Από τη δεκαετία του 1960, σχεδόν όλοι οι οργανισμοί άρχισαν να αναπτύσσουν και να εφαρμόζουν μια εντελώς νέα, πιο ευέλικτη οργανωτική δομή. Αυτή η διαδικασία είχε ως στόχο τη μείωση της γραφειοκρατίας προκειμένου να προσαρμοστεί γρήγορα στις μεταβαλλόμενες εξωτερικές συνθήκες, συμπεριλαμβανομένων των νέων προηγμένων τεχνολογιών. Οι δομές αυτού του τύπου έχουν ονομαστεί προσαρμοστικές δομές ελέγχου. Εν ολίγοις, τέτοιες δομές μπορούν να αλλάξουν γρήγορα και εύκολα με την «προσαρμογή» στο μεταβαλλόμενο εξωτερικό περιβάλλον και στις μεταβαλλόμενες ανάγκες του οργανισμού.
Έννοια
Η προσαρμοστική διαχείριση είναι μια προσέγγισηπου χρησιμοποιεί ένα σύνολο διαφορετικών μεθοδολογιών γνωστών ως ευκινησία και εργαλείων που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση πολύπλοκων και καινοτόμων συστημάτων.
Οι ευέλικτες προσαρμοστικές δομές διαχείρισης χαρακτηρίζονται από συνεχή συνεργασία με τον πελάτη, επομένως το πεδίο εφαρμογής δεν ορίζεται αυστηρά και η ίδια η εταιρεία χωρίζεται σε μικρότερα μέρη, τα λεγόμενα λειτουργικά (τμήματα). Συχνά συνεισφέρουν και οι διευθυντές εταιρειώναλλαγές και διορθώσεις σύμφωνα με τις απαιτήσεις και την αξιολόγηση του πελάτη, εστιάζοντας στην εργασία στην εργασία που του έχει ανατεθεί.
Η γρήγορη προσαρμογή και το άνοιγμα στις αλλαγές στην εταιρεία είναι η βάση της προσαρμοσμένης μεθοδολογίας δομής. Δεν διακρίνεται ξεχωριστό στάδιο λειτουργίας της εταιρείας, όπως στην παραδοσιακή διαχείριση.
Βασικές αρχές λειτουργίας
Το δυναμικό περιβάλλον καθώς και οι μεταβαλλόμενες απαιτήσεις των πελατών απαιτούν βραχυπρόθεσμο σχεδιασμό και δέσμευση της ομάδας. Λόγω της έλλειψης σαφούς οργανωτικής δομής, αναμένεται υψηλό επίπεδο πειθαρχίας και επικοινωνιακών δεξιοτήτων από τους εργαζόμενους. Ο διευθυντής της εταιρείας ενεργεί ως μέντορας. Οι ομάδες περιορίζονται σε μόλις μερικές δεκάδες άτομα και χαρακτηρίζονται από ευελιξία, υψηλά επίπεδα συνεργασίας και σημαντική αποτελεσματικότητα.
Ο ατομικισμός είναι μια άλλη πτυχή που ξεχωρίζει στις ευέλικτες πρακτικές. Στην περίπτωση αυτή, η τυποποίηση εγκαταλείπεται. Ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα της προσαρμοστικής δομής διαχείρισης είναι η σημαντική μείωση του αριθμού των εγγράφων. Οι ευέλικτες μέθοδοι παρέχουν μια σειρά από τρόπους που σας επιτρέπουν να ξεκινήσετε να λειτουργείτε χωρίς τη βεβαιότητα ότι θα επιτύχετε στόχους. Προτείνουν επίσης μεθόδους οργάνωσης εργασιών σε μια εταιρεία για να διασφαλίσουν ότι η ομάδα κάνει τα σωστά πράγματα στη διαδικασία διαχείρισης.
Οι μέθοδοι που προσφέρονται ως μέρος μιας προσαρμοστικής δομής διαχείρισης δεν είναι κατάλληλες για όλους τους τύπους οργανισμών, ειδικά τους πολύ μεγάλους, για τους οποίουςαπαιτούνται σημαντικό τεχνολογικό κόστος.
