισσότερες λεπτομέρειες.
Τύποι γραμμάτων
Το επιστολικό στυλ είναι ένα σύνολο γλωσσικών τεχνικών που χρησιμοποιούνται στη σύνταξη επιστολών. Το όνομά του προέρχεται από την ελληνική λέξη epistola, που μπορεί να μεταφραστεί ως «γραπτό μήνυμα». Σε μια ή την άλλη περίπτωση, αυτό το στυλ δανείζεται τα χαρακτηριστικά των κύριων μορφών ομιλίας.
Ανάλογα με τον παραλήπτη και τον σκοπό του μηνύματος, η αλληλογραφία χωρίζεται σε διάφορους τύπους ή στυλ γραφής:
- Ανεπίσημο.
- Επίσημο (επιχειρείν).
Αν σκοπός της επιστολής είναι η ανταλλαγή οποιασδήποτε επιστημονικής πληροφορίας, τότε αυτή η αλληλογραφία περιέχει τα χαρακτηριστικά ενός επιστημονικού στυλ. Το επιστολικό ύφος χρησιμοποιείται επίσης πολύ συχνά στη δημοσιογραφία, όταν ο συγγραφέας στην επιστολή του μπορεί να απευθυνθεί τόσο σε ένα συγκεκριμένο πρόσωπο όσο και σε ολόκληρο το κοινό, καλώντας για δράση.
χαρακτηριστικά γραμμάτων
Τα χαρακτηριστικά κάθε στυλ γραφής είναι διαφορετικά, αλλά υπάρχουν ορισμένα χαρακτηριστικά που το ενώνουν. Κατά τη σύνταξη οποιουδήποτε μηνύματος, είναι πολύ σημαντικό να ακολουθείτε μια συγκεκριμένη δομή. Είναι απαραίτητο να ξεχωρίσουμε τον παραλήπτη και τον παραλήπτη, να καθορίσουμε τον κοινωνικό τους ρόλο. Δηλώστε την ουσία του μηνύματος όσο το δυνατόν ακριβέστερα και συνοπτικά με τη βοήθεια γλωσσικών εργαλείων που έχουν επιλεγεί σωστά για αυτήν την κατάσταση.
Ανάλογα με το σκοπό, ο συγγραφέας των επιστολών μπορεί να χρησιμοποιήσει διάφορες εκφράσεις και να ορίσει φράσεις. Η αλληλογραφία συνήθως αποκαλύπτει την προσωπικότητα και την προσωπικότητα του παραλήπτη. Σε μεγαλύτερο βαθμό, αυτό εκφράζεται στο άτυπο στυλ γραφής, όταν ο συγγραφέας έχει περισσότερες ευκαιρίες να χρησιμοποιήσει την αρχική γλώσσαστροφές ή άλλα μέσα για να μεταφέρει κανείς τις σκέψεις και τα συναισθήματά του στον παραλήπτη. Ένα γράμμα δεν είναι μόνο ένας γραπτός μονόλογος, μερικές φορές υπάρχουν στοιχεία διαλόγου σε αυτό, για παράδειγμα, όταν ο συγγραφέας απευθύνεται στον παραλήπτη. Το επιστολικό ύφος χαρακτηρίζεται επίσης από συνδυασμό προφορικού και γραπτού λόγου.
Τα διαφορετικά στυλ γραφής αντιπροσωπεύουν διαφορετικά μοτίβα γραφής και χρησιμοποιούν διαφορετικά κλισέ. Για να επιτύχετε το καλύτερο αποτέλεσμα και το ενημερωτικό περιεχόμενο του μηνύματος, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε τη σύνθεση και τους κανόνες γραφής τους.
Δομή email
Το καθοριστικό χαρακτηριστικό του επιστολικού στυλ είναι η σύνθεση. Οι άνθρωποι χάνονται στην ποικιλία των τύπων αλληλογραφίας, γεγονός που θέτει το ερώτημα πώς να γράψετε μια επιστολή. Η γενική δομή όλων των γραμμάτων μπορεί να περιοριστεί στα ακόλουθα στοιχεία:
- Αρχή, με σεβασμό προς τον παραλήπτη.
- Το κύριο μέρος, που αποκαλύπτει την ουσία του μηνύματος.
- Το τέλος, ή συμπέρασμα, που συνοψίζει όλα όσα γράφτηκαν.
- Υπογραφή του συγγραφέα και ημερομηνία σύνταξης.
- Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα υστερόγραφο (P. S) που περιέχει πρόσθετες πληροφορίες.
