Τι είναι μια "συνάντηση"; Η ίδια η λέξη προέρχεται από το πρωτοσλαβικό "συμβούλιο", "veche". Εκείνη την αρχαιότητα, οι εκλεγμένοι, συνήθως οι πιο σοφοί και έμπειροι εκπρόσωποι της κοινωνίας, οργάνωναν τη συνάντηση. Σκοπός του ήταν να συζητήσει ένα συγκεκριμένο θέμα ή πρόβλημα και να λάβει αποφάσεις που έπρεπε είτε να λύσουν το πρόβλημα που είχε προκύψει είτε να ρυθμίσουν τη δημόσια τάξη.
Το Επεξηγηματικό Λεξικό του V. D. Dmitriev αποκαλύπτει τη σημασία της ονομαζόμενης λέξης ως εξής:
συνάντηση
σύσκεψη αρ., s., μεταχειρισμένο συνθ. συχνά
Μορφολογία: (όχι) τι; συναντήσεις, γιατί; συνάντηση, (βλ.) τι; συνάντηση, τι; συνάντηση για τι; σχετικά με τη συνάντηση? τι; συναντήσεις, (όχι) τι; συναντήσεις, γιατί; συναντήσεις, (δείτε) τι; συναντήσεις, τι; συναντήσεις για τι; σχετικά με τις συναντήσεις
1. Μια συνάντηση είναι μια συνάντηση πολλών ατόμων για να συζητήσουμε μαζί πρακτικά, επιχειρηματικά ζητήματα.
Σύντομη, σημαντική συνάντηση. πρωί,επείγουσα συνάντηση. Για τις 10:00 ορίστηκε συνάντηση προϊσταμένων τμημάτων. Στη Μόσχα πραγματοποιήθηκε συνάντηση εκπροσώπων επιχειρηματικών κύκλων.
2. Η συνάντηση υψηλού επιπέδου στον Τύπο ονομάζεται επιχειρηματική, επίσημη συνάντηση των αρχηγών κρατών.
3. Στη δικαστική πρακτική, μια συνάντηση ονομάζεται κλειστή συνομιλία ενόρκων ή δικαστών, όπου καθορίζεται η μορφή της ποινής για τον κατηγορούμενο.
Στο τέλος της συζήτησης, το δικαστήριο αποσύρθηκε για να συζητήσει.
Μια συνάντηση - χάσιμο χρόνου ή αποτελεσματικό εργαλείο για τη συνεργασία με το προσωπικό; Ποιος αποφασίζει ποιος, πότε και για ποιο σκοπό θα λάβει μέρος στη συνάντηση; Ας προσπαθήσουμε να απαντήσουμε σε αυτές και σε άλλες ερωτήσεις.
Σκοπός της εκδήλωσης
Οι συναντήσεις εξυπηρετούν πολλούς σκοπούς:
- Κατά τη διάρκειά του γίνεται ανταλλαγή και μεταφορά πληροφοριών. Οι ομιλητές λένε τη δική τους ιστορία, ενημερώνοντας και εκπαιδεύοντας τους υπόλοιπους συμμετέχοντες.
- Κατά τη διάρκεια της έκθεσης και της συζήτησης, όλες οι καταστάσεις ή διαδικασίες αξιολογούνται από τους παρόντες στη συνάντηση. Τα κριτήρια αξιολόγησης προσαρμόζονται.
- Για έναν ηγέτη, μια συνάντηση μπορεί να αντικαταστήσει όλες τις διαδικασίες αξιολόγησης, καθώς η συμπεριφορά ενός υφισταμένου και οι αντιδράσεις του μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να κριθεί η ικανότητα και η συμμετοχή του.
- Αρμόδια προσαρμογή των ενεργειών και λήψη αποτελεσματικών αποφάσεων και μέτρων.
Το αφεντικό αποφασίζει
Ποιος θα λάβει μέρος στη συνάντηση, τη συχνότητα και τη διάρκεια των συναντήσεων, καθώς και ποιος είναι ο σκοπός τους, αποφασίζει ο επικεφαλής.
Εξαρτάται από την ερώτηση ή το πρόβλημα που προκάλεσε την ανάγκηπραγματοποίηση συναντήσεων. Για παράδειγμα, ο διευθυντής χρειάζεται μια συλλογική απόφαση - την έγκριση του προϋπολογισμού. Στέλνει ένα email σε όλους τους υπαλλήλους που θα πρέπει να συμμετάσχουν στη συνάντηση με το κατά προσέγγιση περιεχόμενο:
- εκπρόσωποι (λίστα αλληλογραφίας) θα παρευρεθούν στη συνάντηση καθώς και βασικό προσωπικό από άλλο οργανισμό εταίρο.
- θέμα - κατανομή προϋπολογισμού για την περίοδο;
- μέρος - μεγάλη αίθουσα συνεδριάσεων;
- ημερομηνία και ώρα - 2018-11-10, Σάββατο, έναρξη 13:00, τέλος 13:50;
- λίστα θεμάτων ημερήσιας διάταξης, υπεύθυνη για την ομιλία, χρονικό όριο για κάθε θέμα στο συνημμένο.
Τύποι και τύποι συναντήσεων
Οι συναντήσεις είναι ένα ισχυρό εργαλείο διαχείρισης. Ανάμεσά τους διακρίνονται:
- επίσημο και ανεπίσημο;
- λειτουργικό, τελικό, προβληματικό;
- βιομηχανική, δικαστική και ούτω καθεξής;
- ανά επίπεδο: όροφος καταστήματος, ηγεσία, αρχηγοί κρατών και παρόμοια;
- κλειστές και ανοιχτές συνεδριάσεις;
- εκπαιδευτικό, ενημερωτικό, επεξηγηματικό;
- σύμφωνα με τον τρόπο επικοινωνίας: άμεση συμμετοχή στη συνάντηση, επιλογέας, τηλεδιάσκεψη κ.ο.κ.