Χαρακτηριστικά κατασκευών
Η βάση για τη λειτουργία των προσαρμοστικών δομών ελέγχου χαρακτηρίζεται από:
- έλλειψη αυστηρής γραφειοκρατικής ρύθμισης του διευθυντικού έργου;
- έλλειψη βαθιάς εξειδίκευσης;
- ορισμένα επίπεδα διακυβέρνησης;
- ευέλικτη δομή διαχείρισης;
- αποκεντρωμένη φύση της διαδικασίας λήψης αποφάσεων.
Αυτοί οι τύποι δομών μπορούν να συγκριθούν με άλλους με διάφορους τρόπους.
Ας συγκρίνουμε προσαρμοστικές δομές ελέγχου με τύπους τμημάτων. Το πρώτο θα είναι πιο ευέλικτο και μπορεί να προσαρμοστεί στις μεταβαλλόμενες βιομηχανικές και περιβαλλοντικές απαιτήσεις.
Σαν αποτέλεσμα, η βάση για τη λειτουργία των προσαρμοστικών δομών ελέγχου χαρακτηρίζεται από τα ακόλουθα σχετικά χαρακτηριστικά:
- εστίαση στην άμεση υλοποίηση πολύπλοκων έργων και προγραμμάτων.
- επίλυση δύσκολων θεμάτων;
- ικανότητα να αλλάζεις σχήμα σχετικά εύκολα και ανώδυνα;
- γρήγορη προσαρμογή στον μεταβαλλόμενο κύκλο ζωής της επιχείρησης (δηλαδή οι προσαρμοστικές δομές δημιουργούνται συνήθως προσωρινά για την επίλυση ορισμένων προβλημάτων, προκειμένου να πραγματοποιηθούν διαφορετικά προγράμματα και έργα);
- σύσταση διοικητικών οργάνων σε προσωρινή βάση.
Βασικά στοιχεία διαμόρφωσης
Ακολουθεί μια λίστα με τους κύριους στόχους και αρχές που καθοδηγούν τη χρήση προσαρμοστικών μεθοδολογιών στη διαχείριση μιας εταιρείας:
- ευέλικτο και προσαρμόσιμο στις δυναμικά μεταβαλλόμενες ανάγκες και προσδοκίες των πελατών (εξ ου και ο όρος "ευκίνητος");
- δημιουργώντας πολύτιμες και καινοτόμες λύσεις τόσο για την εταιρεία όσο και για τους καταναλωτές σε κάθε στάδιο της διαχείρισης.
- ελαχιστοποιήστε το κόστος μειώνοντας τα προγράμματα παραγωγής;
- εστίαση στα μέλη της ομάδας διαχείρισης και διαχείρισης;
- αύξηση κινήτρων μεταξύ των εργαζομένων χωρίς άγχος;
- στενή συνεργασία με τον πελάτη;
- απλότητα και αυτοοργάνωση της ομάδας διαχείρισης;
- ικανοποίηση πελατών μέσω της ταχύτητας και της κανονικότητας των διαδικασιών;
- ελαχιστοποίηση κινδύνου.
Δυνατά σημεία προσαρμοστικής δομής
Τα δυνατά σημεία μιας προσαρμοστικής οργανωτικής δομής διαχείρισης περιλαμβάνουν τους ακόλουθους παράγοντες:
- Η προσαρμοστική διαχείριση είναι η συνεχής στενή συνεργασία με τον πελάτη, παρά την έλλειψη τρόπου επίτευξης των στόχων της εταιρείας. Όλα αυτά δίνουν έμφαση σε υψηλά επίπεδα ικανοποίησης πελατών και στοχεύουν στη μέγιστη επιχειρηματική αξία.
- Εύκολη προσαρμογή και γρήγορες αλλαγές διαχείρισης.
- Σε αντίθεση με την παραδοσιακή διαχείριση, δεν είναι απαραίτητο να προσδιορίσετε το πλήρες φάσμα των εργασιών κατά την αρχική περίοδο των διαδικασιών διαχείρισης.
- Το επίπεδο ανεξαρτησίας των συμμετεχόντων στη διαδικασία που αναλαμβάνουν την ευθύνη για ολοκληρωμένες εργασίες αυξάνεται.
Αδυναμίες
Μεταξύ των μειονεκτημάτων είναι τα ακόλουθα σημεία:
- Οι μεγάλες εταιρείες και τα έργα τους εξακολουθούν να υλοποιούνται χρησιμοποιώντας παραδοσιακά μοντέλα διαχείρισης, επειδή δεν απαιτείται ευελιξία στην προσαρμογή στις αλλαγές και οι συνθήκες του έργου δεν είναι τόσο ασταθείς.