Ιδιωτική επιστολή
Το στυλ της προσωπικής γραφής είναι το πιο ενδιαφέρον και ποικίλο. Τέτοια μηνύματα είναι ένα είδος σελίδας ημερολογίου στο οποίο ο συγγραφέας εκφράζει τις ενδόμυχες σκέψεις και τις εμπειρίες του. Ο βαθμός αποκάλυψής τους εξαρτάται από την εγγύτητα της σχέσης μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη.
Οι αποδέκτες των προσωπικών επιστολών είναι συνήθως μέλη της οικογένειας, συγγενείς, φίλοι. Η φύση αυτής της αλληλογραφίας είναι οικεία και αυστηρά εμπιστευτική.ο συγγραφέας εντοπίζεται ξεκάθαρα σε όλη την ιστορία ή την εξομολόγηση. Μπορεί να είναι μια ιστορία για γεγονότα του παρελθόντος, προβληματισμοί για διάφορα θέματα, παρατηρήσεις ή συμβουλές. Η δημιουργικότητα εδώ είναι απίστευτα μεγάλη, γιατί ο αποστολέας έχει ένα τεράστιο οπλοστάσιο καλλιτεχνικών και εκφραστικών μέσων. Βοηθούν να αντικατοπτρίζονται πιο ξεκάθαρα τα συναισθήματα και οι αισθήσεις του συγγραφέα σε μια συγκεκριμένη περίσταση, κατά κάποιο τρόπο εκτελούν τη λειτουργία των εκφράσεων του προσώπου στη ζωντανή επικοινωνία. Έτσι, οι προσωπικές επιστολές είναι πολύ συναισθηματικές και εκφραστικές, γιατί σε αυτές ο συγγραφέας πολύ συχνά δεν διστάζει σε έντονες εκφράσεις, μερικές φορές ακόμη και βωμολοχίες.
Ένα ιδιωτικό μήνυμα δεν έχει αυστηρούς ορθογραφικούς κανόνες, εκτός από τους βασικούς κοινούς σε όλα τα επιστολικά στυλ γραφής. Εδώ ενθαρρύνεται η ελευθερία της σκέψης του συγγραφέα, η ευκολία και η φυσικότητα.
Γράμματα στην επιστημονική δραστηριότητα
Επιστολές στον επιστημονικό τομέα συγκεντρώνονται με σκοπό την ανταλλαγή επιστημονικών πληροφοριών μεταξύ επιστημόνων. Πρόκειται για ένα είδος επιστημονικής έκθεσης που απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Το επιστημονικό στυλ γραφής χαρακτηρίζεται από ακρίβεια και συνέπεια παρουσίασης. Μια διφορούμενη ερμηνεία αυτής ή αυτής της πληροφορίας είναι απαράδεκτη εδώ, το υλικό πρέπει να γίνει κατανοητό χωρίς αμφιβολία. Η χρήση διατριβών και όρων βοηθά στην επίτευξη αυτού του στόχου. Οι επιστημονικές πληροφορίες πρέπει επίσης να υποστηρίζονται από αδιαμφισβήτητα γεγονότα, που επιβεβαιώνουν την αυθεντικότητά τους.
Οι στόχοι για τους οποίους δημιουργείται η επιστημονική γραφή απαιτούν μονοτονία και στεγνότητα παρουσίασης. Φυσικά, ένα τέτοιο μήνυμα στερείται εκφραστικότητας,η αντικειμενικότητα παίζει καθοριστικό ρόλο σε αυτό. Τις περισσότερες φορές, η παρουσίαση του υλικού σε επιστημονική γραφή γίνεται με τη μορφή μονολόγου. Η αρχή του συγγραφέα σε μια τέτοια επιστολή περιορίζεται στο ελάχιστο. Είναι σημαντικό εδώ να εστιάσουμε στο περιεχόμενο της επιστολής και όχι στην άποψη του ατόμου που την έγραψε. Ωστόσο, η προσωπική γνώμη του αποστολέα εξακολουθεί να εμφανίζεται σε κάποιο βαθμό, αν και σιωπηρά.