Η αποτελεσματικότητα της συνάντησης εξαρτάται από την οργάνωση των συναντήσεων. Θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη δομή της επιχείρησης, τις ιδιαιτερότητες της αλληλεπίδρασης των εργαζομένων, τις μεθόδους επικοινωνίας, την απασχόληση καθενός από τους συμμετέχοντες, την ανάγκη επίλυσης ζητημάτων και τη συνάφειά τους.
Λειτουργικό, τελικό και προβληματικό
Επιτυχημένη ομαδική εργασία σημαίνει σταθερήαλληλεπίδραση όλων των συνδέσμων με τη λήψη σχολίων. Για να γίνει αυτό, κατά κανόνα, πραγματοποιούνται επιχειρησιακές συναντήσεις στην αρχή της εργάσιμης ημέρας. «Βιαστές», «πεντάλεπτα», «συναντήσεις με ανεμόπτερο», «λετούσκι» - έτσι λέγονται μεταξύ τους.
Στο εργαστήριο θα συμμετάσχουν υπάλληλοι που ορίζονται από τον άμεσο προϊστάμενο. Η λίστα των θεμάτων που συζητήθηκαν είναι τυπική: τα αποτελέσματα της προηγούμενης ημέρας, ο καθορισμός στόχων για σήμερα κ.λπ. Τέτοιες συναντήσεις είναι μικρής διάρκειας. Διενεργούνται τακτικά, για το οποίο όλοι οι συμμετέχοντες ενημερώνονται εκ των προτέρων.
Συγκαλούνται συμπληρωματικές συναντήσεις για να συζητηθεί μεγάλος όγκος εργασίας. Θα μπορούσε να είναι:
- χρονική περίοδος: εποχή, τρίμηνο, βασιλεία και ούτω καθεξής;
- ολοκλήρωση του σχεδίου, έργου, εργασίας.
Γίνονται σχολαστικές προετοιμασίες για τέτοιες συναντήσεις. Η συμμετοχή στη συνάντηση για το τελικό θέμα καλείται εκ των προτέρων. Οι συμμετέχοντες ορίζονται από τον αρχηγό. Καθορίζει επίσης τη λίστα με τα απαραίτητα υλικά για μια επιτυχημένη υλοποίηση. Ο χρόνος ρυθμίζεται τόσο για κάθε παράσταση, όσο και γενικά. Η συνάντηση καταγράφεται. Όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τα περιεχόμενα του πρωτοκόλλου.
Οργανώνονται προβληματικές συναντήσεις όπως απαιτείται. Κατά κανόνα, πρόκειται για περιστάσεις ανωτέρας βίας, απρογραμμάτιστες καταστάσεις. Ο υπεύθυνος για την επίλυση του προβλήματος σας προσκαλεί να συμμετάσχετε στη συνάντηση για το θέμα που έχει προκύψει. Οι συμμετέχοντες ορίζονται από τον αρχηγό. Ο χρόνος δεν έχει οριστεί. Ως αποτέλεσμα της συνάντησης, δίνεται λύση στο πρόβλημα, πραγματοποιείται ανάλυση των αιτιών εμφάνισης,δημιουργείται κατάλογος προληπτικών μέτρων. Απαιτείται καταγραφή.
Πρόσκληση
"Παρακαλώ λάβετε μέρος στη συνάντηση για το θέμα της …" - έτσι διαβάζεται συνήθως το κείμενο της επιστολής πρόσκλησης. Στη συνέχεια, θα πρέπει να καθορίσετε το κύριο θέμα, την ημερομηνία, τον τόπο, την ώρα έναρξης και λήξης της συνάντησης. Στη συνέχεια αναφέρετε τα θέματα που θα τεθούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Και σημειώστε τους υπεύθυνους για κάθε στοιχείο. Δεν θα είναι περιττό να αναφέρετε το χρονικό όριο για την ομιλία σε καθεμία από τις ερωτήσεις. Οι ερωτήσεις είναι ταξινομημένες κατά σειρά σπουδαιότητας της λύσης.
Πιθανά λάθη συνάντησης
Όλοι όσοι συμμετέχουν στη συνάντηση είναι υπεύθυνοι για την επιτυχή και αποτελεσματική διεξαγωγή της. Παραθέτουμε τα τυπικά λάθη συμμετοχής, οργάνωσης και συμπεριφοράς:
- απουσία, ανεπάρκεια, ανακρίβεια στη διατύπωση του σκοπού της συνάντησης;
- ανεπαρκής προετοιμασία;
- απουσία ή παράβλεψη κανονισμών;
- επισημοποίηση, δεν χρειάζεται συνάντηση;
- Άκαιρη ειδοποίηση, ανεπαρκής χρόνος προετοιμασίας.
Μειώστε την αποτελεσματικότητα των συναντήσεων και τις συνήθεις καθυστερήσεις.
Μέθοδοι υλοποίησης
Κάθε εκκλησία έχει:
- Το θέμα είναι ο σκοπός του, τα θέματα και τα προβλήματα που συζητήθηκαν.
- Στόχος είναι αυτοί που θα παρευρεθούν στη συνάντηση, άνθρωποι.
Η επιλογή της μεθόδου διεξαγωγής εξαρτάται από το θέμα και το αντικείμενο. Παραθέτουμε τα κυριότερα:
- αναφορά;
- ανταλλαγήπληροφορίες ή απόψεις;
- καταιγισμός ιδεών;
- συζήτηση.