- Έλλειψη συγκέντρωσης στον έλεγχο εργασιών.
- Η ομάδα διαχείρισης πρέπει να έχει μεγάλη εμπειρία, υψηλές δεξιότητες και υψηλό επίπεδο κινήτρων, που συχνά είναι δύσκολο να επιτευχθεί.
- Λειτουργεί μόνο σε μικρές ομάδες.
- Όλη η προσοχή της ομάδας διαχείρισης είναι στραμμένη στην επίτευξη του τελικού αποτελέσματος. Άλλες πτυχές της διαχείρισης, όπως η έρευνα αγοράς, η επιλογή των κατάλληλων μελών της ομάδας και η ειδική εκπαίδευση, η διαχείριση κινδύνου, οι νομικές και τυπικές πτυχές και άλλες που εφαρμόζονται στην παραδοσιακή μεθοδολογία, αγνοούνται.
Ποικιλίες
Μεταξύ των προσαρμοστικών οργανωτικών δομών διαχείρισης, διακρίνονται οι ακόλουθοι τύποι:
- μήτρα;
- project;
- προβληματικός στόχος;
- στοχευμένο πρόγραμμα;
- δομές που διαμορφώνονται σε ομαδική προσέγγιση (ταξιαρχία, διοίκηση);
- δίκτυο.
Ας εξετάσουμε τα χαρακτηριστικά καθενός από αυτά.
Οι δομές μήτρας ανήκουν σε προσαρμοστικές δομές ελέγχου. Χαρακτηριστικό τους είναι ο διαχωρισμός των δικαιωμάτων των διευθυντών που διοικούν τμήματα. Η ιδιαιτερότητα αυτής της δομής είναι ότι κάθε υπάλληλος έχει δύο διευθυντές ταυτόχροναίσα δικαιώματα. Ένας διαχειριστής είναι ένας άμεσος διαχειριστής λειτουργικών υπηρεσιών. Έχει όλο το φάσμα των εξουσιών για τη διαχείριση των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί στην εταιρεία. Ο δεύτερος επικεφαλής είναι διευθυντής έργου. Το σύστημα διπλής υπαγωγής ενός εργαζομένου στο πλαίσιο της λειτουργικής διαχείρισης και διαχείρισης έργου χαρακτηρίζει τα χαρακτηριστικά αυτής της δομής.
Μεταξύ των τύπων προσαρμοστικών δομών διαχείρισης, σημειώνονται οι δομές σχεδιασμού. Αντιπροσωπεύουν την ικανότητα διαχείρισης πολύπλοκων δραστηριοτήτων. Στο πλαίσιο αυτών των δομών απαιτείται συντονισμός και ενσωμάτωση της διοικητικής επιρροής. Χαρακτηριστικά είναι οι αυστηροί περιορισμοί ως προς τους όρους, το κόστος και την ποιότητα της εργασίας. Η χρήση αυτών των δομών είναι δυνατή στην ανάπτυξη και υλοποίηση ενός πολύπλοκου οργανωτικού έργου.
Μεταξύ των προσαρμοστικών τύπων δομών διαχείρισης, διακρίνεται μια μορφή ταξιαρχίας. Με αυτήν τη μορφή οργανωτικής δομής, συγκροτούνται ομάδες 10-15 ατόμων στην επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένων σχεδιαστών, τεχνολόγων, οικονομολόγων, εργαζομένων για να εκτελέσουν μια συγκεκριμένη εργασία και να κατασκευάσουν προϊόντα.
Οι προσαρμοστικές οργανικές δομές διαχείρισης περιλαμβάνουν το πρόβλημα-στόχο. Διαμορφώνεται σύμφωνα με τις ακόλουθες αρχές:
- προσέγγιση στόχου σημαίνει την κατασκευή μιας δομής σύμφωνα με το δέντρο-στόχο;
- αρχή της πολυπλοκότητας στον υπολογισμό του αριθμού των διαχειριστών;
- προσανατολισμός στα προβλήματα της εταιρείας, δηλαδή σχηματισμός τμημάτων σύμφωνα με τις δυσκολίες που εντοπίστηκαν;
- εστίαση σε συγκεκριμένα προϊόντα (αγορές προϊόντων);
- κινητικότητα και προσαρμοστικότητα στην αλλαγή.