Επιστολικό ύφος στη δημοσιογραφία
Βασικός στόχος των δημοσιογραφικών έργων είναι να επηρεάσουν τον αναγνώστη με τη βοήθεια ενός καλά δομημένου λόγου, να τον εμπνεύσουν με κάποια σκέψη ή ιδέα. Για την επίτευξη αυτού του στόχου, πολλοί δημοσιογράφοι στρέφονται στη μορφή επιστολής που δημοσιεύουν στα μέσα ενημέρωσης. Τέτοια μηνύματα μπορεί να είναι δύο τύπων: με και χωρίς παραλήπτη. Μια επιστολή χωρίς συγκεκριμένο παραλήπτη προορίζεται για ένα ευρύ φάσμα ανθρώπων. Σε αυτά, επίκαιρα θέματα ή γεγονότα τίθενται στην προσοχή του κοινού. Υπάρχουν επιστολές στη δημοσιογραφία που απευθύνονται σε συγκεκριμένο πρόσωπο, όπως αρχηγούς κρατών ή άλλες προσωπικότητες των μέσων ενημέρωσης. Το καθήκον τους είναι να πείσουν τους αποδέκτες με επιρροή να λύσουν πιεστικά προβλήματα, να απαιτήσουν άμεση δράση.
Σε αντίθεση με την επιστημονική γραφή, το δημοσιογραφικό στυλ γραφής είναι πιο υποκειμενικό και αμφιλεγόμενο. Για να καλύψει και να αξιολογήσει τα τρέχοντα γεγονότα, ο δημοσιογράφος χειρίζεται επιδέξια διάφορα εκφραστικά μέσα.
Ορθογραφικά χαρακτηριστικά
Οι δημοσιογράφοι επιλέγουν προσεκτικά ένα κοινωνικά σημαντικό γεγονός και το αναλύουν διεξοδικά από τη σκοπιά του συντάκτη της επιστολής ή του πελάτη του. Περαιτέρω, γίνεται μια συγκεκριμένη κρίση και προτείνονται λύσεις.το περιγραφόμενο πρόβλημα. Κατά τη σύνταξη μιας τέτοιας επιστολής, οι δεξιότητες πειθούς είναι πολύ σημαντικές, καθώς και η γνώση της ανθρώπινης ψυχολογίας. Εφαρμόζοντάς τα στην πράξη, οι δημοσιογράφοι κατευθύνουν τη συζήτηση προς την κατεύθυνση που χρειάζονται, αφήνοντας έτσι ελάχιστη έως καθόλου ελευθερία επιλογής στους αναγνώστες.
Επίσημη επιστολή
Στο σύστημα ταξινόμησης των γραμμάτων, το επίσημο στυλ γραφής κατέχει ιδιαίτερη θέση. Χρησιμοποιείται στην επαγγελματική αλληλογραφία, είναι ένα κανάλι ενδοεταιρικής επικοινωνίας. Η επίσημη γραφή έχει πολλούς τύπους που εκτελούν διαφορετικές λειτουργίες. Έχει επίσης σαφή δομή και αυστηρούς κανόνες από τους οποίους δεν πρέπει να παρεκκλίνουμε. Μια επαγγελματική επιστολή χρησιμοποιεί τα μέσα που είναι εγγενή στο επίσημο επιχειρηματικό στυλ ομιλίας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα τέτοιο μήνυμα έχει έναν συγκεκριμένο παραλήπτη, για παράδειγμα, μια νομική οντότητα ή ένα φυσικό πρόσωπο.
Η ιδιαιτερότητα του επιχειρηματικού στυλ γραφής έγκειται στη στεγνή, επίσημη και μονότονη γλώσσα του. Χρησιμοποιεί μια τεράστια ποσότητα γραφικής ύλης, γραμματόσημα, κλισέ και τυπικές στροφές, καθώς και διάφορα είδη συντομογραφιών. Οι πληροφορίες παρουσιάζονται μέσα από απλές κοινές προτάσεις. Ο τόνος των επίσημων επιστολών είναι ουδέτερος, η παρουσίαση των πληροφοριών όσο το δυνατόν πιο λογική και συνεπής. Όλα αυτά συμβάλλουν στη λύση του κύριου καθήκοντος της επαγγελματικής αλληλογραφίας: να μεταφέρουμε με ακρίβεια, συνοπτική και αντικειμενική ένα συγκεκριμένο μήνυμα, στερώντας του συναισθηματικό χρωματισμό και υποκειμενικότητα.
Είδη επίσημων επιστολών
Ανάλογα με το περιεχόμενο, οι επαγγελματικές επιστολές χωρίζονται σε πολλούς τύπους. Συνήθως, σε κάθε επίσημη επιστολή τίθεται ένα θέμα. Εάν είναι απαραίτητο να επιλυθούν άμεσα δύο ή περισσότεραπροβλήματα, αρκετοί τύποι χωρούν σε ένα μήνυμα.
Διακρίνονται οι ακόλουθοι τύποι επαγγελματικών επιστολών:
- Εξώφυλλο - μια επιστολή με οδηγίες για την αποστολή εγγράφων.
- Εγγύηση - επιβεβαίωση και ενοποίηση ορισμένων συνθηκών.
- Ημέρα των Ευχαριστιών - μια έκφραση ευγνωμοσύνης και επιθυμίας για περαιτέρω συνεργασία.
- Invitations - μια επίσημη πρόσκληση για συμμετοχή στην εκδήλωση.
- Συγχαρητήρια.
- Informational.
- Προωθητικές προσφορές ή προσφορές συνεργασίας.
- Αιτήματα.
- Ειδοποιήσεις.
- Αιτήματα.
- Απαντητική επιστολή.
Σύνταξη επαγγελματικής επιστολής
Πώς να γράψετε σωστά μια επίσημη επιστολή; Είναι σημαντικό να γνωρίζετε και να εφαρμόζετε σωστά τους νόμους σύνθεσης τέτοιων μηνυμάτων. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να αποφασίσετε για το θέμα της επιστολής και τον τύπο της. Εδώ πρέπει να λάβετε υπόψη όλες τις πληροφορίες για τις οποίες ο παραλήπτης γνωρίζει ήδη και, ξεκινώντας από αυτό, εξετάστε προσεκτικά το περιεχόμενο και τα επιχειρήματα που παρουσιάζονται. Η επιστολή πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ενημερωτική και λογική, χωρίς περιττές παρεκτροπές και νερά.
Υπάρχουν δύο ομάδες επαγγελματικών επιστολών: μονοδιάστατες και πολυδιάστατες ή απλές και σύνθετες. Τα μονοδιάστατα μηνύματα είναι συνοπτικά και αφορούν μόνο ένα ζήτημα. Συνήθως δεν απαιτούν απάντηση. Τα πολυδιάστατα γράμματα εγείρουν πολλά ζητήματα και ως εκ τούτου είναι πιο περίπλοκα στη δομή. Η σύνθεσή τους πρέπει να εξεταστεί λεπτομερώς.
Το κείμενο ενός σύνθετου γράμματος αποτελείται από πολλά μέρη. ΣΤΟτο πρώτο μέρος υποδεικνύει τα κίνητρα που ώθησαν τον συγγραφέα να γράψει το μήνυμα, παρέχει τα απαραίτητα επιχειρήματα. Εδώ είναι απαραίτητο να απαντήσουμε στο ερώτημα για τον σκοπό για τον οποίο δημιουργήθηκε αυτή η επιστολή. Στο δεύτερο μέρος, ο συγγραφέας εξάγει συμπεράσματα, κάνει προτάσεις, λύσεις στο πρόβλημα που τίθεται και ζητά.
Δομές ορισμένων τύπων επίσημων επιστολών
Επιστολή αιτήματος:
- Ο λόγος πίσω από το αίτημα.
- Το ίδιο το αίτημα.
- Επιθυμητό αποτέλεσμα, έκφραση ευγνωμοσύνης και προθυμίας για συνεργασία εάν το αίτημα ικανοποιηθεί.
Επιστολή αιτήματος:
- Λόγος για τη σημασία του αιτήματος.
- Το ίδιο το αίτημα.
- Αποτέλεσμα εάν το αίτημα ικανοποιηθεί.
Συνοδευτική επιστολή
- Υλική σημείωση.
- Υλικές πληροφορίες.
Απάντηση επιστολής αρνητικής αίτησης
- Αντιγραφή προηγούμενου αιτήματος.
- Λόγος απόρριψης.
- Δήλωση του γεγονότος άρνησης ή απόρριψης.
Μερικές φορές η επιστολή απάντησης παρέχει εναλλακτικούς τρόπους επίλυσης του προβλήματος που τέθηκε.
Οι σύγχρονες εργασίες γραφείου χρησιμοποιούν ως επί το πλείστον μονοδιάστατα επίσημα γράμματα.
Σχέδιο γραμμάτων
Η επαγγελματική αλληλογραφία πραγματοποιείται σε επιστολόχαρτο για επίσημες επιστολές. Πρέπει να συμμορφώνονται με τα κυβερνητικά πρότυπα και να περιέχουν τα ακόλουθα στοιχεία:
- Λογότυπο νομικής οντότητας.
- Όνομα της νομικής οντότητας (συγγραφέας της επιστολής).