Μια τέτοια δομήμπορεί να διαμορφωθεί με βάση τον αριθμό και το βάθος των αρχών και των απαιτήσεων για τη σύσταση, με βάση το δέντρο στόχων της εταιρείας.
Ένα πολυλειτουργικό μπλοκ σχεδίασης δημιουργείται συνήθως για έναν συγκεκριμένο νέο σκοπό, είτε προσωρινό είτε μόνιμο. Αυτό το μπλοκ σας επιτρέπει να επικεντρώσετε τις προσπάθειες όλων των τομέων εργασίας των τμημάτων της εταιρείας στην επίτευξη του στόχου, του προγράμματος εργασίας για την επίτευξη της καθορισμένης εργασίας.
Ο κύριος στόχος των τμημάτων έργου είναι να εισαγάγουν οριζόντιους δεσμούς για την αλληλεπίδραση διαφορετικών τμημάτων στη διαδικασία της εργασίας τους για την εκπλήρωση των σχεδίων που υλοποιούνται από αυτά τα τμήματα έργου. Ταυτόχρονα, τα τμήματα γραμμής παράγουν πολλά έργα ταυτόχρονα υπό την τεχνική επίβλεψη. Η διοικητική διαχείριση πραγματοποιείται ταυτόχρονα με την εισαγωγή των ανώτερων στελεχών.
Το δικαίωμα των τμημάτων σχεδιασμού να λαμβάνουν αποφάσεις και να εφαρμόζουν τεχνικές συστάσεις βασίζεται στην παραχώρηση κατάλληλων εξουσιών στο διοικητικό όργανο της εταιρείας.
Οι δομές διαχείρισης που βασίζονται σε προγράμματα, χάρη στην παρουσία τεχνικών υπευθύνων για κάθε έργο, έχουν την υψηλότερη παραγωγικότητα και ικανότητα να υλοποιούν δύσκολες εργασίες.
Η κύρια προϋπόθεση για επιτυχημένη δραστηριότηταΟι δομές διαχείρισης στόχου είναι η ακριβής κατανομή ισχύος μεταξύ των τμημάτων σχεδιασμού και γραμμής.
Πλεονεκτήματα δομής:
- δυνατότητα ταχείας ανακαίνισης σε μεταβαλλόμενες συνθήκες ως μέρος των αλλαγών του έργου;
- αλληλεπίδραση μεταξύ διαφορετικών τμημάτων για την επίτευξη του καλύτερου στόχου;
- συγκεντροποίηση των λειτουργιών διαχείρισης γραμμής.
Τα μειονεκτήματα περιλαμβάνουν:
- λήψη αποφάσεων σε πολλά στάδια;
- διαφορετική υποταγή των εκτελεστών προγραμμάτων;
- υψηλή ένταση πόρων.
Η οργανωτική δομή δικτύου είναι μια υβριδική λύση που συνδυάζει τη δομή διαχείρισης τμημάτων και μητρών.
Κοινά παραδείγματα είναι αλυσίδες καταστημάτων με κοινό εταιρικό στυλ, βασική ποικιλία, ενιαίο σύστημα πληροφοριών κ.λπ.
Τα δίκτυα μπορούν να συνδεθούν ανά επωνυμία, εταιρική ταυτότητα, σύστημα πληροφοριών, πωλητές, γκάμα προϊόντων, προγράμματα εκπαίδευσης προσωπικού κ.λπ.
Απαίτηση για τη λειτουργία του δικτύου είναι η κεντρική διαχείριση, τα κεντρικά πολυλειτουργικά δομικά τμήματα για τα κύρια θέματα εργασίας.
Η δικτύωση είναι μια λύση που σας επιτρέπει να αποκτήσετε μια παραγωγική έκδοση της κατανομής των εξουσιών και των συνδέσεων, καθώς και την αυτονομία και την απαιτούμενη συγκέντρωση. Οι οργανωτικές δομές δικτύου είναι πιο παραγωγικές σε γεωγραφικά διασκορπισμένες εταιρείες με μια ενιαία εταιρική ταυτότητα, η οποία διασφαλίζει την ορατότητα του οργανισμού, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται.