- Επαφές (διεύθυνση, αριθμόςτηλέφωνο, email, ιστότοπος).
- Ημερομηνία επιστολής.
- Αριθμός εγγραφής της επιστολής.
- Αναφορά στην ημερομηνία και τον αριθμό του εισερχόμενου μηνύματος (εάν είναι για παράδειγμα απαντητική επιστολή).
Στο τέλος της επιστολής, ο αποστολέας υποδεικνύει τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Θέση και επώνυμο με τα αρχικά του ατόμου που υπογράφει την επιστολή.
- Θέση και επώνυμο με τα αρχικά του μεταγλωττιστή (αν δεν βάλει την υπογραφή του).
- Λίστα εφαρμογών (εάν υπάρχει).
Εκτός από την τήρηση των τυπικών κανόνων, το χαρτί παίζει σημαντικό ρόλο στο σχεδιασμό (εάν η επιστολή αποστέλλεται με κανονικό ταχυδρομείο). Θα διαφέρει ανάλογα με τον τύπο του επαγγελματικού μηνύματος. Για παράδειγμα, το απλό λευκό χαρτί είναι καλό για μια κανονική επίσημη επιστολή. Για επιστολές πρόσκλησης, συγχαρητήρια, ευχαριστίες, είναι καλύτερο να επιλέξετε χοντρό ή ανάγλυφο χαρτί. Τα γράμματα πωλήσεων φαίνονται καλά σε έγχρωμο χαρτί.
Κλισέ και φράσεις συνόλου
Οι τυπικοί κανόνες στυλ γραφής απαιτούν τη χρήση έτοιμων γλωσσικών τύπων. Οι ακόλουθες κατασκευές μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε διάφορες καταστάσεις:
Όταν τεκμηριώνονται οι λόγοι και τα κίνητρα:
- Λόγω έλλειψης οικονομικής βοήθειας…
- Λόγω της δύσκολης οικονομικής κατάστασης…
- Για να συνεργαστούμε…
- Σύμφωνα με την επιστολή σας…
- Σύμφωνα με το πρωτόκολλο…
- Σε απάντηση στο αίτημά σας…
- Σε επιβεβαίωση της συμφωνίας μας…
- Για να αυξηθεί η λογοδοσία…
- Για το αίτημά σας…
Όταν γράφετε μια επιστολή αιτήματος:
- Παρακαλώ βοηθήστε…
- Στείλτε στη διεύθυνσή μας…
- Παρακαλώ συμμετάσχετε…
- Παρακαλώ αναλάβετε δράση…
- Παρακαλώ σημειώστε…
- Παρακαλούμε να ενημερωθείτε…
- Παρακαλώ ρευστοποιήστε το χρέος…
Για συμμετοχή με συνοδευτικές επιστολές:
- Αποστολή πληροφοριών…
- Επιστρέφοντας υλικά αναφοράς…
- Στέλνουμε το συμβόλαιο που υπογράφεται από την πλευρά μας…
- Αποστολή βιβλιογραφίας αναφοράς… κ.λπ.
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης ξεκινούν ως εξής:
- Επιβεβαίωση…
- Αναγνωρίζουμε με ευγνωμοσύνη…
Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής απάντησης (δεν ικανοποιεί ένα αίτημα):
- Η προσφορά σας απορρίφθηκε για τους παρακάτω λόγους…
- Το σχέδιο κοινού σχεδίου δράσης που μας εστάλη έχει μελετηθεί. Το θεωρούμε απαράδεκτο για τους παρακάτω λόγους…
- Εξετάζουμε το αίτημά σας για κοινή εργασία…
Οι τελευταίες λέξεις του κειμένου της επιστολής μπορεί να είναι οι ακόλουθες:
- Σας παρακαλούμε να μας στείλετε τις πληροφορίες.
- Σας παρακαλούμε να μην καθυστερήσετε την απάντησή σας.
- Συγγνώμη για την καθυστέρηση στην απάντηση.
- Ελπίζουμε ότι το αίτημά μας θα γίνει δεκτό.
Κατά τη σύνταξη επιστολών πρόσκλησης:
- Καλώς ήρθατε στη συμμετοχή…
- Στείλτε έναν εκπρόσωπο…
Κατά τη σύνταξη εγγυητικής επιστολής:
- Εγγυημένη πληρωμή…
- Εγγυημένη ποιότητα προϊόντος…
- Εγγυημένες προθεσμίες…
Αυτά τα κενά θα σας βοηθήσουνκάνε το σωστά.