Σύγκριση με μηχανιστικές κατασκευές
Οι διαφορές μεταξύ προσαρμοστικών και μηχανιστικών οργανωτικών δομών διαχείρισης παρουσιάζονται παρακάτω.
| Αποκριτικό στυλ | Μηχανιστικό Στυλ |
| Εστίαση στην παροχή λειτουργικότητας | Προσανατολισμός στην κατανομή των εργασιών |
| Τα σχέδια είναι υπόθεση, όχι πρόβλεψη | Τα σχέδια είναι προβλέψεις για το μέλλον |
| Επιτυχία νοείται ως η ικανότητα προσαρμογής στις μεταβαλλόμενες συνθήκες | Επιτυχία νοείται ως συμμόρφωση με ένα προηγουμένως καθορισμένο σχέδιο |
| Σχέδιο πρώιμου σταδίου υψηλής ακρίβειας | Αναπτύχθηκε αναλυτικό σχέδιο για ολόκληρη την εταιρεία |
| Οι λόγοι για αποκλίσεις από το σχέδιο αναλύονται και παρέχουν πληροφορίες για την αλλαγή του σχεδίου για τα επόμενα στάδια (προσαρμοστική διαχείριση) | Οι αποκλίσεις από το σχέδιο αντιμετωπίζονται ως σφάλματα διαχείρισης και απαιτούν μικρή βελτίωση (διορθωτική ενέργεια) |
| Η διαχείριση της αλλαγής είναι η κινητήρια δύναμη πίσω από τις διαδικασίες καινοτομίας ενός οργανισμού | Η διαχείριση αλλαγών εκδηλώνεται συχνά σε γραφειοκρατικές διαδικασίες που εμποδίζουν την αλλαγή |
| Αφιερωμένο στην οικοδόμηση μιας αυτο-οργανωμένης, αυτοπειθαρχημένης ομάδας διαχείρισης | Προσανατολισμός σε διαδικασίες και μεθόδουςέλεγχος και μικροδιαχείριση εργασιών έργου |
Σύγκριση με γραφειοκρατικές δομές
Για να συγκρίνετε γραφειοκρατικές και προσαρμοστικές οργανωτικές δομές διαχείρισης, χρησιμοποιήστε τον παρακάτω πίνακα.
| Κριτήριο | Γραφειοκρατικό | Adaptive |
| Έλεγχος ιεραρχίας | Σκληρό | Θολό |
| Ανάπτυξη κάθετων και οριζόντιων συνδέσμων | Πολύ ανεπτυγμένοι κλάδοι | Οριζόντιες γραμμές είναι πολύ ανεπτυγμένες |
| Τύπος ελέγχου | Μόνιμη | Ένας διευθυντής, πολλά έργα |
| Πολιτικές και διαδικασίες διαχείρισης | Υψηλά ρυθμιζόμενο | Αδύναμη επισημοποίηση |
| Επισημοποίηση των εργασιακών σχέσεων των διευθυντών | Στενά καθήκοντα | Ευρρείες αρμοδιότητες |
| Λήψη αποφάσεων διαχείρισης | Centralization | Αποκέντρωση |
| Καταμερισμός εργασίας των διευθυντών | Στενή εξειδίκευση | Ευρεία εξειδίκευση |
Συμπέρασμα
Η έννοια της προσαρμοστικότητας σχετίζεται με το πρόβλημα της διασφάλισης της ευελιξίας του συστήματος διαχείρισης διατηρώντας παράλληλα τις παραμέτρους της αποτελεσματικότητας μιας επιχειρηματικής οντότητας.
Στο πλαίσιο των σύγχρονων ιδεών για τις δομές διαχείρισης, ως προσαρμοστικές θεωρούνται αυτές που συνάδουν περισσότερο με τις δυναμικές συνθήκες του εξωτερικού περιβάλλοντος. Υπό αυτή την έννοια, θεωρούνται πιο κυμαινόμενες.
Κύρια χαρακτηριστικά των δομών οργανικής προσαρμοστικής διακυβέρνησης:
- η ικανότητα να αλλάζεις εύκολα σχήμα και να προσαρμόζεσαι άμεσα στις εξωτερικές συνθήκες;
- ταχεία υλοποίηση έργων και γρήγορη επίλυση εργασιών,
- χρονικό όριο;
- Οι κυβερνήσεις μπορεί να είναι προσωρινές.
